科技厅档案三合一制度

PAGE科技厅档案三合一制度一、总则（一）目的为加强科技厅档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合科技厅实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科技厅机关各处室、直属事业单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则科技厅档案工作实行集中统一管理，由厅办公室负责统筹协调，指定专人负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映科技厅各项工作活动的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理科技厅在不同时期、不同工作领域形成的各类档案，确保档案的完整性，避免重要档案的遗漏。4.准确性原则档案内容应准确无误，数据、信息等应真实可靠，确保档案的质量和价值。5.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，科学分类、合理编号，建立便捷的检索系统，提高档案查阅和利用效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.党群工作类包括科技厅党组、机关党委、工会、共青团、妇联等组织的各类文件、会议记录、活动资料等。2.行政管理类涵盖厅机关的行政事务管理文件，如办公会议纪要、工作计划与总结、人事任免、财务预决算、固定资产管理等方面的档案。3.业务工作类这是科技厅档案的核心部分，按照科技项目管理、科研成果转化、科技创新平台建设、科技人才培养等业务领域进行分类。每个业务领域再根据项目阶段、工作环节等进一步细分，如项目申报、立项、实施、验收等环节的相关文件资料。4.科技成果类主要包括科技厅组织实施或参与的各类科研项目所取得的成果材料，如科研报告、论文著作、专利证书、奖励证书等。5.基本建设类涉及科技厅基本建设项目的相关档案，如项目规划、可行性研究报告、设计图纸、招投标文件、施工过程资料、竣工验收文件等。6.设备仪器类关于科技厅购置、使用和管理的各类设备仪器的档案，包括设备采购合同、说明书、操作规程、维修记录等。（二）档案编号1.编号规则采用“全宗号年度保管期限分类号件号”的编号方式。全宗号为科技厅的固定编号；年度为档案形成的年份，采用公元纪年，如“2023”；保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）；分类号按照上述档案分类类别分别设定代码，如党群工作类为“D1”，行政管理类为“D2”等；件号为每件档案在其分类内的顺序号。2.编号示例例如，一份2023年形成的关于科技厅党组会议纪要的永久档案，属于党群工作类，其编号为：全宗号2023永久D1001。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各处室、直属事业单位应明确专人负责档案材料的收集工作，确保在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应包括纸质文件、电子文件、图表、数据等多种形式，确保档案信息的全面性。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集相关材料，进行初步整理。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.装订与编目对于纸质档案，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订。同时，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等信息，以便于查阅和管理。3.电子档案整理电子档案应按照分类要求进行文件夹命名和存储，确保文件名规范、准确。同时，建立电子档案索引，与纸质档案目录相对应，方便快速查找。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保存。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.根据档案的类型和数量，选用合适的档案装具，如档案柜、档案盒等。档案柜应坚固耐用，便于分类存放档案；档案盒应符合标准规格，能够有效保护档案。2.在档案装具上应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速查找和管理。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映科技厅主要职能活动和历史面貌的，对科技厅工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管重要的、具有一定历史意义和利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（四）档案定期检查1.建立档案定期检查制度，每年至少进行一次全面检查，对档案的保管状况、数量变化等进行详细记录。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、系统性，档案装具的完好情况，库房的环境条件等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。五、档案利用（一）利用范围1.科技厅内部工作人员因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续。2.根据国家法律法规和有关规定，经批准，外部单位或个人因工作需要查阅科技厅档案的，也可提供查阅服务，但应严格履行审批程序。（二）利用手续1.内部查阅科技厅工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在处室负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并做好查阅记录。2.外部查阅外部单位或个人查阅档案，需提前向科技厅提交查阅申请函，说明查阅理由、查阅范围等内容。经科技厅相关领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需复制，应按照规定办理审批手续。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、档案名称、编号、查阅期限等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务专家、财务人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限划分标准，对到期档案进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应考虑其是否涉及国家机密、知识产权等特殊情况，如有特殊情况需另行处理。（三）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报科技厅分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上注明销毁方式、日期、监销人等信息。4.销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化建设（一）信息化目标1.建立科技厅档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为科技厅各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）数字化扫描1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理行业标准要求。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和图像处理，确保图像清晰、完整，便于存储和查阅。（三）数据录入与挂接1.将档案目录信息录入档案管理信息系统，建立与电子档案的关联，实现档案目录与电子档案的快速检索。2.对档案全文信息进行分类存储，按照档案编号和分类体系进行命名和组织，