会议材料归档分类管理规范

会议材料归档分类管理规范一、总则（一）目的规范。为加强会议材料归档分类管理，确保档案资料完整、准确、安全，发挥档案资料作用，特制定本规范。（二）适用范围。本规范适用于本单位所有会议材料的归档分类管理工作。（三）基本原则。会议材料归档分类管理应当遵循统一领导、分级负责、全面收集、科学分类、安全保管、方便利用的原则。二、组织机构与职责（一）职责划分。档案管理部门负责会议材料归档分类管理的统筹规划、制度建设、业务指导和监督检查。各业务部门负责本部门会议材料的收集、整理、分类、归档工作。（二）人员配备。档案管理部门应当配备专职档案人员负责会议材料归档分类管理工作。各业务部门应当指定专人负责本部门会议材料的收集、整理、分类、归档工作。（三）工作机制。建立会议材料归档分类管理联席会议制度，定期研究解决工作中存在的问题。建立会议材料归档分类管理责任追究制度，对工作不力、造成损失的，依法依规追究责任。三、归档范围与要求（一）归档范围。凡是本单位召开的各类会议形成的具有保存价值的文件材料，均应当纳入归档范围。具体包括：1.会议通知、会议议程、会议签到表；2.会议讲话、会议报告、会议记录；3.会议决议、会议纪要、会议决定；4.会议提案、会议讨论稿、会议表决票；5.会议照片、会议录音、会议录像；6.其他具有保存价值的会议材料。（二）归档要求。会议材料归档应当符合以下要求：1.完整性。会议材料应当齐全完整，不得缺份、漏页、破损；2.准确性。会议材料内容应当真实准确，不得有错误、歪曲；3.系统性。会议材料应当按照会议时间顺序或者逻辑关系进行排列，便于查阅；4.安全性。会议材料应当妥善保管，防止丢失、泄密、损毁。四、分类标准与方法（一）分类标准。会议材料分类应当遵循以下标准：1.按会议性质分类。将会议材料按照会议性质分为综合性会议、专题性会议、临时性会议等；2.按会议层级分类。将会议材料按照会议层级分为国家级会议、省级会议、市级会议、县级会议等；3.按会议时间分类。将会议材料按照会议时间顺序进行分类；4.按会议内容分类。将会议材料按照会议内容分为决策类、执行类、管理类等。（二）分类方法。会议材料分类可以采用以下方法：1.立体分类法。将会议材料按照会议性质、会议层级、会议时间、会议内容等多个维度进行分类；2.纵向分类法。将会议材料按照会议时间顺序进行纵向分类；3.横向分类法。将会议材料按照会议性质或者会议内容进行横向分类。五、收集与整理（一）收集要求。会议材料收集应当及时、完整、准确，具体要求如下：1.及时收集。会议结束后应当在规定时间内收集会议材料，不得拖延；2.完整收集。会议材料应当收集齐全，不得遗漏；3.准确收集。会议材料内容应当真实准确，不得有错误、歪曲。（二）整理要求。会议材料整理应当规范、有序、科学，具体要求如下：1.规范整理。会议材料整理应当符合档案管理规范，不得随意折叠、裁剪、粘贴；2.有序整理。会议材料整理应当按照分类标准进行排列，便于查阅；3.科学整理。会议材料整理应当采用科学的整理方法，提高整理效率。六、归档与保管（一）归档要求。会议材料归档应当符合以下要求：1.及时归档。会议材料整理完毕后应当在规定时间内归档，不得拖延；2.安全归档。会议材料归档应当采用安全的归档方式，防止丢失、泄密、损毁；3.规范归档。会议材料归档应当符合档案管理规范，不得随意存放。（二）保管要求。会议材料保管应当符合以下要求：1.安全保管。会议材料保管应当采用安全的保管方式，防止丢失、泄密、损毁；2.恒温恒湿。会议材料保管应当保持恒温恒湿，防止霉变、虫蛀；3.定期检查。会议材料保管应当定期检查，发现问题及时处理。七、利用与鉴定（一）利用要求。会议材料利用应当符合以下要求：1.依法利用。会议材料利用应当依法进行，不得违反法律法规；2.规范利用。会议材料利用应当符合档案管理规范，不得随意复制、传播；3.安全利用。会议材料利用应当采用安全的方式，防止丢失、泄密、损毁。（二）鉴定要求。会议材料鉴定应当符合以下要求：1.定期鉴定。会议材料应当定期进行鉴定，对失去保存价值的会议材料应当及时销毁；2.科学鉴定。会议材料鉴定应当采用科学的方法，确保鉴定结果的准确性；3.规范鉴定。会议材料鉴定应当符合档案管理规范，不