数据应用及基础 6

项目2设计和创建数据库《数据库应用基础（Access2019）》项目目标了解设计数据库的相关原则掌握创建数据库的方法步骤掌握创建表的方法步骤掌握设置字段属性的方法掌握在表之间建立关系的方法本章目录01任务2.1设计数据库02任务2.2创建数据库03任务2.3使用数据表视图创建表04任务2.4使用设计视图创建表05任务2.5通过导入数据创建表06任务2.6设置查阅字段07任务2.7设置字段的输入掩码08任务2.8设置字段的验证规则09任务2.9在表中添加和编辑记录10任务2.10在表之间建立关系设计数据库2.1任务2.1设计数据库–1/4数据库设计的重要性数据库设计是开发信息管理系统的关键步骤良好的设计能让用户访问最新、准确的信息设计不当会导致数据冗余、不一致、难以维护数据库设计原则避免冗余：重复信息浪费空间，易出错确保完整性：数据准确、一致基于主题划分：将信息分到不同表中支持数据联接：提供必要的关联信息任务2.1设计数据库–2/4教务管理数据库设计过程第1步：明确数据库用途与用户沟通，了解系统功能需求教务管理系统功能示例：用户管理、系部管理、教师管理、班级管理课程管理、授课管理、学生管理、选课管理、成绩管理第2步：明确数据库中需要的表将信息项划分到实体（主题）中，每个实体对应一个表教务管理数据库需要的表：系统用户表、系部表、教师表、班级表课程表、授课表、学生表、选课表、成绩表任务2.1设计数据库–3/4教务管理数据库设计过程第3步：明确表中需要的字段确定每个表中存储哪些信息项，每个项成为一个字段为每个字段指定数据类型（数字、短文本、日期/时间等）教务管理系统表字段示例：教师表：教师编号、系部编号、姓名、性别、出生日期、照片（附件）等学生表：学号、班级编号、姓名、性别、入学成绩、电子信箱等第4步：设置表的主键主键：唯一标识每条记录的字段或组合教务管理系统表主键示例：学生表→学号（单字段主键）选课表→学号+课程编号（组合主键）授课表→教师编号+班级编号+课程编号（组合主键）任务2.1设计数据库–4/4教务管理数据库设计过程第5步：建立表关系通过公共字段关联各表外键：当前表中引用另一个表主键的字段一对多关系示例：系部表（一方）与教师表（多方）通过“系部编号”关联学生表（一方）与成绩表（多方）通过“学号”关联第6步：绘制数据库模型图使用亿图图示、Visio等软件绘制模型图包含：实体（表名）字段（主键PK、外键FK标识）数据类型表间关系（箭头指向主表）创建数据库2.2任务2.2创建数据库–1/4创建“空白数据库”操作步骤启动Access2019，点击首页的“空白数据库”。在弹出的对话框中：浏览路径：选择保存文件夹（例如：D:\Access2019）。命名文件：输入数据库名称（例如：教务管理.accdb）。点击“创建”按钮。操作结果系统自动生成一个空白数据库，

默认格式为Access2007-2016。自动创建一个名为“表1”的新表并在数据表视图中打开，

可根据需要添加字段或直接关闭。任务2.2创建数据库–2/4基于模板创建数据库什么是模板预设好的数据库，包含特定任务所需的表、查询、窗体和报表。优势：大幅加快创建过程，适合标准化需求。操作流程点击“文件”>“新建”。选择模板：点击内置的推荐模板。或在搜索框输入关键词，从OfficeOnline下载联机模板。配置保存：确认或修改建议的文件名。点击文件夹图标更改保存路径。点击“创建”（或“下载”），系统将自动打开包含预置对象的数据库。后续工作：通过导航窗格浏览并修改已有的表、窗体或报表以适应具体需求。任务2.2创建数据库–3/4数据库的打开与管理打开现有数据库：操作路径：“文件”>“打开”>“浏览”。快捷方式：在“打开”页面直接点击“最近使用的文件”列表。多种打开模式（点击“打开”按钮旁的下拉箭头）：默认/共享访问：双击或直接点击“打开”，支持多用户

读写（适用于网络共享环境）。只读：防止误修改数据。独占：阻止其他用户同时打开，用于维护或结构修改。独占只读：最高权限限制。关闭数据库：点击“文件”>“关闭”，返回到Access开始选项卡。任务2.2创建数据库–4/4数据库的备份与格式转换（另存为）何时使用“另存为”备份：更换保存路径。版本迭代：更改数据库文件名。转换文件格式：如兼容旧版本或新版本。操作步骤点击“文件”>“另存为”。在中间栏选择“数据库另存为”。在右侧选择所需的文件类型，例如.accdb,.mdb等。点击“另存为”按钮，指定新文件名和路径。使用数据表视图创建表2.3任务2.3使用数据表视图创建表–1/6数据表视图类似Excel的电子表格界面。特点：直观、易上手，适合快速录入数据和定义简单结构。适用场景：初学者建表、快速原型开发。启动步骤打开“教务管理.accdb”数据库。点击顶部功能区的“创建”选项卡。点击“表”按钮。界面认识系统自动创建一个名为“表1”的新表。默认包含一个“ID”字段（自动编号）和一个“单击以添加”列。任务2.3使用数据表视图创建表–2/6重命名字段默认的“ID”和“单击以添加”没有实际意义。操作：双击列标题（如“ID”），直接输入新名称（如“用户编号”），按Enter确认。添加新字段方法一：点击右侧的“单击以添加”下拉箭头，选择数据类型（如“短文本”），输入字段名（如“密码”）。方法二：选中某一列，右键点击列标题，选择“插入字段”。删除字段选中整列（点击列标题），右键点击，选择“删除字段”。警告：删除字段将永久清除该列所有数据！任务2.3使用数据表视图创建表–3/6设置数据类型与字段属性为什么需要设置数据类型？决定字段能存储什么内容（数字、文本、日期等）。影响数据的排序、计算和存储空间。常用数据类型短文本：姓名、学号（非纯数字）、地址。长文本：备注、简介。数字：年龄、成绩（需计算）。日期/时间：出生日期、入学时间。货币：学费、奖学金。是/否：是否团员、是否在职。任务2.3使用数据表视图创建表–4/6设置数据类型与字段属性操作方法：选中字段列。点击顶部“字段”选项卡（或右键列标题）。在“数据类型”下拉列表中选择合适类型。字段属性设置（在“字段”选项卡中）：字段大小：限制文本长度（如学号设为10）。格式：自定义显示样式（如日期显示为“yyyy-mm-dd”）。标题：设置更友好的显示名称（如字段名“Sname”，标题设为“学生姓名”）。任务2.3使用数据表视图创建表–5/6定义主键与调整字段顺序什么是主键唯一标识表中每一条记录的字段（如：学号、身份证号）。作用：防止重复记录，加快查询速度，建立表间关系的基础。如何设置主键选中要设为主键的字段列（如“学号”）。点击顶部“表格工具-设计”或“字段”选项卡。点击“主键”按钮（钥匙图标）。标志：字段左侧出现小钥匙图标。

注意：如果未设置主键，Access会在保存时提示是否自动创建“ID”主键。调整字段顺序：选中整列，按住鼠标左键拖动到新位置。任务2.3使用数据表视图创建表–6/6保存表与后续操作保存新表点击左上角快速访问工具栏的“保存”图标（或按Ctrl+S）。在弹出的对话框中输入表名。点击“确定”。命名规范：建议使用中文或英文，避免特殊字符，名称应反映表的内容。关闭表点击表标签右侧的关闭按钮，或右键点击表标签选择“关闭”。后续工作切换到“设计视图”进行更精细的调整，如设置必填字段、默认值、有效性规则等。开始输入数据：直接在数据表视图中逐行录入记录。使用设计视图创建表2.4任务2.4使用设计视图创建表–1/4在设计视图中创建表的操作流程步骤一：启动设计视图打开目标数据库（如教务管理数据库）。点击“创建”选项卡>“表”组>单击“表设计”命令。设计视图界面组成：上部网格：定义字段（字段名、数据类型、说明）。下部区域：设置“字段属性”（常规/查阅选项卡）。顶部功能区：“设计”上下文选项卡（工具组）。步骤二：定义字段结构在网格中逐行输入：字段名称：如“教师编号”、“姓名”。数据类型：选择匹配的类型（短文本、数字、日期/时间、附件等）。说明（可选）：鼠标悬停时在状态栏显示的提示文字。任务2.4使用设计视图创建表–2/4在设计视图中创建表的操作流程步骤三：设置主键(PrimaryKey)单字段主键：选中字段行>点击“设计”选项卡>“工具”组>“主键”

主键设置成功时出现钥匙图标。多字段主键（复合主键）：按住Ctrl键多选字段行>点击“主键”命令。案例：“成绩表”需同时以“学号”和“课程编号”为主键。步骤四：保存表点击快速访问工具栏的“保存”。输入表名称（如：“教师”），点击确定。任务2.4使用设计视图创建表–3/4在设计视图中设置字段属性格式(Format)-控制数据显示方式，不影响存储值。日期/时间：长日期、短日期、长时间等。数字/货币：货币符号、百分比、科学记数。是/否：显示为“是/否”、“真/假”或“开/关”。标题(Caption)-作为数据表视图的列标题，或窗体/报表的标签。示例：字段名StudentID，标题设为学号，使界面更友好。其他关键属性输入掩码：引导用户按特定模式输入（如电话号码、身份证号）。默认值：新建记录时自动填充（如“入学日期”默认为当天）。验证规则&验证文本：限制输入范围（如成绩必须在0-100之间），错误时弹出提示。必填字段：设为“是”，强制用户必须输入数据。任务2.4使用设计视图创建表–4/4在设计视图中修改表结构在设计视图中，可随时对已建表进行调整：插入字段：选中某行>点击“插入行”(新字段将出现在该行上方)。删除字段：选中一行或多行>点击“删除行”(数据将永久丢失，需谨慎)。调整顺序：选中字段行>拖动至新位置。修改属性：直接在下部属性区更改参数。通过导入数据创建表2.5任务2.5通过导入数据创建表–1/3从Excel导入数据的标准步骤步骤一：启动导入向导打开目标数据库（如教务管理数据库）。点击“外部数据”选项卡>“导入并链接”组>单击“新数据源”>“从文件”>“Excel”。在弹出的对话框中，找到并选中源文件（如：课程表.xlsx）。点击“确定”。步骤二：选择导入方式选择“将源数据导入当前数据库的新表中”，以创建新表。若选“追加”，则是将数据加到已有表中。任务2.5通过导入数据创建表–2/3从Excel导入数据的标准步骤步骤三：向导关键设置确认标题：勾选“第一行包含列标题”（重要！否则第一行数据会变成字段名）。字段选项：预览各列数据，可修改字段名称（如将Col1改为工号）。指定是否跳过某列，或设置特定列的数据类型（通常由系统自动推断）。设置主键：选择“让Access添加主键”（推荐新手）选择“我自己选择主键”（指定唯一列，如课程编号）。命名表：为导入后的新表输入名称（如：“课程”），点击“完成”。任务2.5通过导入数据创建表–3/3导入过程中的关键决策点主键的选择策略让Access添加主键系统会自动生成一个名为ID的“自动编号”字段作为主键。适用场景：源数据中没有唯一标识列，或不确定哪列唯一。我自己选择主键从下拉列表中选择源数据中的唯一列（如“课程编号”）。适用场景：源数据本身具备唯一性字段，需保持数据一致性。无主键：不推荐，会导致后续无法建立表关系。保存导入步骤（可选）最后一步可勾选“保存导入步骤”。若未来有相同结构的新文件需要导入，可直接运行保存的步骤，无需重复配置。设置查阅字段2.6任务2.6设置查阅字段–1/4什么是查阅字段定义：一种特殊类型的字段，其值来源于另一个表/查询或预定义的值列表。表现形式：在数据表视图中显示为组合框或列表框。核心优势：提高数据输入效率（下拉选择）。避免输入无效数据（限制输入范围）。实现数据的关联引用（如通过编号显示名称）。本任务学习目标掌握值列表查阅字段的设置（如性别、职称）。掌握表/查询查阅字段的设置（如系部编号、课程编号）。理解多值查阅字段的应用场景（如选修课选择）。熟悉查阅字段的关键属性配置（行来源、绑定列、限于列表等）。任务2.6设置查阅字段–2/4值列表查阅字段适用场景：字段取值固定且有限的情况。案例：学生表和教师表中的“性别”。设置步骤（以“性别”为例）在设计视图中打开表：选中字段，数据类型选择“查阅向导”。选择数据来源：选择“自行键入所需的值”。输入列表值：指定列数（通常为1），输入具体值（如：“男”;“女”）。完成设置：指定标签，勾选“限于列表”（强制只能选列表值）。关键属性解析行来源类型：值列表行来源："男";"女"（文本型自动加双引号，分号分隔）显示控件：组合框限于列表：是（防止用户输入非法字符）课堂练习：请尝试将教师表中的“职称”字段设置为包含“正高;副高;中级;初级”的查阅字段。任务2.6设置查阅字段–3/4表/查询查阅字段适用场景：字段数据来源于其他表，需保持数据一致性。案例：教师表中的“系部编号”（显示系部名称，存储系部编号）。设置步骤（以“系部编号”为例）启动向导：在设计视图中选择“查阅向导”。选择“使用查阅字段获取其他表或查询中的值”。选择源表：选择提供数据的表（如“系部表”）。选定字段：添加用于显示的字段（系部名称）和用于存储的字段（系部编号）。排序与隐藏：设置排序次序（如按编号升序）。隐藏键列：勾选后，下拉列表只显示“系部名称”，实际存储的是“系部编号”。 6.数据完整性：启用“实施参照完整性”，自动建立表间关系。关键属性设置行来源：自动生成SQL语句（SELECT...FROM...）。绑定列：默认为1，决定存储哪一列的值（通常存储编号列）。列宽设置：隐藏列的宽度设为0（如2cm;0cm）。任务2.6设置查阅字段–4/4多值查阅字段应用场景：一个记录需要对应多个选项（如：一名学生选修多门课程）。设置要点：在向导最后一步勾选“允许多值”。数据表视图中，下拉列表每项前出现复选框。高级过滤：可在“行来源”中手动添加WHERE子句（如仅显示“选修”课）。示例：...FROM课程WHERE课程性质="选修"核心属性设置属性名作用说明常见设置值显示控件决定界面展示形式组合框、列表框行来源类型决定数据来源方式表/查询、值列表行来源具体的数据内容或SQL语句"男";"女"或SELECT...绑定列决定实际存储哪一列的数据1(默认),2...限于列表是否允许输入列表外的值是(推荐)、否允许多值是否允许同时选择多项是、否设置字段的输入掩码2.7任务2.7设置字段的输入掩码–1/3输入掩码概述什么是输入掩码？定义：用于设置表字段的有效输入格式，控制用户可输入的数据类型和格式作用：规范数据输入格式（如日期、电话号码等）提高数据录入的准确性和效率增强数据安全性（如密码显示为星号）应用场景示例密码字段：输入内容显示为星号（*）日期字段：只能输入数字和日期分隔符（如2023/01/15）学号字段：固定位数的数字组合（如6位数字）任务2.7设置字段的输入掩码–2/3设置输入掩码的操作步骤使用输入掩码向导（推荐方法）打开设计视图：在Access中打开数据库，以"设计"视图打开目标表选择字段：单击需要设置输入掩码的字段行启动向导：在"字段属性"区域的"常规"选项卡中，点击"输入掩码"右侧的构建器按钮选择模板：从列表中选择预设的输入掩码（如"密码"、"短日期"等）测试验证：在"尝试"框中输入测试数据，确认效果完成设置：按向导提示完成设置自定义输入掩码对于特殊需求（如学号），可通过"编辑列表"创建新的输入掩码设置掩码格式、占位符和示例数据任务2.7设置字段的输入掩码–3/3输入掩码的组成与特殊字符输入掩码的格式（三部分结构）

掩码本身;存储方式;占位符第一部分：定义输入格式（如0000/99/99）第二部分：决定是否保存原义字符0：保存所有字符（包括分隔符）1或空白：只保存用户输入的内容第三部分：设置占位符（如_下划线）常用特殊字符含义字符说明字符说明0必须输入数字(0-9)L必须输入字母9可选数字或空格A必须输入字母或数字#可选数字、空格或无>后续字符转大写&必须输入任意字符<后续字符转小写?可选大写字母password密码模式（显示为*）设置字段的验证规则2.8任务2.8设置字段的验证规则–1/3字段验证规则概述在Access表中，某些字段的取值应满足特定要求，不能随意输入。通过设置“验证规则”和“验证文本”，可以控制输入内容的有效性。验证规则的作用限制字段输入范围保证数据完整性提升数据质量设置方法打开表→“设计”视图→选中字段→字段属性→“常规”选项卡→输入“验证规则”和“验证文本”任务2.8设置字段的验证规则–2/3常见字段的验证规则设置测试效果说明输入不符合规则时，弹出提示框，阻止保存按Esc键可恢复原值字段验证规则验证文本说明出生日期<Now()输入的出生日期无效！必须早于当前日期成绩>=0And<=100成绩只能是0～100之间的数字！数值范围限制电子信箱IsNullOr(Like"*?@?*.*")And(NotLike"*[,;]*")输入的电子邮件地址格式无效！格式校验，允许空值任务2.8设置字段的验证规则–3/3验证规则使用技巧与注意事项规则表达式注意事项使用Now()获取当前系统时间使用And、Or、Like、IsNull等运算符支持通配符：*（任意字符）、?（单个字符）Null值处理默认情况下，验证规则不允许Null值如需允许空值，需添加IsNull条件属性长度限制验证规则：最多2048字符验证文本：最多255字符扩展示例>5000OrIsNull→输入项必须为空或大于5000Like"A?????????"→必须是10个字符且以A开头>=#1/1/2024#And<#1/1/2025#→必须是2024年内的日期在表中添加和编辑记录2.9任务2.9在表中添加和编辑记录–1/4不同字段类型的数据输入方式字段类型输入方式说明文本型/数字型文本框直接输入支持输入掩码和验证规则查阅字段组合框选择或输入若需输入新值，需将“限于列表”设为“否”是/否型复选框选中表示“是”，未选中表示“否”附件字段双击单元格打开“附件”对话框可添加、删除、查看附件文件任务2.9在表中添加和编辑记录–2/4添加新记录将光标定位在表的最后一行或单击记录导航栏的“新建（空白）记录”按钮依次输入各字段值修改现有记录单击要修改的单元格，输入新内容替换原有内容或按F2键取消选中状态，再进行修改删除记录选择要删除的记录单击记录左侧的记录选择器选中整条记录选择连续多条记录：按住并拖动记录选择器按Delete键，在弹出的确认对话框中单击“是”任务2.9在表中添加和编辑记录–3/4添加新记录将光标定位在表的最后一行或单击记录导航栏的“新建（空白）记录”按钮依次输入各字段值修改现有记录单击要修改的单元格，输入新内容替换原有内容或按F2键取消选中状态，再进行修改删除记录选择要删除的记录单击记录左侧的记录选择器选中整条记录选择连续多条记录：按住并拖动记录选择器按Delete键，在弹出的确认对话框中单击“是”任务2.9在表中添加和编辑记录–4/4查找与替换查找：在导航栏“搜索”框中输入内容，

或按Ctrl+F打开“查找”对话框替换：按Ctrl+H打开“替换”选项卡，

输入查找内容和替换内容排序