学生学籍档案管理制度

学生学籍档案管理制度总则学生学籍档案是学校教育教学管理工作的重要组成部分，是学生在校期间学习、生活及各种社会实践活动的真实记录，也是学生毕业后升学、就业、参军、评优评先等事项的重要依据。为规范我校学生学籍档案管理工作，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和规范性，充分发挥学籍档案在教育教学管理中的作用，依据国家相关教育法律法规及上级主管部门的有关规定，结合我校实际，特制定本制度。本制度适用于我校全体在籍学生的学籍档案管理工作。学校各相关部门及全体教职工均应严格遵守本制度规定，共同做好学籍档案的建设与管理工作。学籍档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范操作、安全保密的原则。档案的建档与归档建档范围与要求新生入学后，学校学籍管理部门应在规定时间内为每一名新生建立学籍档案。建档工作应以录取通知书、新生报到登记表等材料为基础，确保信息准确无误。档案材料应包括但不限于：学生个人基本信息登记表、录取通知书复印件、体检表、党团组织材料、奖惩材料、学习成绩单、社会实践材料、毕业生登记表等。材料收集与归档各相关部门及班主任（辅导员）是学生档案材料收集与归档的直接责任人。对于学生在校期间形成的各类应归档材料，相关部门应指定专人负责及时收集、整理，并在规定时间内移交至学籍档案管理部门。归档材料必须真实、完整、规范，手续齐全。复印件需注明原件保管单位或经相关负责人签字确认。学生个人提交的材料，应由本人签字确认其真实性。档案的日常管理档案保管学籍档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。档案库房应保持清洁、干燥，配备必要的温湿度调控设备。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。档案整理与装订档案材料应按照一定的顺序进行分类、排序和装订。通常以学生年级、班级为单位进行整理，每个学生的档案材料应单独组成一卷或多卷。装订应牢固、整齐、规范，便于查阅和保管。档案封面应注明学生姓名、学号、年级、班级等基本信息。档案管理人员职责档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。其主要职责包括：负责档案的接收、登记、整理、保管、查阅、转递等工作；严格执行档案管理的各项规章制度，确保档案安全；定期对档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取补救措施；学习档案管理业务知识，不断提高管理水平。档案的查阅与利用查阅权限与程序因教育教学、管理、科研等工作需要查阅学生学籍档案的，须由所在部门提出申请，经学籍管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，必须遵守档案管理规定和保密制度，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅者应在指定地点查阅，一般不得带出档案库房。公检法等机关因办案需要查阅相关学生档案的，须持单位介绍信和有效证件，经学校主管领导批准。学生本人一般不得查阅本人档案，因特殊情况确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经学籍管理部门负责人批准后，由档案管理人员查阅并告知结果。查阅纪律查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得损坏。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理交接手续。严禁复制、拍摄、摘抄档案中的涉密或敏感信息。未经允许，任何人不得擅自公布档案内容。档案的转递与异动档案转递学生因转学、升学、毕业、退学、开除等原因离开学校时，其学籍档案应及时转递。档案转递应通过机要或专人送取方式进行，严禁学生个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递档案时，应填写档案转递通知单，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档。档案异动处理学生在校期间发生姓名、出生日期、家庭住址等重要信息变更的，应提供相关证明材料，经学籍管理部门审核确认后，及时对档案中的相关信息进行更正。学生发生休学、复学、留级、跳级等情况的，学籍档案管理部门应在档案中做相应记录，并调整档案的管理类别。档案的保密与安全档案管理部门及档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，确保档案信息安全。非经批准，不得向任何无关单位或个人提供档案材料或泄露档案内容。档案管理系统及存储档案信息的计算机应采取严格的安全保密措施，防止信息泄露、丢失或被篡改。对档案管理过程中发生的失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并追究相关人员责任。档案的鉴定与销毁对于已故学生或超过规定保管期限且无继续保存价值的学籍档案，应按照规定进行鉴定。鉴定工作由学校档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，提出销毁意见，报学校主管领导批准后，在指定地点由两人以上负责监销