高校教学档案查借阅制度

PAGE高校教学档案查借阅制度一、总则（一）目的为了加强高校教学档案的管理，规范教学档案的查借阅行为，保障教学档案的安全与完整，充分发挥教学档案在教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各教学单位、教师、学生及其他需要查阅、借阅教学档案的人员。（三）基本原则1.严格遵守国家有关法律法规和学校的各项规章制度。2.确保教学档案的安全与保密，防止档案信息泄露和损坏。3.方便使用，提高工作效率，满足教学、科研和管理工作的需要。二、教学档案的分类与编号（一）分类教学档案分为综合类、教师业务类、学生学籍类、教学计划与教学大纲类、课程考核类、实践教学类、教材建设类、教学研究与改革类等。（二）编号对每一类教学档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。三、查借阅权限（一）校内人员1.本校教师因教学、科研需要查阅本人教学档案的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。2.本校教师查阅其他教师教学档案或学生学籍档案的，需经档案所有者同意，并填写《教学档案查阅申请表》，报所在教学单位负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。3.本校教学管理人员因工作需要查阅教学档案的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。查阅涉及学生个人隐私的档案时，需经档案所有者同意，并严格遵守保密规定。4.本校学生因毕业、升学、就业等需要查阅本人学籍档案的，可直接到档案管理部门办理查阅手续。查阅其他学生学籍档案的，需经档案所有者同意，并填写《教学档案查阅申请表》，报所在教学单位辅导员审批后，方可到档案管理部门查阅。（二）校外人员1.校外单位因工作需要查阅本校教学档案的，需提前向本校档案管理部门提交查阅申请，说明查阅目的、内容和范围等。档案管理部门审核同意后，报学校分管领导审批。2.校外单位查阅本校教学档案时，需有本校相关部门或人员陪同，并严格遵守本校的各项规章制度。查阅涉及学生个人隐私的档案时，需经档案所有者同意，并严格遵守保密规定。3.校外人员查阅本校教学档案的，一般不予借阅。如有特殊情况需要借阅的，需经学校分管领导批准，并办理相关借阅手续。四、查借阅程序（一）查阅程序1.查阅人填写《教学档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的、查阅时间等。2.将申请表提交给所在教学单位负责人（校内人员）或学校分管领导（校外人员）审批。3.审批通过后，查阅人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的教学档案。4.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时间一般不超过[X]个工作日。如需延长查阅时间，需提前向档案管理部门申请。5.查阅人查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，需经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。（二）借阅程序1.借阅人填写《教学档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、编号、借阅目的、借阅时间等。2.将申请表提交给所在教学单位负责人（校内人员）或学校分管领导（校外人员）审批。3.审批通过后，借阅人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的教学档案。4.借阅人在办理借阅手续时，需向档案管理部门缴纳一定的押金，并签订《教学档案借阅承诺书》，承诺遵守本制度的各项规定，按时归还档案，保证档案的安全与完整。5.档案管理部门工作人员将教学档案借给借阅人，并在《教学档案借阅登记册》上登记借阅人姓名、单位、借阅档案名称、编号、借阅时间、预计归还时间等信息。6.借阅人应妥善保管借阅的教学档案，不得转借他人或擅自带出学校。如需延长借阅时间，需提前向档案管理部门申请。7.借阅人归还档案时，档案管理部门工作人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后，在《教学档案借阅登记册》上登记归还时间，并退还押金。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。五、查借阅期限（一）查阅期限一般情况下，查阅教学档案的期限为[X]个工作日。如需延长查阅时间，需提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。（二）借阅期限借阅教学档案的期限一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅时间，需提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。特殊情况需要长期借阅的，需经学校分管领导批准，并办理相关手续。六、档案的保密与安全（一）保密规定1.查阅、借阅教学档案的人员应严格遵守国家有关保密法律法规和学校的保密制度，不得泄露档案内容。2.档案管理部门工作人员应严格履行保密职责，对查阅、借阅档案的情况进行登记和管理，防止档案信息泄露。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的教学档案，应按照有关规定进行严格管理，未经批准不得查阅、借阅和公开。（二）安全措施1.档案管理部门应加强对教学档案的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，并定期进行检查和维护。2.查阅、借阅教学档案的人员应妥善保管档案，不得将档案随意放置或带出档案管理部门指定的地点。3.如发现教学档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应的措施进行处理。七、违规处理（一）对查阅、借阅人员的违规处理1.查阅、借阅人员违反本制度规定，擅自涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料或泄露档案内容的，档案管理部门应责令其改正，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.查阅、借阅人员违反本制度规定，将档案转借他人或擅自带出学校的，档案管理部门应责令其立即归还档案，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。造成档案损坏、丢失的，应依法承担相应的赔偿责任。（二）对档案管理部门工作人员的违规处理1.档案管理部门工作人员违反本制度规定，擅自提供档案或泄露档案内容的，学校应责令其改正，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.档案管理部门工作人员违反本制度规定，未履行档案管理职责，导致档案损坏、丢失或信息泄露的，学校应责令其改正，并视情节轻重给予批