特教学校档案管理制度

PAGE特教学校档案管理制度一、总则（一）目的特教学校档案是学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。为加强学校档案管理，充分发挥档案作用，全面提高学校管理水平和教育质量，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集学校在各个方面形成的档案资料，保证档案的门类齐全、内容完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以校长为组长，分管副校长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，领导全校档案工作。2.审定学校档案工作发展规划和年度工作计划，研究解决档案工作中的重大问题。3.监督检查档案工作制度的执行情况，对档案工作进行考核和奖惩。（二）档案管理部门学校设立综合档案室，负责全校档案的集中统一管理。其职责是：1.贯彻执行档案管理的法律法规和学校档案管理制度，制定档案工作具体实施细则。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管全校各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案的开发利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务。4.指导各部门档案工作，对兼职档案员进行业务培训。5.定期对档案进行统计分析，向上级主管部门报送档案工作统计报表。（三）兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。其职责是：1.负责收集本部门在工作中形成的各种文件材料，按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交学校综合档案室。3.协助综合档案室开展档案的查阅、利用等工作。三、档案分类及归档范围（一）党群工作类1.党组织建设党组织文件、党员名册、党组织活动记录等。2.宣传工作学校宣传计划、总结、宣传报道材料、校报校刊等。3.纪检监察工作纪检监察文件、违纪案件处理材料等。4.群团工作工会、共青团、妇联等群团组织的文件、活动记录、会员名册等。（二）行政管理类1.学校行政文件上级主管部门文件、学校行政会议记录、学校工作计划、总结、规章制度等。2.校长办公会文件校长办公会会议记录、纪要、决议等。3.学校机构设置与人事管理学校机构设置文件、人员编制、干部任免、教职工考核、奖惩、工资福利等文件材料。4.学校安全保卫工作安全保卫制度、安全检查记录、突发事件处理材料等。5.学校财务管理财务管理制度、预算决算报表、财务审计报告等。6.学校资产管理资产管理制度、固定资产登记清册、物资采购与使用记录等。7.学校对外交流与合作对外交流合作协议、来访接待记录、出访考察材料等。（三）教育教学类1.教学管理教学计划、教学大纲、课程标准、教学进度表、教学工作总结等。2.教师业务档案教师个人基本情况、教学成果、教研论文、培训记录等。3.学生学籍档案学生入学登记表、学籍卡片、成绩册、奖惩记录、毕业登记表等。4.教学研究与改革教研课题立项、研究成果、教学改革方案与总结等。5.校本课程开发校本课程规划、教材编写、教学案例等。6.教育教学活动记录公开课、示范课、观摩课记录，学科竞赛、文体活动记录等。（四）德育工作类1.德育工作计划、总结2.学生思想政治教育材料主题班会记录、学生思想状况分析报告、德育活动方案与总结等。3.班主任工作班主任工作计划、总结、工作手册、班级管理经验材料等。4.心理健康教育心理健康教育课程教案、心理咨询记录、学生心理健康档案等。（五）后勤管理类1.校园建设与维修校园规划图纸、建设项目文件、维修工程合同与记录等。2.校园环境卫生管理环境卫生管理制度、卫生检查记录、消毒记录等。3.学校食堂管理食堂管理制度、食品采购与加工记录、食品安全检查记录等。4.学校宿舍管理宿舍管理制度、住宿学生名单、宿舍卫生检查记录等。（六）特殊教育类1.特殊教育教学研究特殊教育教学方法研究、特殊教育教材教法改革成果等。2.残疾学生教育评估残疾学生入学评估报告、教育过程评估报告、毕业评估报告等。3.个性化教育方案针对残疾学生制定的个性化教育计划、教学方案等。（七）声像档案类1.学校重大活动照片、录像2.学校建设与发展历程资料片3.优秀教师、学生事迹专题片（八）实物档案类1.学校获得的荣誉证书、奖牌、奖杯2.学校重要活动纪念品3.知名人士、校友捐赠的具有纪念意义的物品四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案归档范围，及时收集本部门在工作中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”，即同时保存纸质文件和电子文件。3.对零散的文件材料，要进行系统整理，剔除重复、无用的文件。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案，对文件材料进行科学分类、编号、编目。3.整理后的档案应做到分类准确、排列有序、编目规范、装订整齐。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。先将文件按年度分开，再按保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年），然后在每个保管期限内按机构（问题）进行排列。2.教学档案按照学科年级学期分类整理。先按学科分类，再按年级、学期顺序排列。3.学生学籍档案以班级为单位，按学生姓名顺序排列。4.声像档案按照形成时间顺序编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等，并配以文字说明。5.实物档案进行登记造册，注明名称、来源、日期等信息，并拍照留存。五、档案保管（一）保管条件1.学校综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜档案保管的条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）档案上架1.按照档案分类顺序，将整理好的档案上架存放，便于查找和利用。2.同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开排列。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。（四）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.加强电子档案的管理，确保电子档案的安全存储和有效利用。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家法律法规和学校档案管理制度提供档案利用服务。2.方便利用原则简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便利。3.保密原则在提供档案利用服务过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（二）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。3.本校教职工因教学、科研、工作等需要查阅本人业务档案。4.学生因升学、转学等需要查阅本人学籍档案。5.其他经学校批准的查阅利用情况。（三）利用手续办理程序1.校内查阅查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.校外查阅查阅人除填写《档案查阅申请表》外，还需提交单位介绍信，经学校档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。3.查阅档案时，查阅人应在综合档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。（四）利用登记综合档案室对档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容、利用效果等，以便统计分析和跟踪管理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的历史价值、现实价值和保存价值等方面进行综合分析。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.定期鉴定每年对到期档案进行一次鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定对涉及学校重大事件、重要决策等时效性较强的档案，根据实际情况及时进行鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经学校档案管理领导小组批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。4.档案销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由监销人签字后存档。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的年度归档数量、累