贵阳市档案保管工作制度

PAGE贵阳市档案保管工作制度一、总则（一）目的为加强贵阳市档案保管工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵阳市行政区域内各级各类机关、团体、企事业单位及其他组织的档案保管工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案保管工作，对本单位的各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则档案内容应真实反映本单位各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。4.方便利用原则档案保管工作应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构设置1.各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理机构，如档案科、档案室等；不具备单独设立条件的，应指定内部机构或专人负责档案保管工作。2.档案管理机构应具备必要的办公场所、设备和设施，满足档案保管、整理、查阅等工作的需要。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员基本条件政治素质高，责任心强，具备保密意识。熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，经过专业培训并取得相应资格证书。身体健康，能够胜任档案管理工作。2.档案管理人员主要职责负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案使用规范、有序。负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理和利用。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。负责开展档案业务培训和宣传工作，提高本单位人员的档案意识和档案管理水平。完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.反映本单位职能活动和历史发展的各类文件材料，包括上级文件、本单位发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案等。2.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、实物等特殊载体档案。3.本单位下属机构或部门报送的重要文件材料及档案。4.其他与本单位工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续完备。3.对特殊载体档案，应按照相关技术要求进行收集和整理，确保其质量和完整性。4.档案管理人员应定期对各部门文件材料的收集情况进行检查和督促，发现问题及时纠正。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、上架、查阅等管理操作。（四）档案整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制分类方案。将每份文件材料进行编号、编目，填写文件目录。按照分类方案和编号顺序，将文件材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标注相关信息。2.科技档案整理按照项目、专业等进行分类，建立科技档案分类体系。对每个项目或专业的文件材料进行编号、编目，编制科技档案目录。将科技文件材料按照一定顺序排列，装订成册或装入档案袋，并在档案袋上标注相关信息。3.会计档案整理按照会计档案的种类和保管期限进行分类，如会计凭证、会计账簿、财务报告等。对会计档案进行编号、编目，编制会计档案目录。将会计档案按照规定顺序装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标注相关信息。4.特殊载体档案整理照片档案应按照片内容、时间、地点等进行分类，编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行编号、编目。录音、录像档案应按照内容、时间等进行分类，标注录制时间、地点、人物、内容摘要等信息，并进行编号、编目。实物档案应进行详细登记，注明实物名称、来源、时间、保管期限等信息，并妥善保管。四、档案保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源、污染源等。2.档案库房应具备防火、防盗防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等安全防护设施，如防火门、防盗窗、窗帘、除湿机、空调、防虫药、鼠夹等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境整洁、安全。4.档案库房应安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温度和湿度，并采取相应的调控措施，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。（二）档案装具与设备配备1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.配备必要的档案管理设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机等，满足档案信息化管理和日常工作需要。3.定期检查档案装具和设备的使用状况，及时进行维护和更新，确保其正常运行。（三）档案存放与排列1.按照档案分类方案和编号顺序，将档案装入档案盒或上架存放，做到排列有序、便于查找。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，便于管理和鉴定。3.对珍贵、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案安全检查与维护1.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，重点检查防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施的运行情况，以及档案的存放状况，发现问题及时处理。2.每年对档案进行一次全面的清查核对，确保档案的数量、质量和完整性。3.对破损、褪色、字迹模糊等有问题的档案，应及时进行修复或复制，确保档案信息的可读性。4.随着档案管理技术的发展和档案保管要求的提高，及时更新档案保管设备和技术，提高档案保管的安全性和科学性。五、档案查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位保管的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应严格按照保密规定进行查阅和借阅管理。（二）查阅与借阅手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅（借阅）申请表》，注明查阅（借阅）目的、档案名称、查阅（借阅）期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理机构审批。2.档案管理机构对申请表进行审核，批准后按照规定提供档案查阅或借阅服务，并在《档案查阅（借阅）登记簿》上进行登记，记录查阅（借阅）时间、人员、档案名称等信息。3.外单位查阅本单位档案，应提前向本单位档案管理机构提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅档案范围等信息，经本单位分管领导批准后，办理查阅手续。查阅时，应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。4.查阅、借阅档案人员应严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印、拍照等，应经档案管理机构同意，并按照规定办理相关手续。（三）查阅与借阅期限1.本单位工作人员查阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。2.借阅档案期限一般不得超过[X]天，特殊情况需要延长的，应提前向档案管理机构说明原因，并办理延期手续。（四）归还与注销1.查阅、借阅人员应在规定期限内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。2.档案归还后，档案管理人员应在《档案查阅（借阅）登记簿》上进行注销登记，注明归还时间、档案是否完好等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.档案鉴定工作小组应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。3.档案鉴定工作小组应按照档案鉴定标准和方法，对档案进行逐卷、逐件鉴定，形成档案鉴定意见。（二）鉴定标准1.对保管期限已满且失去保存价值的档案，可予以销毁。2.对虽未到保管期限，但已无现实利用价值或重复、冗余的档案，经鉴定后可考虑销毁。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应按照保密规定进行保管，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组形成档案鉴定意见后，编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理机构负责人审核、本单位分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的记录和凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅、利用，为单位各项工作提供更加便捷、高效的服务。3.确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改等情况发生。（二）信息化管理系统建设1.选择适合本单位档案管理需求的信息化管理系统，系统应具备档案录入、编目、检索、借阅管理、统计分析、安全保密等功能。2.对档案管理人员进行信息化管理系统操作培训，使其熟悉系统的功能和使用方法，能够熟练运用系统进行档案管理工作。3.按照档案分类方案和整理要求，将档案信息录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。录入的档案信息应准确、完整，与纸质档案内容一致。（三）档案信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，明确档案信息安全管理责任，加强对档案信息系统的安全防护。2.采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙、入侵检测等技术措施，确保档案信息的安全。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。4.对档案信息系统的操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因操作失误导致档案信息泄露。（四）电子档案