往来账款管理制度

往来账款管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司往来账款的管理，确保资金安全，加速资金周转，提高资金使用效益，防范经营风险，依据国家相关财经法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。第二条定义本制度所称往来账款，是指公司在生产经营过程中因销售商品、提供劳务、购买商品、接受劳务等而发生的，与外部单位及内部部门、员工之间的应收、应付、预收、预付及其他应收应付款项。第三条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司的所有往来账款管理活动。第四条管理原则往来账款管理遵循以下原则：1.真实准确原则：往来账款的发生与记录必须基于真实的经济业务，确保数据准确无误。2.权责明确原则：明确各部门及相关人员在往来账款管理中的职责与权限。3.及时清结原则：对各项往来账款应及时核对、催收、支付，避免长期挂账。4.风险可控原则：建立健全风险评估与防范机制，有效控制坏账风险。第二章应收账款管理第五条客户信用评估与授信1.销售部门负责对新客户进行信用调查与评估，内容包括客户背景、经营状况、财务状况、履约记录等。2.根据评估结果，结合公司信用政策，由销售部门提出授信建议，按审批权限报相关领导审批后执行。3.对于老客户，应定期（至少每年一次）进行信用复评，根据复评结果调整授信额度或信用期限。第六条合同管理1.所有销售业务应签订规范的销售合同，明确品名、数量、价格、付款方式、付款期限、违约责任等条款。2.合同签订前须经过法务部门或指定人员审核，确保合同条款合法、严谨，保护公司权益。第七条发货与开票1.严格按照合同约定的发货条件和时间组织发货，发货前需经相关部门审批。2.货物发出后，财务部门应及时根据确认的发货单和相关单据开具销售发票，并传递给客户。第八条台账管理与对账1.财务部门应建立应收账款明细台账，详细记录客户名称、发生日期、金额、账期、回款情况等信息。2.销售部门应配合财务部门，定期（至少每月）与客户进行对账，确保双方账目一致。对账结果应形成书面记录，经双方确认后存档。第九条催收管理1.销售部门是应收账款催收的第一责任部门，应指定专人负责。财务部门负责提供账龄分析数据，并协助催收。2.对于即将到期的应收账款，销售部门应提前提醒客户付款。3.对于逾期应收账款，应根据逾期时间长短、金额大小及客户情况，采取电话、函件、上门催收等不同方式，并做好催收记录。4.对恶意拖欠或催收无效的应收账款，应及时上报公司管理层，必要时采取法律手段追讨。第十条坏账处理1.符合下列条件之一的应收账款，可申请确认为坏账：（1）债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后仍无法收回的；（2）债务人逾期未履行偿债义务，且有明显特征表明无法收回的。2.坏账核销需由销售部门提出申请，提供相关证明材料，经财务部门审核，按审批权限报公司管理层批准后，方可进行账务处理。3.已核销的坏账，仍需保留追索权，如以后收回，应及时入账。第三章应付账款管理第十一条供应商选择与评估1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、付款条件等进行综合评估。2.优先选择信誉良好、履约能力强的供应商进行合作。第十二条采购合同管理1.采购业务应签订规范的采购合同，明确采购物品、数量、价格、质量标准、交货期、付款方式、付款期限等条款。2.合同签订前须经过法务部门或指定人员审核。第十三条入库与发票审核1.物资采购入库时，仓库部门应认真核对实物与采购合同、送货单是否一致，确认无误后办理入库手续。2.财务部门收到供应商发票后，应与采购合同、入库单等原始凭证进行核对，审核发票的真实性、合法性、合规性及准确性。第十四条付款审批与支付1.财务部门根据审核无误的发票、入库单及合同等，编制付款申请单，按公司资金支付审批流程报批。2.严格按照合同约定的付款期限和方式支付款项，争取合理的付款条件，提高资金使用效益。3.支付款项时，应确保收款单位与发票开具单位、合同签订单位一致。第十五条对账管理财务部门应定期与供应商进行对账，核对往来款项余额，确保双方账目清晰、一致。对账过程中发现的差异，应及时查明原因并进行处理。第四章其他往来款项管理第十六条其他应收款管理1.其他应收款主要包括员工借款、各类保证金、押金、代垫款项等。2.员工借款应遵循“前账不清、后账不借”的原则，严格履行审批手续，限期归还。出差借款应在出差结束后规定时间内报销冲账。3.各类保证金、押金的收取与退还，应建立台账，明确责任人，及时清理。4.代垫款项应及时向相关责任方收回。第十七条其他应付款管理其他应付款包括暂收款项、代收款项等，财务部门应及时清理，不得长期挂账。第五章内部控制与监督第十八条岗位分工与职责分离往来账款管理相关岗位（如销售、采购、财务、仓库等）应明确职责分工，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。第十九条定期报告与分析财务部门应定期（每月/每季）编制往来账款账龄分析表，对往来账款的余额、账龄、风险状况等进行分析，并向公司管理层报告。第二十条内部审计公司内部审计部门应定期或不定期对往来账款管理情况进行审计，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改建议。第二十一条考核与问责将往来账款管理成效纳入相关部门及人员的绩效考核体系。对因管理不善、责任心不强导致公司资金损失的，将追究相关人员责任。第六