海外出差管理办法

深圳市XXX科技有限公司

管控体系文件

海外出差管理办法

文件编号生效日期2023/02/03

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序号修订日期修订内容修订部门版本修订人

下期审查升版时间2024年初

分发对象公司各部门

原件存放人力行政部

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制定日期：2023/02/01

文件名称海外出差管理办法---------------------------

|生效日期：2023/02/01

1.总则

1.1目的

1.1.1明确海外出差人员费用报销及补贴标准，保证各项费用支出符合财务和税

务规范。

1.1.2确保海外出差期间业务工作有序开展，并为海外出差人员提供必要的生活

保障，保障员工及公司的利益。

1.2适用对象

1.2.1本制度适用于深圳市XXX科技有限公司及其控股下属各分、子公司的因公

出差海外的人员。包括因业务工作、视察、技术交流、其他事务等，被派往中国大陆

以外的国家或地区出差或长驻人员。

1.2.2公司组织的海外旅游等活动不属于本办法所指的出差范围。

2.组织与权责

2.1人力行政部负责本标准的制定、修订、执行监督；机票和保险购买。

2.2财务部负责报销凭证、报销标准的审核。

2.3出差人员负责制定出差计划、费用预算、报销，以及酒店预定和签证的办理。

2.4各部门负责出差申请的核定及本部门报销的审核工作。

2.5各部门分管领导负责出差计划、出差费用的审批。

3.制度细则

3.1海外出差程序规定

3.1.1海外出差及行程安排必须要有计划性，提前一周在考勤系统提交《出差申

请》，说明出差事由及行程计划，并经审批通过后，方可执行。

3.1.2出国团组或个人在出国前，应按规定的费用开支标准编制《海外出差费用

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预算表》(附件1),经部门负责人及分管领导审批后，送财务部门备案处理。

3.1.3海外出差行程确认后，出差人或部门助理及时联系人力行政部采购机票与

保险。出差行程应选择合理的路线，更改路线、增加停留点须经部门负责人及分管领

导批准后，联系人力行政部进行机票购买或变更。

3.1.4人力行政部每月按部门统计出差人员机票和保险费用明细，分别发给对应

部门助理，用于各部门营销R0T核算。

3.1.5海外出差期间的工作时间，原则上按国内规定的作息执行，具体可根据出

差地的作息时间或实际需要安排工作。如海外出差期间遇周末或国内公众假期(如元

旦、五一、国庆、春节)仍需要加班完成工作的，当事人可于办公系统中提出加班申

请，并提交加班工作日报，方可视为有效加班。

3.2海外出差食宿标准

3.2.1为了保障海外出差员工基本的日常食宿标准，参考出差地物价水平及环境

因素确定食宿标准如下：

分类国家/地区食宿支出标准

一类美国、欧洲、其他发达国家不超过250USD/天，实报实销

二类其他国家/地区不超过200USD/天，实报实销

3.2.2相关说明:

(1)海外出差起止时间自离开中国大陆当天起至回到中国大陆当天止。

(2)员工出差期间，行程经过多地的，每天按经过地费用标准报销。一天经过

多地则按标准较高地标准报销。

(3)临时过境地区(如港、澳、台等)，原则上当天抵达当天乘机，如遇赶早

航班，可提前一天抵达以免误航班。

3.3海外出差费用报销

3.3.1为便于报销管理，每个海外出差团组均应指定一名“公用费用报销经办

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人”，负责办理差旅费的借支、境外费用支出的记录，返回后的报销等事宜。经办人

应在海外出差团组回国后三十日内，完成公款的报销，超过报销时间将自动从出差人

员工资中扣除。

3.3.2海外出差可报销项目包括机票、签证费、餐费、住宿费、交通费、邮寄费、

通讯费、展会费以及其他因工作需要产生的费用等。

3.3.3海外出差团组或者个人回国报销费用时，凭票据编制有部门负责人审核签

字的《差旅费报销单》（附件2）和《境外出差费用结算表》（附件3）报销。交通

费凭票报销，非工作原因的消费（如休闲娱乐、洗衣、收费电视、私人电话等）费用

不予报销。

3.3.4对于无票据开支的报销，必须逐项填列报销表格，并经相关责任人签名，

经部门负责人审核后方能报销；境外无票据费用报销单应附无票据交通费、公用电话

费、应酬费、礼品费等的详细清单，提供支付记录（如信用卡支付记录）。

3.3.5海外出差期间如需宴请客户或送礼请提前向部门负责人提出申请，经批准

后方可执行，费用报销时应单独填写《费用报销单》进行报销，不与差旅费一同报销。

宴请费用报销应注明时间、地点、被宴请人等信息，购买礼品单据须用中文注明日期、

品名、数量、用途和金额，并由经办人和证明人签字。

3.3.6对于金额较大的会务费、广告宣传费等差旅费附带费用应单独填制《费用

报销单》进行报销。

3.3.7汇率标准：以在出差目的地取得的合法的外汇兑换凭据或信用卡对应还款

的兑换汇率，或以消费当月首日国家外汇管理局官网人民币汇率中间价为标准。

4.附则

4.1本制度由人力行政部提案，经公司决策委员会审核批准，总经理签发执行。

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4.2本制度修订权、解释权归人力行政部所有。

4.3表格/附件

附件1：《海外出差费用预算表》

附件2：《差旅费报销单》

附件3：《境外出差费用结算表》

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附件1:

海外出差费用预算表

行程计划

序号行程（起讫地点）行程日期人数交通工具目的地驻留天数

1

2

3

费用明细

序号项目金额人数时间备注

1签证费

2XX国展位费

3背景墙

4样品快递费

5机票

6住宿

7餐费

8租车

9WIFI

合计

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附件2：

差旅费报销单

报销部门：填报日期：

姓名职务出差事由

起止日期附单据张

日期

起讫地点天数机票费车船费市内交通费住宿费出差补助住宿节约补助其他小计

月日

合计

总计金额（大写）预支元补助元

负责人会计出纳审核部门主管出差人

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附件3：

境外出差费用结算表

行程计划

目的地

交通工

序号行程（起讫地点）行程日期人数驻留天

具

数

动车/飞

1深圳-广州-英国4月24日167

机

原借款¥-

出差报销¥-

余款¥-

费用明细

折合人是否有

序号费用月份费用日期目的国项目分类具体明细金额币种汇率

民币发票

17月USD¥-

2¥-

3