省级示范园档案管理制度

PAGE省级示范园档案管理制度一、总则（一）目的为加强省级示范园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在示范园建设、管理、教学、科研等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于省级示范园内各部门、各班级及全体教职员工、学生所形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映示范园各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集各类档案，保证档案资料的齐全完整，不遗漏重要信息。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号、排列，使其具有系统性和逻辑性，便于查找和利用。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、示范园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。（四）档案管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本示范园档案管理制度。负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全。积极开发档案信息资源，为示范园各项工作提供服务。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案的日常管理。配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、编研和利用等工作。严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。3.兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案资料的齐全完整。按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。协助档案管理部门开展档案的清查盘点、统计等工作。学习和掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高档案管理水平。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括上级文件、示范园文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教学管理类档案：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学成果、学生成绩等。3.学生管理类档案：包括学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价、社会实践记录等。4.科研管理类档案：包括科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等。5.后勤管理类档案：包括校园建设规划、设施设备档案、物资采购档案、维修记录等。6.安全管理类档案：包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理材料等。7.其他类档案：如外事活动档案、合作交流档案、校友档案等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案应真实可靠，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。4.兼职档案员应定期对本部门的档案进行清查，发现问题及时解决，确保档案的齐全完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，符合档案管理的要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为行政管理、教学管理、学生管理、科研管理、后勤管理、安全管理等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐美观，便于保管。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索档案。三、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求。2.档案装具应定期进行检查和维护，发现问题及时修复或更换。3.应根据档案的类别、数量等情况，合理安排档案装具的使用，提高库房空间利用率。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映示范园主要职能活动和历史面貌的，对示范园、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映示范园一般工作活动，在较长时间内对示范园工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映示范园短期工作活动，在较短时间内对示范园工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.各部门应根据档案的实际情况，准确确定档案的保管期限，并在档案整理时注明。3.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案，按照规定的程序进行处理。（四）档案清查盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清楚。2.清查盘点应制定详细的计划，明确清查范围、方法、人员分工等。3.清查盘点结束后，应编制清查盘点报告，对发现的问题及时进行整改。四、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本示范园档案管理制度。2.服务为本原则：以服务示范园各项工作为宗旨，积极为教职员工、学生和社会提供档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本示范园教职员工因工作需要查阅、借阅档案。2.学生因学习、实习、就业等需要查阅、借阅档案。3.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.本示范园教职员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.学生查阅、借阅档案，应由本人或辅导员填写《档案查阅申请表》，经学生管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.外部单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经档案管理部门负责人审核同意后，办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经示范园主管领导批准。4.需要借阅档案的，应在规定的时间内归还档案管理部门，并办理归还手续。如需延期借阅，应提前办理续借手续。（四）利用方式1.查阅：档案管理部门应设立专门的查阅场所，为利用者提供查阅服务。利用者应在查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅：对确需借阅档案的，档案管理部门应根据利用者的需求，提供相应的档案，并办理借阅登记手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管期限等因素。2.价值评估原则：根据档案的历史价值、现实价值和科学文化价值，准确评估档案的保存价值。3.慎重决定原则：对拟销毁的档案，应进行严格的审核，确保销毁的档案确无保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人和业务骨干组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、内容、形式等因素，对档案的保存价值进行综合分析判断。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。3.将《档案销毁清册》报示范园主管领导审批。4.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的统计与编研（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，数据应真实可靠。3.定期对档案统计数据进行分析，