生物物理所采购制度

PAGE生物物理所采购制度一、总则（一）目的为了规范中国科学院生物物理研究所（以下简称“生物物理所”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生物物理所各部门、各项目组及所属单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应当公开透明，接受内部监督和社会监督，保障采购信息的公开、公平、公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息或采取不正当手段谋取利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构生物物理所设立采购领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购预算、采购计划、重大采购项目等事项，确保采购活动符合研究所的战略目标和发展需求。采购领导小组由所领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行部门生物物理所指定专门的采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，确保采购活动的顺利进行。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交付时间等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。采购需求部门应积极配合采购执行部门开展采购工作，提供必要的协助和支持。（四）监督部门生物物理所设立监督部门，负责对采购活动进行全过程监督，确保采购程序合法、采购行为规范、采购结果公正。监督部门有权对采购活动中的违规行为进行调查和处理，维护采购活动的正常秩序。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应根据科研项目、日常运行等工作需要，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求报送采购执行部门。采购执行部门应对采购需求部门报送的采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性等。审核通过后的采购预算报采购领导小组审议批准。（二）预算执行采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。采购需求部门应配合采购执行部门做好采购预算的执行工作，确保采购项目按时、按质、按量完成。（三）预算监督监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算的执行情况进行统计分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。对于违反采购预算的行为，应依法依规进行处理。四、采购计划管理（一）计划编制采购执行部门应根据批准的采购预算和采购需求，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购流程、采购责任人等内容，并按照规定的时间和要求报送采购领导小组备案。采购计划应具有前瞻性和计划性，充分考虑采购项目的特点和实际需求，合理安排采购时间和进度，确保采购项目顺利实施。（二）计划执行采购执行部门应严格按照采购计划组织采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序进行申报和审批。采购需求部门应配合采购执行部门做好采购计划的执行工作，及时提供采购项目所需的技术资料、验收标准等信息，确保采购项目符合要求。（三）计划监督监督部门应加强对采购计划执行情况的监督检查，定期对采购计划的执行情况进行跟踪和评估，及时发现和纠正计划执行过程中的问题。对于违反采购计划的行为，应依法依规进行处理。五、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应严格按照规定的程序进行，确保邀请对象的合法性和公正性。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判应注重谈判过程的公平、公正，确保谈判结果的合理性。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购应符合国家有关法律法规规定的情形，并按照规定的程序进行审批。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应严格按照规定的程序进行，确保询价结果的公正性。六、采购流程（一）采购申请采购需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、交付时间等内容，并提交相关的技术资料和论证报告。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购需求部门报送的《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况，进行审议批准。（三）采购实施采购执行部门根据批准的采购申请，按照采购方式的规定，组织实施采购活动。采购执行部门应制定详细的采购方案，明确采购流程、采购时间节点、采购责任人等内容，并严格按照采购方案进行操作。在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交付时间、付款方式、售后服务等内容，并符合国家有关法律法规的规定。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送采购需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收付款采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，采购需求部门应填写《验收报告》，并提交采购执行部门。采购执行部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应严格按照采购合同和相关规定进行付款审核，确保付款的准确性和合法性。七、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应按照采购流程的要求，与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订前，采购执行部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的标的、数量、质量、价格、交付时间、付款方式、违约责任等内容，确保合同条款符合采购需求和法律法规的规定。（二）合同履行采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行部门应及时了解采购项目的进展情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、质量、数量等要求交付采购项目，并提供相应的售后服务。（三）合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等，并按照规定的程序进行审批。（四）合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行时，采购执行部门应及时与供应商办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。（五）合同归档采购执行部门应将采购合同副本及相关资料进行整理归档，妥善保管。合同归档应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，确保合同档案的完整性和可查阅性。八、采购验收管理（一）验收组织采购需求部门负责组织采购项目的验收工作。采购需求部门应成立验收小组，验收小组应由熟悉采购项目技术要求、质量标准等方面的人员组成，人数不少于三人。（二）验收依据采购项目的验收应依据采购合同、采购文件、国家有关标准和规范等进行。验收小组应严格按照验收依据对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.采购需求部门提前通知供应商做好验收准备工作，并提供验收所需的资料和文件。2.验收小组按照验收依据对采购项目进行现场检查和测试，记录验收情况。3.验收小组对验收结果进行讨论和评价，形成验收意见。验收意见应明确采购项目是否合格，如有不合格项，应提出整改要求和期限。4.采购需求部门根据验收意见填写《验收报告》，验收报告应由验收小组全体成员签字确认。验收报告应作为采购项目付款和售后服务的依据。（四）验收结果处理1.如采购项目验收合格，采购需求部门应及时办理付款手续，并将验收报告送采购执行部门和财务部门备案。2.如采购项目验收不合格，采购需求部门应及时通知供应商进行整改。供应商整改完成后，应重新组织验收，直至验收合格为止。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格，采购需求部门应按照采购合同的约定追究供应商的违约责任。九、采购风险管理（一）风险识别采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。（二）风险评估采购执行部门应根据风险识别的结果，对风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用科学的方法和工具，如风险矩阵、层次分析法等。（三）风险应对针对不同等级和影响程度的风险，采购执行部门应制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（四）风险监控采购执行部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现和处理风险变化情况。如发现风险因素发生重大变化或出现新的风险因素，应及时调整风险应对措施。十、采购信息化管理（一）采购信息系统建设生物物理所应建立采购信息系统，实现采购活动的信息化管理。采购信息系统应涵盖采购预算管理、采购计划管理、采购方式选择、采购流程控制、合同管理、验收管理、风险管理等功能模块，提高采购管理的效率和水平。（二）采购信息公开采购执行部门应通过采购信息系统等渠道，及时公开采购项目的相关信息，包括采购预算、采购计划、采购方式、采购结果等，接受内部监督和社会监督。（三）采购数据分析采购执行部门应利用采购信息系统对采购数据进行统计分析，为采购决策提供依据。采购数据分析应包括采购金额、采购数量、采购频率、供应商分布等方面的分析，以便发现采购活动中的规律和问题，不断优化采购管理。十一、监督与检查（一）内部监督监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购执行部门的采购工作进行检查和评估。检查内容包括采购程序的执行情况、采购合同的签订和履