煤矿集中采购制度及流程

PAGE煤矿集中采购制度及流程一、总则1.目的为规范煤矿物资采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于煤矿生产、建设所需各类物资的采购活动，包括但不限于设备、材料、配件、办公用品等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会，不偏袒任何一方。效益原则：在保证物资质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。诚信原则：采购方与供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方合法权益。二、采购管理机构及职责1.采购管理委员会组成：由煤矿高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责审议采购战略、政策和制度。审批年度采购计划和重大采购项目。协调采购过程中的重大问题。2.采购部门职责贯彻执行采购管理制度和流程。编制采购计划，组织采购活动实施。寻找、筛选、评估和管理供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况。收集、分析采购信息，提出改进建议。3.需求部门职责根据生产、建设需求，提出物资采购申请。参与采购技术要求的制定和供应商的技术交流。协助采购部门验收采购物资。三、采购计划管理1.采购计划编制依据煤矿年度生产、建设计划。设备、材料的库存状况。物资消耗定额和储备定额。2.采购计划分类年度采购计划：每年末由采购部门会同需求部门编制，报采购管理委员会审批。月度采购计划：每月末由需求部门根据下月生产、建设任务，向采购部门提出物资需求，采购部门汇总编制月度采购计划。3.采购计划调整因生产任务变更、设计变更等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，经采购管理委员会批准后，采购部门进行调整。四、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，信誉良好。生产能力和质量保证能力满足煤矿需求。价格合理，售后服务完善。具备良好的环保意识，符合国家环保要求。2.供应商开发与筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据供应商选择标准，对潜在供应商进行评估和筛选，确定合格供应商名单。3.供应商考核与评价采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核评价。根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格供应商进行淘汰。4.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。定期组织供应商座谈会，加强双方合作与交流。五、采购流程1.采购申请需求部门根据生产、建设需要，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、技术要求、预计到货时间等内容，经部门负责人审核后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，对于金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，报采购管理委员会审批。3.采购实施询价：采购部门根据采购审批结果，向多家合格供应商发出询价函，要求供应商提供报价及相关资料。比价：采购部门对各供应商的报价进行比较分析，选择性价比最优的供应商。谈判：对于重大采购项目，采购部门与选定的供应商进行谈判协商，确定采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。签订合同：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方权利义务。合同签订后，采购部门将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。4.采购验收到货通知：采购部门在物资到货前通知需求部门做好验收准备。验收：需求部门会同采购部门、质量检验部门等相关人员对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等。验收合格后，验收人员在验收报告上签字确认。不合格处理：对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如因供应商原因造成的损失，采购部门有权按照合同约定要求供应商赔偿。5.采购付款采购物资验收合格后，采购部门根据合同约定，填写付款申请单，附上验收报告、发票等相关资料，经部门负责人审核后提交财务部门。财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。六、采购风险管理1.风险识别市场风险：物资价格波动、市场供应短缺等。质量风险：供应商提供的物资质量不符合要求。合同风险：合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等。人员风险：采购人员违规操作、受贿等。2.风险评估采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.风险应对措施市场风险应对：建立物资价格监测机制，及时掌握市场价格动态；与供应商签订价格调整条款；适当储备物资，应对供应短缺。质量风险应对：加强供应商质量管理，严格验收程序；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务。合同风险应对：完善合同条款，明确双方权利义务；加强合同执行过程中的监督和管理，及时解决合同纠纷。人员风险应对：加强采购人员培训和职业道德教育；建立健全采购人员考核和监督机制，防止违规行为发生。七、采购信息管理1.采购信息收集采购部门通过多种渠道收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、物资需求信息等。2.采购信息分析采购部门对收集到的采购信息进行分析整理，为采购决策提供依据。分析内容包括物资价格走势、供应商供货能力、市场需求变化等。3.采购信息共享采购部门将采购信息及时与需求部门、财务部门等相关部门共享，实现信息的有效传递和利用。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购人员的违法违