进一步规范公文书写制度

PAGE进一步规范公文书写制度一、总则（一）目的为了提高公司/组织公文处理的效率和质量，确保公文传达信息的准确性、规范性和严肃性，促进公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间、各部门与外部单位之间往来的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.准确规范原则：公文内容应准确无误，符合国家法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定，语言表达规范、严谨。2.及时高效原则：公文处理应遵循及时、高效的原则，确保公文在规定时间内传递、办理，不得延误。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保公文在传递、处理过程中的安全，防止信息泄露。二、公文种类及格式（一）公文种类1.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。3.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。4.批复：适用于答复下级机关请示事项。5.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（二）公文格式1.页面设置：公文应采用A4纸型，页边距上、下各为2.54cm，左、右各为3.17cm。2.字体字号：标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），成文日期一般右空四字编排。加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。3.排版要求：公文排版一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。三、公文拟制（一）起草1.内容要求：公文起草应主题明确、内容完整、逻辑严谨、表述准确。涉及重大事项、重要政策、重要工作部署等内容的公文，应进行充分调研、论证，并广泛征求意见。2.语言规范：公文语言应简洁明了、通俗易懂，避免使用生僻词汇、模糊表述和口语化表达。使用数字、计量单位等应符合国家规定。3.格式规范：起草公文应严格按照本制度规定的格式要求进行排版，确保页面布局合理、字体字号规范、段落间距适中。（二）审核1.初审：公文起草完成后，应由起草部门负责人进行初审。初审内容包括公文内容是否符合要求、格式是否规范、语言是否准确等。初审通过后，将公文提交至公司/组织办公室。2.复审：办公室收到公文后进行复审。复审内容包括公文的合法性、合规性、准确性、完整性以及与公司/组织整体工作的协调性等。复审过程中，如发现问题，应及时与起草部门沟通，提出修改意见，起草部门应根据意见进行修改完善。3.终审：复审通过后的公文，提交至公司/组织领导进行终审。领导根据公司/组织的工作要求和实际情况，对公文进行最终审核把关，决定公文是否印发。（三）签发1.一般公文：经终审通过的公文，由公司/组织主要领导或授权的分管领导签发。2.重要公文：涉及重大决策、重要事项、重要政策等的公文，应由公司/组织领导班子集体研究决定后，由主要领导签发。四、公文办理（一）收文办理1.签收：公司/组织办公室收到外来公文后，应及时进行签收登记。签收时，要检查公文的包装是否完好，封口是否严密，文件数量是否齐全等。2.登记：对签收的公文进行详细登记，登记内容包括公文的标题、发文字号、发文机关、成文日期、密级、份数、收文日期等。3.初审：办公室对收文进行初审，初审内容包括公文的内容是否符合公司/组织的工作要求、是否需要办理、格式是否规范等。初审通过后，根据公文的内容和性质，及时分送相关部门办理。4.承办：承办部门收到交办的公文后，应及时安排专人办理。办理过程中，要严格按照规定的程序和要求进行，确保公文办理的质量和效率。对于涉及多个部门的公文，主办部门应主动与协办部门沟通协调，共同做好办理工作。5.传阅：需要传阅的公文，办公室应按照规定的范围和顺序进行传阅。传阅过程中，要及时掌握公文的传阅情况，确保公文能够及时、准确地传达到相关人员手中。传阅人员应在公文传阅单上签字，注明传阅日期。6.催办：办公室对公文的办理情况进行跟踪催办，及时了解公文的办理进度，对办理过程中出现的问题及时协调解决。催办可以采用电话催办、书面催办等方式进行。7.答复：承办部门对交办的公文办理完毕后，应及时将办理结果答复来文机关，并将办理情况反馈给办公室。答复公文应按照规定的格式和要求进行撰写，确保答复内容准确、规范。（二）发文办理1.复核：已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。2.登记：对复核后的公文进行登记编号，登记内容包括公文的标题、发文字号、发文机关、成文日期、密级、份数、印发日期等。3.印制：根据公文的内容和格式要求，安排专人进行印制。印制过程中，要严格按照排版样式进行排版，确保公文的印刷质量。对涉密公文，应按照保密规定进行印制。4.核发：公文印制完毕后，办公室对公文的印刷质量、格式等进行检查核对，无误后进行盖章、封装，并按照规定的范围和方式进行分发。分发时，要做好分发记录，确保公文能够准确、及时地送达收件人手中。五、公文管理（一）公文归档1.归档范围：公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的公文材料，包括收文、发文、内部文件、会议文件等，均应进行归档。2.归档要求：归档公文应齐全完整、分类准确、编目规范。归档时，应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，并编制归档目录。3.归档时间：公文办理完毕后，承办部门应及时将公文整理归档，一般应在次年上半年完成上一年度公文的归档工作。（二）公文查阅1.查阅范围：公司/组织内部人员因工作需要，可以查阅归档的公文。查阅涉密公文，应按照保密规定办理审批手续。2.查阅程序：查阅人应填写公文查阅申请表，注明查阅的公文名称、文号、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，提交至办公室。办公室根据查阅申请表，提供相应的公文，并做好查阅登记。查阅人查阅完毕后，应及时归还公文，不得擅自留存、复制、转借。3.查阅限制：涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息等重要信息的公文，未经公司/组织批准，不得查阅、复制、传播。（三）公文保密1.保密制度：严格遵守国家有关保密法律法规，建立健全公文保密制度。对涉密公文，应明确密级、保密期限和知悉范围，采取相应的保密措施。2.人员管理：加强对公文处理人员的保密教育，提高保密意识，确保公文在处理过程中的安全。涉密公文处理人员应签订保密协议，明确保密责任。3.载体管理：对存储涉密公文的载体，如硬盘、光盘、U盘等，应进行严格管理，设置密码保护，定期进行杀毒和数据备份。涉密公文的传递应通过机要通信、专人递送等方式进行，不得通过普通邮政、电子邮件等方式传递。（四）公文销毁1.销毁范围：对已失去保存价值的公文，应及时进行销毁。销毁范围包括超过保管期限的公文、已办理完毕且无留存必要的公文、涉密公文解密后已失去保密价值的公文等。2.销毁程序：公文销毁前，应由承办部门填写公文销毁申请表，注明销毁公文的名称、文号、数量、销毁原因等，经所在部门负责人签字同意后，提交至办公室。办公室对申请销毁的公文进行审