民办高校档案室管理制度

PAGE民办高校档案室管理制度一、总则（一）目的为加强民办高校档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高学校管理水平和办学质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本校实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案室负责全校档案的集中统一管理，各部门、各单位应指定专人负责档案工作，确保档案的完整、准确、系统。2.真实性原则。档案应如实反映学校各项工作的历史过程和实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则。全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各种门类、各种载体的档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行保密管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行分类、编号、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范有序。3.负责档案的安全保管，配置必要的档案保管设备，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等工作，定期对档案进行检查和维护。4.开展档案信息化建设，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储和检索利用，提高档案管理的现代化水平。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。6.组织开展档案的编研工作，编写档案参考资料，开发利用档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供服务。7.负责对全校档案工作人员进行业务培训和指导，提高档案人员的业务素质和工作能力。（二）档案形成部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的及时、完整、准确。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交学校档案室。3.?指定专人负责本部门档案工作，对档案管理人员进行培训，提高档案管理意识和业务水平。4.配合学校档案室做好档案的鉴定、销毁、编研等工作，提供相关档案利用服务。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、党员名册、入党材料、表彰奖励等档案。2.行政管理类：学校行政工作中形成的各类文件、会议纪要、规章制度、工作计划、总结、统计报表、人事档案、财务档案、资产档案、基建档案、设备档案、招生档案、就业档案等。3.教学工作类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、讲稿、教材、试卷、成绩册、实习报告、毕业论文、教学评估、教学改革等档案。4.科学研究类：科研项目立项申请书、研究计划、研究报告、论文著作、科研成果鉴定书、奖励证书等档案。5.学生工作类：学生学籍档案、学生奖惩档案、学生社会实践档案、学生心理健康档案等。6.外事工作类：学校对外交流合作活动中形成的各类文件、协议、合同、邀请函、出访报告、接待记录等档案。7.其他类：学校举办的各类活动、校友工作、捐赠档案等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门在各项工作中形成的档案材料，确保档案资料的齐全完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好，符合档案管理的质量要求。3.对具有保存价值的电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.教学档案应在每学期结束后及时归档。3.科研档案应在项目结题后三个月内归档。4.学生档案应在学生毕业时归档。5.其他档案应根据实际情况及时归档。（四）归档程序1.各部门、各单位档案收集责任人对收集到的档案材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号。2.将整理好的档案材料编制目录，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交学校档案室。3.学校档案室对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，退回原部门进行补充完善后重新移交。4.经检查验收合格的档案，由学校档案室进行统一保管，并建立档案管理台账。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，采用“件”的整理方式，将每份文件作为一个“件”，进行编号、编目、装订。2.教学档案：按照教学环节和教学管理职能进行分类整理，可分为教学综合、教师业务、学生学籍、教学实践等大类，再根据具体内容进行细分。3.科研档案：按照科研项目类别进行分类整理，可分为纵向科研项目档案、横向科研项目档案、科研成果档案等，每个项目档案单独整理成册。4.学生档案：按照学生个人信息、学习成绩、奖惩情况、社会实践等内容进行分类整理，以学生个人为单位建立档案。其他档案：根据档案的性质和特点，采用相应的整理方法进行分类整理。（三）分类编号1.档案分类应科学合理，便于查找和利用。各类档案应按照一定的逻辑顺序进行编号，编号应具有唯一性。2.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式，如“2023永久001”。3.教学档案编号：根据教学档案分类方案进行编号，如“JX01001”，其中“JX”表示教学档案，“01”表示教学综合类，“001”表示该类档案的流水号。4.科研档案编号：按照科研项目编号进行编号，如“KY2023001001”，其中“KY”表示科研档案，“2023001”表示科研项目编号，“001”表示该项目档案的流水号。5.学生档案编号：以学生学号为编号，如“202000100X”，其中“2020001”表示学生学号，“00X”表示该学生档案的流水号。五、档案的保管与保护（一）保管场所学校档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。库房应安装必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备报警装置等。（二保管设备1.档案架：应选用坚固耐用、便于分类存放档案的档案架，档案架应排列整齐，标识清晰。!2.档案盒：应选用符合档案管理要求的档案盒，档案盒应标注档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。3.装订设备：配备必要的装订设备，如缝纫机、热熔胶装订机等，用于档案的装订。4.存储设备：购置足够的存储设备，如磁盘、磁带、光盘等，用于电子档案的存储。（三）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确、完整无缺。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。4.电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失损坏。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（四）保护措施1.防火：档案库房应配备消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火。2.防盗：档案库房应安装防盗门窗、监控设备和报警装置，确保档案安全。加强对档案库房的安全管理，严格控制人员出入。3.?防潮：档案库房应保持适宜的湿度，可采用除湿设备进行调节。档案架应与墙壁保持一定距离，防止档案受潮。4.防虫：定期对档案库房进行清扫，保持库房清洁卫生。可采用防虫药品进行预防，防止档案被虫蛀。5.防鼠：封堵档案库房内的鼠洞，清除鼠迹。可采用灭鼠设备或药品进行灭鼠，防止档案被鼠咬。6.防光：档案库房应采用遮光窗帘或灯具，避免阳光直射档案。对珍贵档案应采用特殊保护措施，防止光线对档案的损害。7.?防污染：档案管理人员应保持手部清洁，避免在档案上留下污渍。对接触档案的工具和设备应定期进行清洁消毒。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家法律法规和学校档案管理制度，不得损害国家利益、学校利益和他人合法权益。2.服务学校发展原则。档案利用应紧密围绕学校教学、科研、管理等中心工作，为学校发展提供有力支持。3.方便快捷原则。优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经学校批准，可查阅、借阅本校相关档案。3.学生因个人学习、就业等需要，可查阅本人学籍档案等相关档案。（三）利用方式1.查阅：利用者可直接到学校档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报学校档案室审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续，但累计借阅期限不得超过一个月。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、伪造、丢失，按时归还。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等，经学校档案室审批后，由档案管理人员进行复制。复制档案应注明出处，并加盖学校档案室印章。（四）利用登记学校档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用档案名称、数量、用途、归还时间等信息。档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。（五）服务措施1.加强档案信息化建设，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储和检索利用，提高档案利用效率。2.优化档案利用流程，简化手续，提高服务质量和水平。档案管理人员应热情接待利用者，耐心解答问题，提供优质高效的服务。3.开展档案咨询服务，为利用者提供档案信息咨询、档案整理指导等服务。4.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为学校档案管理工作提供决策依据七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、确保重点、便于利用的原则，根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的存毁。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案室负责人及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案指导档案鉴定工作，审核鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.定期鉴定：学校档案室应定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.专项鉴定：对涉及重大事件、重要项目等档案，应及时进行专项鉴定。3.鉴定内容：档案鉴定应从档案的来源、内容、形式、时间等方面进行全面审查，分析档案的保存价值和历史意义。（四）销毁程序1.经过鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作领导小组提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经学校分管领导审批后，由档案管理人员负责组织销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁后，档案管理人员应将档案销毁清单归档保存，作为档案鉴定销毁工作的记录。八、档案工作人员职责（一）档案室工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守学校档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的规范有序。3.做好档案库房的安全保管工作，定期检查档案保管状况，及时发现和处理档案保管中的问题。4.开展档案信息化建设，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储和检索利用。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值档案进行鉴定和销毁。6.组织开展档案的编研工作编写档案参考资料，开发利用档案信息资源。7.热情接待档案利用者，提供