询价采购内控制度

PAGE询价采购内控制度一、总则（一）目的为了加强公司询价采购管理，规范询价采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全资、控股子公司的询价采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：询价采购活动应当符合国家法律法规、政策以及公司内部规章制度的要求。2.公开、公平、公正原则：询价采购过程应当公开透明，采购信息应当向所有潜在供应商公开；对所有供应商一视同仁，不得歧视任何一方；采购决策应当基于客观事实和公正判断。3.效益原则：在确保采购质量的前提下，通过科学合理的询价采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应当诚实守信，严格履行合同约定，不得欺诈、违约。二、询价采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对采购需求的合理性、必要性进行初审。2.如发现采购需求不合理或不必要，采购部门应与需求部门沟通协商，提出调整建议；如需求部门坚持原采购需求，采购部门应将相关情况记录在案，并提交至上级领导审批。（三）询价准备1.根据采购需求，采购部门确定潜在供应商名单。潜在供应商应具备良好的商业信誉、生产经营能力和产品质量保证能力。2.采购部门向潜在供应商发放《询价通知书》，《询价通知书》应包含采购物品或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。3.采购部门收集潜在供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，建立供应商档案。（四）供应商报价1.潜在供应商应在规定的时间内，按照《询价通知书》的要求，向采购部门提交报价文件。报价文件应包含报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等内容。2.采购部门对供应商的报价文件进行初步审查，如发现报价文件不符合要求，应及时通知供应商进行补充或修改。（五）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组，询价评审小组由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.询价评审小组对供应商的报价文件进行详细评审，评审内容包括报价合理性、产品质量、售后服务、交货期等方面。3.询价评审小组根据评审结果，推荐中标候选人，并编写《询价评审报告》。《询价评审报告》应包含采购项目概述、询价过程、评审情况、中标候选人推荐意见等内容。（六）采购决策1.公司领导根据《询价评审报告》，做出采购决策。采购决策应明确中标供应商、采购价格、采购数量、交货时间、交货地点等内容。2.如采购金额较大或采购项目较为复杂，采购决策应提交至公司董事会或总经理办公会审议通过。（七）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本提交至需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（八）采购验收1.采购物品或服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。《采购验收单》应包含采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。如协商不成，可按照采购合同的约定，通过法律途径解决。（九）付款结算1.财务部门根据采购合同和《采购验收单》，办理付款结算手续。付款方式应按照采购合同的约定执行。2.财务部门在付款前，应审核采购发票的真实性、合法性、完整性。如发现采购发票存在问题，应及时与采购部门和供应商沟通协商解决。三、询价采购风险管理（一）风险识别1.供应商选择风险：供应商选择不当可能导致采购物品或服务质量不合格、交货延迟、价格不合理等问题。2.询价过程风险：询价过程不规范、信息不公开、评审不公正等可能导致采购结果不公平、不合理，损害公司利益。3.合同签订风险：合同条款不明确、权利义务不对等、违约责任不清晰等可能导致合同履行过程中出现纠纷，给公司带来损失。4.采购验收风险：验收标准不明确、验收程序不规范、验收人员不专业等可能导致验收结果不准确，无法保证采购物品或服务的质量。5.付款结算风险：付款方式不合理、付款时间不明确、财务审核不严格等可能导致资金损失或财务风险。（二）风险评估1.采购部门会同相关部门，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类排序，确定重点风险和一般风险。（三）风险应对1.供应商选择风险应对：建立科学合理的供应商选择标准和评价体系，加强对供应商的考察和评估，选择优质供应商；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商行为。2.询价过程风险应对：规范询价采购流程，确保询价过程公开、公平、公正；加强对询价评审小组的管理和监督，提高评审人员的专业素质和职业道德水平；建立询价采购信息公开制度，及时向公司内部和外部公开采购信息。3.合同签订风险应对：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款明确、权利义务对等、违约责任清晰；聘请专业律师对采购合同进行审查，防范合同法律风险。4.采购验收风险应对：明确采购验收标准和程序，加强对验收人员的培训和管理，提高验收人员的专业素质和责任心；建立采购验收监督机制，对验收过程进行全程监督。5.付款结算风险应对：严格按照采购合同的约定办理付款结算手续，明确付款方式和付款时间；加强对财务人员的培训和管理，提高财务人员的业务水平和风险意识；建立付款结算审核制度，对付款申请进行严格审核。四、询价采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购合同是否履行等情况。2.采购部门应定期向公司领导汇报询价采购工作进展情况，接受公司领导的监督和指导。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，及时整改存在的问题。2.公司应建立健全投诉举报机制，接受供应商和公司内部员工的投诉举报，对投诉举报事项进行及时调查处理。五、询价采购档案管理（一）档案内容询价采购档案应包括采购需求申请表、询价通知书、供应商报价文件、询价评审报告、采购合同、采购验收单、付款凭证等相关资料。（二）档案保管1.采购部门负责询价采购档案的整理、归档和保管工作。2.询价采购档案应按照年度、项目分类存放，便于查阅和管理。3.询价采购档案的保管期限应按照国家法律法规和公司内部规章制度的要求执行，一般不得少于[X]年。（三）档案查阅1.公司内部人员查阅询价采购档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核签字后，提交至采购部门。