职业健康检查档案管理制度

职业健康检查档案管理制度一、总则为规范职业健康检查档案管理，系统记录劳动者职业健康状况，保障劳动者职业健康权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》及相关职业健康监管要求，结合本单位实际，特制定本制度。本制度适用于本单位所有接触职业病危害因素的劳动者职业健康检查档案的建立、管理、保存、使用及销毁等相关工作。职业健康检查档案是用人单位履行职业病防治主体责任、评估职业健康风险、保障劳动者健康权益的重要依据，各相关部门及人员须严格遵守本制度规定。二、档案的建立与内容（一）建档范围用人单位应为所有从事接触职业病危害作业的劳动者建立职业健康检查档案。档案应一人一档，确保信息的完整性与连续性。（二）档案内容职业健康检查档案应包含以下主要内容：1.劳动者基本信息：姓名、性别、出生日期、籍贯、婚姻状况、文化程度、联系方式、入职日期、劳动合同期限等；2.劳动者职业史、既往病史及职业病危害接触史：包括工种、岗位、接触的职业病危害因素名称、接触时间、接触方式、防护措施等；3.历次职业健康检查结果及处理情况：*岗前职业健康检查结果报告及评价意见；*在岗期间定期职业健康检查结果报告、评价意见及处理记录（如复查、医学观察、调离等）；*离岗时职业健康检查结果报告及评价意见；*应急职业健康检查结果报告及处理记录（如有）。4.职业病诊疗相关资料：如疑似职业病、职业病诊断证明书、职业病鉴定书、职业病治疗和康复记录等；5.用人单位对劳动者进行职业健康告知的相关记录；6.职业健康检查机构出具的其他相关报告或证明材料；7.用人单位委托职业健康检查机构的委托书、合同等；8.其他与职业健康检查相关的资料。三、档案的管理与保存（一）管理责任用人单位应明确职业健康检查档案的管理部门和专职或兼职管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制、移交和销毁等工作。管理人员应具备相应的档案管理知识和责任心，确保档案的安全与完整。（二）档案保存1.职业健康检查档案应统一存放于专用的档案柜或档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件，确保档案材料的物理安全性。2.档案应按照一定的规则进行分类、编号和排列，便于检索和管理。可考虑按部门、按入职年份或按工种等方式进行分类。3.对于电子档案，应建立严格的备份和保密制度，防止数据丢失、损坏或泄露。电子档案的保存格式应符合长期保存的要求。4.职业健康检查档案属于用人单位的重要档案资料，应严格遵守保密制度，非经规定程序批准，不得擅自泄露档案内容。（三）保存期限职业健康检查档案的保存期限应自劳动者离职之日起不少于规定年限。如法律、法规另有规定的，从其规定。对于患有职业病的劳动者，其档案应永久保存。四、档案的使用与查阅（一）查阅权限1.用人单位内部因工作需要查阅职业健康检查档案，须经档案管理部门负责人批准，并履行查阅登记手续。2.劳动者本人有权查阅、复印本人的职业健康检查档案。用人单位应当如实、无偿提供，并在复印材料上加盖公章。3.卫生健康行政部门、安全生产监督管理部门等政府监管机构依法进行监督检查时，有权查阅、复制相关的职业健康检查档案，用人单位应予以配合。4.司法机关因办案需要查阅相关档案时，应出具单位介绍信和办案人员有效证件，经用人单位负责人批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅档案时，应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。2.查阅者应在指定地点查阅，原则上不得将档案带出指定查阅区域。确需带出的，须经单位分管领导批准，并限期归还。3.查阅档案所获得的信息，不得用于与工作无关的目的，不得擅自扩大知悉范围。五、档案的更新与转移（一）档案更新在劳动者在职期间，用人单位应及时将新的职业健康检查结果、处理情况等相关材料归入其职业健康检查档案，确保档案信息的动态更新。（二）档案转移劳动者调动到新的用人单位时，原用人单位应在规定时限内将其职业健康检查档案复印件（加盖公章）或电子档案副本移交给新用人单位，并由双方办理交接手续。劳动者未就业或新用人单位不明确的，原用人单位应妥善保管其档案。六、档案的销毁对于已超过保存期限且无继续保存价值的职业健康检查档案，应由档案管理部门提出销毁意见，报单位负责人批准后，按照规定的程序进行登记和销毁。销毁过程应有专人监督，并确保档案信息无法恢复。严禁个人私自销毁档案材料。七、责任追究对于在职业健康检查档案管理工作中出现玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密、擅自销毁档案等行为，导致档案丢失、损坏或造成不良后果的，用人单位将对相关责任人进行批评教育、行政处分，情节严重构成犯罪的，依法追究