非营利组织中心采购制度

PAGE非营利组织中心采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范非营利组织中心（以下简称“本中心”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障本中心各项工作的顺利开展，更好地实现本中心的宗旨和使命。（二）适用范围本制度适用于本中心开展的所有采购活动，包括但不限于货物采购、服务采购和工程采购。凡使用本中心资金进行的采购行为，均应遵循本制度的规定。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争机会均等。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本中心设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由中心管理层、相关部门负责人及专业人士组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和重大采购项目预算。3.对采购项目的采购方式、供应商选择等重大事项进行决策。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门本中心指定[具体部门名称]作为采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。其职责包括：1.根据本中心需求和采购决策委员会的决策，编制采购计划和采购文件。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查和采购评审活动。3.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。4.整理、归档采购文件和相关资料，建立采购档案。5.定期向采购决策委员会汇报采购工作进展情况。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等技术参数，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况以及采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本中心年度工作计划和业务需求，会同需求部门、财务部门等共同编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动、项目进度等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批年度采购预算编制完成后，应提交采购决策委员会进行审批。采购决策委员会应根据本中心的战略规划、财务状况和业务需求，对采购预算进行审核，确保预算符合本中心的整体利益和发展要求。（三）预算执行与调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应及时提出预算调整申请，说明调整的原因、金额及对本中心工作的影响等。预算调整申请经需求部门、财务部门审核后，报采购决策委员会审批。3.采购预算调整应遵循必要性、合理性和合规性原则，确保调整后的预算仍然符合本中心的发展战略和业务需求。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项采购金额达到[具体金额标准]以上的。工程采购项目，单项采购金额达到[具体金额标准]以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关法律法规和规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并记录谈判过程和结果。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、评定成交的标准等进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并形成论证意见。采购执行部门应将论证意见报采购决策委员会审批。经批准后，采购执行部门应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。采购执行部门应根据供应商的报价情况，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。3.采购执行部门对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性以及预算的合理性等。初审通过后，报财务部门审核预算。4.财务部门对采购预算进行审核，确认资金来源和预算金额的准确性。审核通过后，报采购决策委员会审批。5.采购决策委员会根据本中心的采购政策和实际情况，对采购申请进行审批。审批通过的，采购执行部门方可组织实施采购活动。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.在编制采购文件过程中，采购执行部门应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购文件符合本中心的实际需求和法律法规要求。（三）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购执行部门应在指定的媒体上发布采购公告或投标邀请书，公开采购项目的相关信息。2.采购公告或投标邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格要求、获取采购文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购执行部门应及时将采购信息告知潜在供应商，并为其提供获取采购文件的便利条件。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格要求，对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于通过资格审查的供应商，采购执行部门应建立供应商库，并定期对供应商库进行更新和维护。3.在采购评审过程中，采购执行部门应根据采购文件规定的评标标准或谈判条件，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。4.采购执行部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。5.采购执行部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。对于评价不合格的供应商，采购执行部门应采取相应的措施，如暂停合作、取消供应商资格等。（五）采购合同签订与履行1.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及对本中心权益的保障等。2.经审核通过的采购合同，由采购执行部门代表本中心与供应商签订。签订后的采购合同应加盖本中心公章或合同专用章，并由双方授权代表签字确认。3.采购执行部门应按照采购合同约定，跟踪供应商的合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。4.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量要求等履行供货义务。如供应商未能按时履行合同义务，采购执行部门有权追究其违约责任。5.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、财务部门等相关部门对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、型号、性能等是否符合采购合同约定的要求。验收人员应按照验收标准进行验收，并填写《采购验收报告》。3.对于验收合格的采购项目，验收人员应在《采购验收报告》上签字确认。验收合格的采购项目方可办理付款手续。4.对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或重新供货。如供应商未能按时整改或重新供货，采购执行部门有权扣除相应的货款或追究其违约责任。（七）采购付款1.采购项目验收合格后，采购执行部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，填写《付款申请表》，并提交相关证明材料，如采购合同、验收报告、发票等。2.《付款申请表》经采购执行部门负责人审核签字后，报财务部门审核。3.财务部门对采购付款申请进行审核，确认采购项目的验收情况、合同履行情况以及发票的真实性、合法性等。审核通过后，报本中心负责人审批。4.本中心负责人根据审批权限对采购付款申请进行审批。审批通过的，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。六、采购监督与审计（一）内部监督1.本中心建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购决策委员会、审计部门、财务部门等应按照各自职责，对采购活动进行监督检查。2.采购执行部门应定期向采购决策委员会汇报采购工作进展情况，接受采购决策委员会的监督指导。3.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况以及采购资金的使用效益等。对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。4.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安