监理单位工程资料管理办法

监理单位工程资料管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范本单位工程监理工作中各类资料的形成、收集、整理、审核、归档与保管等管理行为，确保工程资料的真实性、完整性、规范性和可追溯性，充分发挥工程资料在工程建设、竣工验收、质量追溯、后期维护及工程结算中的重要作用，依据国家及地方相关法律法规、标准规范，并结合本单位实际情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于本单位承接的所有建设工程监理项目的资料管理工作。本单位所有参与工程监理的人员，以及与工程资料管理相关的部门和岗位，均须遵守本办法。第三条基本原则工程资料管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：工程资料必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改。（二）完整性原则：工程资料应齐全完整，涵盖监理工作的各个环节和方面，不得遗漏。（三）规范性原则：工程资料的格式、内容、签署、编号等应符合相关标准和规定，做到规范化、标准化。（四）及时性原则：工程资料的形成、收集、整理应与工程进度同步，确保资料的时效性。（五）可追溯性原则：工程资料应具有清晰的形成过程和流转轨迹，便于追溯。（六）安全性原则：采取有效措施，确保工程资料在形成、保管、使用过程中的安全，防止丢失、损坏或泄密。第二章组织机构与职责第四条管理机构本单位技术负责人对全单位工程资料管理工作负总责。各项目监理机构（项目部）是工程资料管理的直接责任单位，项目总监理工程师是项目资料管理的第一责任人。第五条职责分工（一）单位技术负责人：审批本单位工程资料管理相关制度；监督检查重要项目的资料管理工作；协调解决资料管理中出现的重大问题。（二）项目总监理工程师：全面负责项目监理资料的组织管理工作；审核关键监理资料；督促各专业监理工程师及监理员及时整理、提交资料；组织项目监理资料的归档与移交。（三）专业监理工程师：负责本专业监理资料的收集、整理、审核、签署工作；确保本专业资料的真实、完整、规范；及时向总监理工程师提交相关资料。（四）监理员：协助专业监理工程师收集、整理监理过程中的原始记录和相关资料，对其真实性负责。（五）资料管理员（或指定专人）：在总监理工程师的领导下，具体负责项目监理资料的日常收发、登记、分类、整理、保管、借阅等工作；确保资料存放有序，便于查阅。第三章资料分类与内容要求第六条资料分类监理工程资料主要包括但不限于以下类别：（一）合同文件类：监理合同、施工合同、分包合同及相关补充协议等。（二）勘察设计文件类：工程地质勘察报告、设计图纸、设计变更、洽商记录等。（三）监理工作文件类：监理规划、监理实施细则、监理大纲、监理工作总结等。（四）资质报审文件类：施工单位资质、分包单位资质、项目经理及主要管理人员资格、特种作业人员资格、施工机械设备等的报审资料。（五）施工组织设计及方案报审类：施工组织设计、各类专项施工方案的报审及审批文件。（六）原材料、半成品、构配件及设备报审类：工程材料、设备的出厂合格证、质量证明文件、进场检验报告、复试报告及报审资料。（七）施工测量放线类：施工测量放线成果及报审资料。（八）进度控制类：施工进度计划报审、进度检查记录、工程延期报审及审批等资料。（九）质量控制类：监理通知单、监理报告、旁站记录、巡视记录、平行检验记录、分项分部工程验收记录、检验批验收记录、质量缺陷处理记录等。（十）造价控制类：工程款支付报审与证书、竣工结算审核文件、索赔文件等。（十一）会议纪要类：第一次工地会议纪要、监理例会纪要、专题会议纪要等。（十二）往来函件类：与建设单位、施工单位及其他相关方的工作联系单、函件等。（十三）影像资料类：反映工程关键部位、重要工序、质量问题、验收过程等的照片、视频资料。（十四）其他类：工程竣工验收相关资料、监理日志等。第七条内容要求（一）工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际情况相符。（二）资料填写应规范、清晰，使用法定计量单位和规范术语，签字手续齐全。（三）各类文件、记录应具有连续性和逻辑性，能够完整反映监理工作的全过程。（四）复印件应有原件存放单位的证明或经相关责任人签字确认。（五）资料的形成应与工程进度同步，不得后补或超前。第四章资料形成与管理流程第八条资料的形成（一）监理人员应在监理工作过程中及时形成各类原始记录和文件，做到“谁监理、谁负责、谁签字”。（二）监理日志应每日记录，内容包括当日天气、施工进展、监理工作内容、发现的问题及处理情况等。（三）各类报审资料应严格按照审批程序办理，签署意见应明确、具体，具有可追溯性。第九条资料的收集与整理（一）资料管理员（或指定专人）应及时收集各方提交的文件资料，并进行登记。（二）专业监理工程师对收集到的资料进行审核，对不符合要求的资料应退回并要求整改。（三）资料整理应遵循“分类整理、按序排列、书写规范、装订整齐”的原则。同类资料按形成时间先后顺序或逻辑关系排列。第十条资料的审核与签署（一）监理资料必须履行严格的审核和签署手续。（二）总监理工程师负责审核监理规划、监理实施细则、工程开工/复工报审表、工程款支付证书、竣工结算审核意见等重要文件。（三）专业监理工程师负责审核本专业的监理通知单、检验批验收记录、分项分部工程验收记录等。（四）所有签署应使用不易褪色的笔，字迹清晰，并注明日期。第十一条资料的传阅与分发（一）重要文件资料需在监理机构内部传阅时，应做好传阅记录。（二）需发送给建设单位或施工单位的文件，应履行分发手续，并由接收方签字确认。第五章资料的归档与移交第十二条资料的归档（一）工程竣工验收前，项目监理机构应完成监理资料的整理、组卷和归档工作。（二）归档资料应齐全、完整、准确、系统，符合国家及地方关于工程档案归档的规定。（三）组卷应遵循工程资料的自然形成规律和成套性原则，保持卷内资料的有机联系。案卷封面、卷内目录、备考表等应填写规范。（四）归档资料应为原件，如为复印件，应加盖复制单位公章并注明原件存放处，并有相关责任人签字。第十三条资料的移交（一）监理资料在工程竣工验收后规定期限内，应向建设单位移交。移交时应办理书面移交手续，双方签字确认。（二）根据合同约定或建设单位要求，向本单位档案管理部门移交备份或原件。（三）移交的资料应包括纸质版和电子版（如要求）。第六章管理措施与责任第十四条管理制度（一）建立健全资料管理制度，定期对项目监理资料管理工作进行检查与考核。（二）加强对监理人员的培训，提高其资料管理意识和业务水平。第十五条保管要求（一）资料保管场所应干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。（二）纸质资料应妥善存放，电子版资料应定期备份，防止数据丢失或损坏。（三）严格执行资料借阅制度，借阅者应办理借阅手续，限期归还。涉密资料的借阅应遵守保密规定。第十六条责任追究（一）对在资料管理工作中认真负责、表现突出的个人，单位可给予适当奖励。（二）对因工作失职、渎职，导致资料缺失、损坏、失真，或未按规定及时归档移交，造成不良后果或损失的，将视情节轻