大型会务筹备责任分工办法

大型会务筹备责任分工办法一、总则（一）目的依据。为规范大型会务筹备工作，明确责任分工，确保会议顺利召开，依据《中华人民共和国会议管理办法》及相关规定制定本办法。（二）适用范围。本办法适用于本组织承办的规模在500人以上的大型会议，包括但不限于全国性会议、国际性会议、重要庆典活动等。（三）基本原则。坚持统一领导、分级负责、协同配合、高效运转的原则，确保会务筹备工作有序开展。二、组织架构（一）领导小组。成立大型会务筹备领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组下设办公室，负责统筹协调日常工作。（二）职能分工。各部门按照职责分工，各司其职，密切配合，形成工作合力。具体分工如下：1.办公室：负责会务筹备的总体协调、督促检查和综合服务。2.综合部：负责会议文件起草、审核、印制和管理工作。3.财务部：负责会议经费预算、管理和使用监督。4.后勤保障部：负责会议场所、设备、物资的保障工作。5.保卫部：负责会议期间的安全保卫和应急预案处置。6.宣传部：负责会议的宣传报道和舆情监控工作。7.外事办：负责国际性会议的外事联络和接待工作。（三）工作机制。建立例会制度，每周召开一次领导小组会议，研究解决重大问题；各部门每日召开碰头会，协调推进具体工作。三、筹备阶段划分（一）准备阶段。会议方案确定后，进入准备阶段，一般不少于3个月。主要工作包括：1.成立筹备工作组，明确各部门任务分工。2.制定详细的工作计划和时间表，细化到每天、每小时。3.完成会议文件起草、审核和印制工作。4.落实会议场所、设备和物资保障。5.开展会议宣传预热和舆情监控。（二）实施阶段。会议召开前1个月至会前1周，进入实施阶段。主要工作包括：1.召开全体工作人员会议，明确岗位职责和工作要求。2.开展会议模拟演练，检验各项预案的可行性。3.完成参会人员名单确认和邀请工作。4.落实会议期间的交通、住宿、餐饮等保障措施。5.加强安全保卫和应急预案演练。（三）收尾阶段。会议结束后至工作总结完成，进入收尾阶段。主要工作包括：1.做好参会人员离会服务，收集反馈意见。2.整理会议资料，归档相关文件。3.开展经费结算和财务审计。4.撰写会议总结报告，评估筹备工作成效。5.做好善后处理工作，维护会场设施。四、具体任务分工（一）文件工作。综合部牵头，负责会议文件的起草、审核、印制和管理工作。1.起草会议通知、议程、日程、指南等文件。2.组织专家对重要文件进行审核把关。3.确保文件印制数量准确、质量合格，按时发放到位。4.建立文件收发登记制度，确保文件安全。5.会后收集整理会议文件，做好归档工作。（二）经费管理。财务部牵头，负责会议经费的预算、管理和使用监督。1.根据会议规模和内容，编制详细的经费预算。2.严格执行预算，控制各项开支，杜绝浪费。3.做好经费使用记录，定期向领导小组汇报。4.会后开展经费决算，确保账目清晰、合规。5.建立经费使用审批制度，明确审批权限和流程。（三）后勤保障。后勤保障部牵头，负责会议场所、设备、物资的保障工作。1.落实会议场所，确保场地符合会议要求。2.安排会议设备，包括音响、灯光、投影、网络等，并做好调试工作。3.准备会议物资，包括桌椅、席卡、资料袋、饮用水等，确保数量充足、质量合格。4.做好会场布置，营造良好的会议氛围。5.建立物资管理台账，确保物资使用有序。（四）安全保卫。保卫部牵头，负责会议期间的安全保卫和应急预案处置。1.制定安全保卫方案，明确安保措施和人员安排。2.开展安全检查，消除安全隐患。3.做好参会人员身份核验工作。4.制定应急预案，开展应急演练。5.会场内外设置明显安全标识，加强巡逻防控。（五）宣传报道。宣传部牵头，负责会议的宣传报道和舆情监控工作。1.制定宣传方案，明确宣传重点和方式。2.组织媒体采访报道，发布新闻稿件。3.做好会场内外宣传品的设计和制作。4.加强舆情监控，及时回应社会关切。5.会后做好宣传资料归档工作。（六）外事联络。外事办牵头，负责国际性会议的外事联络和接待工作。1.落实外宾邀请函，做好外宾接待安排。2.做好外宾签证、住宿、交通等保障工作。3.组织翻译人员，确保会议语言服务到位。4.做好外宾文化交流活动安排。5.处理外事相关突发事件。五、监督考核（一）责任监督。各部门主要负责人是本部门会务筹备工作的第一责任人，对工作质量负总责。领导小组办公室负责对各部门工作进展进行跟踪督办，发现问题及时纠正。（二）绩效考核。将会务筹备工作纳入年度绩效考核，根据工作完成情况，对各部门和工作人员进行考核评价。（三）责任追究。对工作不力、失职渎职的部门和个人，视情节轻重给予通报批评、诫勉谈话、纪律处分等处理。六、附则（一）保密要求。所有参与会务筹备的工作人员，必须严格遵守保密纪律，不得泄露会议内容和相关秘密。（二）工作纪律。所有工作人员必须服从