金山区学校内部控制制度

PAGE金山区学校内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强金山区学校内部管理，规范学校各项经济活动，提高资金使用效益，防范财务风险，保障学校教育事业健康发展，根据国家有关法律法规和相关财经制度，结合本区学校实际情况，制定本内部控制制度。（二）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《事业单位财务规则》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规及相关财经制度制定。（三）适用范围本制度适用于金山区各级各类公办学校及所属事业单位。（四）基本原则1.合法性原则：学校内部控制制度的建立应符合国家法律法规和财经制度的要求。2.全面性原则：内部控制应涵盖学校经济活动的全过程，包括预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等各个方面。3.重要性原则：在全面控制的基础上，应关注学校经济活动的重要领域和关键环节，确保内部控制的有效性。4.制衡性原则：学校应在机构设置、职责分工、业务流程等方面相互制约、相互监督，避免权力过于集中。5.适应性原则：内部控制制度应与学校的规模、性质、业务特点等相适应，并随着外部环境的变化、学校经济活动的调整和管理要求的提高不断完善。二、组织架构与职责分工（一）学校管理层职责1.校长职责校长是学校内部控制的第一责任人，对学校内部控制的建立健全和有效实施负责。负责审批学校重大经济决策，监督学校各项经济活动的合规性、合理性和有效性。2.副校长职责协助校长做好学校内部控制工作，按照分工负责相关经济活动的管理和监督，对校长负责并报告工作。（二）职能部门职责1.财务部门职责负责学校财务预算的编制、执行和监督，严格执行国家财经法规和财务制度，做好会计核算和财务管理工作。审核各项收支凭证，确保收支合规、准确；定期编制财务报表，如实反映学校财务状况和收支情况。加强财务内部控制，建立健全财务管理制度和岗位责任制，防范财务风险。参与学校经济活动的决策和管理，提供财务分析和建议，为学校领导决策提供依据。2.采购部门职责负责制定学校采购计划，根据实际需要合理安排采购项目。组织实施采购活动，严格按照采购程序进行采购，确保采购过程公开、公平、公正。对采购项目进行验收，确保采购物资和服务符合要求。建立采购档案，妥善保管采购相关资料。3.资产管理部门职责负责学校资产的清查、登记、入账、核算等工作，建立健全资产管理制度。定期对资产进行盘点，确保资产账实相符；加强资产日常管理，做好资产的维护、保养和处置工作。监督资产的使用情况，提高资产使用效益，防止资产流失。4.项目管理部门职责（涉及建设项目等）负责学校建设项目的立项、可行性研究、规划设计等前期工作。组织建设项目的招投标、施工管理、质量监督等工作，确保项目顺利实施。做好建设项目的预算控制、进度控制和成本控制，及时办理项目竣工决算和验收手续。5.合同管理部门职责负责学校各类经济合同的起草、审核、签订和备案工作。对合同执行情况进行跟踪和监督，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。建立合同管理档案，妥善保管合同相关资料。（三）岗位设置与职责1.财务岗位会计岗位：负责学校会计核算工作，编制记账凭证，登记账簿，编制财务报表等。出纳岗位：负责学校现金收付、银行结算等工作，保管库存现金和有价证券，登记现金和银行存款日记账。财务审核岗位：对学校各项经济业务进行审核监督，检查财务收支的合规性、合理性和准确性。2.采购岗位采购计划岗位：负责制定采购计划，收集采购需求信息。采购执行岗位：组织实施采购活动，与供应商洽谈采购事宜。采购验收岗位：对采购物资和服务进行验收，确保符合要求。3.资产岗位资产登记岗位：负责学校资产的清查、登记、入账工作。资产保管岗位：负责资产的日常保管和维护工作。资产处置岗位：按照规定程序办理资产处置手续。4.项目岗位（涉及建设项目等）项目前期岗位：负责建设项目的前期准备工作。项目施工管理岗位：负责建设项目的现场施工管理。项目造价管理岗位：负责建设项目的造价控制和成本核算。5.合同岗位合同起草岗位：负责起草学校各类经济合同。合同审核岗位：对合同条款进行审核，防范合同风险。合同执行监督岗位：跟踪合同执行情况，及时处理合同纠纷。三、预算管理（一）预算编制1.学校应按照财政部门的要求，结合学校事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制年度预算。2.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，收入预算应积极稳妥，支出预算应统筹兼顾、保证重点、勤俭节约。3.学校各部门应根据本部门的工作任务和事业发展需要，提出预算建议数，经财务部门审核汇总后，报学校管理层审核。4.学校管理层应根据学校事业发展规划和财力可能，对预算建议数进行研究和调整，形成年度预算草案，报财政部门审批。（二）预算执行1.学校应严格执行经批准的年度预算，不得擅自调整预算。确需调整预算的，应按照规定程序报财政部门审批。2.财务部门应建立健全预算执行管理制度，加强对预算执行情况的监控和分析，定期向学校管理层报告预算执行情况。3.学校各部门应按照预算安排组织实施各项经济活动，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.学校在预算执行过程中，因国家政策调整、事业发展需要等原因，确需调整预算的，应按照规定程序提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整的原因、项目、金额等内容，并附相关证明材料。3.财务部门应会同相关部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见，报学校管理层审批。4.经批准的预算调整事项，应及时调整预算，并按照新的预算执行。（四）预算分析与考核1.财务部门应定期对预算执行情况进行分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施和建议。2.学校应建立预算执行考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价，将考核结果与部门绩效挂钩。3.预算执行考核应包括预算执行进度、预算执行的准确性、预算执行的效益等方面的内容。四、收支管理（一）收入管理1.学校收入包括财政补助收入、事业收入、上级补助收入、附属单位上缴收入、经营收入和其他收入等。2.学校应严格按照国家有关规定，依法组织收入，确保收入来源合法、合规。3.学校各项收费应严格执行国家和地方有关收费政策和标准，不得擅自设立收费项目、提高收费标准。4.学校应建立健全收入管理制度，加强对收入的核算和管理，确保收入及时足额入账。5.财务部门应定期对学校收入情况进行分析，及时发现收入管理中存在的问题，并提出改进措施和建议。（二）支出管理1.学校支出应严格执行国家有关财务制度和财经纪律，按照批准的预算和规定的开支范围、标准进行支出。2.学校应建立健全支出审批制度，明确审批权限和审批程序。重大支出项目应实行集体决策。3.学校支出应按照支出性质和用途进行分类核算，确保支出核算准确、规范。4.学校应加强对支出的控制和监督，严格执行政府采购制度、国库集中支付制度等，确保支出合规、合理、有效。5.财务部门应定期对学校支出情况进行分析，及时发现支出管理中存在的问题，并提出改进措施和建议。（三）票据管理1.学校应按照国家有关规定，加强票据管理，建立健全票据管理制度。2.学校应指定专人负责票据的领购、保管、使用和核销等工作。3.学校使用的票据应符合国家和地方有关规定，不得使用非法票据。4.学校应建立票据使用登记制度，如实登记票据的使用情况，确保票据使用规范、安全。5.学校应定期对票据进行盘点，确保票据账实相符。五、采购管理（一）采购预算与计划1.学校应根据事业发展需要和财力状况，编制采购预算，明确采购项目、采购金额等内容。2.采购部门应根据采购预算，结合学校实际需求，制定采购计划，合理安排采购时间和采购方式。（二）采购方式1.学校采购应根据采购项目的性质、金额等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照规定程序报财政部门批准。（三）采购程序1.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，严格按照采购程序进行操作。采购程序一般包括采购申请、采购审批、采购文件编制、采购信息发布、供应商选择、采购合同签订、采购验收等环节。2.在采购过程中，采购部门应充分了解市场情况，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。3.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购合同的合法性、有效性和完整性。（四）采购验收1.采购物资和服务到货后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资和服务的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格的采购物资和服务，验收人员应签署验收意见，并办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商协商解决。（五）采购档案管理1.采购部门应建立采购档案，妥善保管采购过程中形成的各类文件和资料。采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购文件、采购合同、采购验收报告等。2.采购档案应按照规定的期限进行保管，不得擅自销毁。六、资产管理（一）资产清查1.学校应定期对资产进行清查，确保资产账实相符。资产清查工作一般每年进行一次。2.资产清查工作应包括资产的实物盘点、账务核对、产权界定等内容。3.资产清查结束后，应编制资产清查报告，如实反映资产清查情况，并对清查中发现的问题提出处理意见。（二）资产登记与入账1.学校应建立健全资产登记制度，对资产的购置、调入、调出、捐赠、报废等情况进行详细登记。2.资产登记应包括资产的名称、规格型号、数量、价值、购置时间、使用部门等信息。3.财务部门应根据资产登记情况，及时进行账务处理，确保资产入账准确、完整。（三）资产保管与使用1.学校应明确资产保管责任，落实资产保管人员，确保资产安全完整。2.资产使用部门应按照规定的用途使用资产，不得擅自改变资产用途。3.学校应加强对资产使用情况的监督检查，定期对资产进行维护、保养，提高资产使用效益。（四）资产处置1.学校资产处置应按照国家有关规定进行，严格履行审批手续。资产处置方式包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损等。2.资产处置应由资产管理部门提出申请，经财务部门审核、学校管理层审批后，按照规定程序进行处置。3.资产处置收入应按照国家有关规定上缴国库或纳入学校预算管理。七、建设项目管理（一）项目立项与可行性研究1.学校建设项目应根据事业发展需要和财力状况，进行立项审批。立项申请应包括项目建设的必要性、可行性、建设内容、投资估算等内容。2.学校应组织相关人员对建设项目进行可行性研究，编制可行性研究报告。可行性研究报告应包括项目背景、市场需求、技术方案、经济效益、社会效益等方面的内容。（二）项目设计与预算编制1.学校应委托具有相应资质的设计单位进行建设项目设计，确保设计方案符合学校实际需求和相关规范要求。2.设计单位应根据设计方案编制项目预算，明确项目建设投资总额。项目预算应包括工程费用、工程建设其他费用、预备费等内容。（三）项目招投标1.学校建设项目应按照国家有关规定进行招投标，选择具有相应资质和信誉的施工单位和监理单位。2.招投标应严格按照规定程序进行，确保招投标过程公开、公平、公正。（四）项目施工管理1.学校应与施工单位签订施工合同，明确双方的权利和义务，确保施工合同的合法性、有效性和完整性。2.学校应建立健全项目施工管理制度，加强对施工过程的监督检查，确保工程质量、进度和安全。3.监理单位应按照监理合同的要求，对施工过程进行全程监理，确保工程质量符合要求。（五）项目造价控制1.学校应加强对建设项目造价的控制，严格执行项目预算，确保项目投资不超预算。2.财务部门应定期对项目造价情况进行分析，及时发现造价控制中存在问题，并提出改进措施和建议。（六）项目竣工验收1.建设项目竣工后，学校应及时组织相关人员进行竣工验收。竣工验收应包括工程质量、工程进度、工程投资、工程资料等方面的内容。2.验收合格的建设项目，应及时办理竣工决算手续；验收不合格的，应及时整改，直至验收合格。八、合同管理（一）合同签订1.学校各类经济合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。2.合同起草部门应根据合同内容，认真起草合同文本，确保合同条款合法、合规、明确、具体。3.合同文本起草完成后，应提交合同审核部门进行审核。合同审核部门应从法律、经济、技术等方面对合同文本进行审核，提出审核意见。4.经审核通过的合同文本，应由学校法定代表人或授权代表签字，并加盖学校公章。（二）合同履行1.合同签订后，合同双方应按照合同约定履行各自的义务。2.学校应建立合同履行跟踪制度，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，应按照规定程序办理相关手续。（三）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，合同双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。2.学校应积极参与合同纠纷的处理，维护学校的合法权益。在处理合同纠纷过程中，应及时收集相关证据，按照法律规定和合同约定进行处理。（四）合同档案管理1.学校应建立合同档案管理制度，对合同文本及相关资料进行妥善保管。合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同履行记录、合同纠纷处理记录等。2.合同档案应按照规定的期限进行保管，不得擅自销毁。九、监督与评价（一）内部监督1.学校应建立健全内部监督制度，加强对内部控制制度执行情况的监督检查。2.内部监督应包括日常监督和专项监督。日常监督由学校各职能部门按照职责分工进行；专项监督由学校管理层或内部审计部门组织实施。3.