档案数字化资产管理制度

PAGE档案数字化资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案数字化资产管理，确保档案信息的真实性、完整性、安全性和可利用性，充分发挥档案数字化资产在公司运营、管理和决策中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案数字化资产的收集、整理、存储、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案数字化资产管理活动合法合规。2.真实性原则：保证档案数字化副本与原始档案内容一致，真实反映公司业务活动和历史面貌。3.完整性原则：全面涵盖公司各类档案，确保档案数字化资产的系统性和完整性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化资产的存储安全、信息安全，防止数据丢失、泄露和损坏。5.可利用性原则：优化档案数字化资产的管理流程，提高档案信息检索和利用效率，满足公司各部门对档案信息的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案数字化资产管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划公司档案数字化工作，制定数字化工作计划和预算，报公司批准后组织执行。3.负责档案数字化项目的组织、协调和监督，确保项目按时、高质量完成。4.负责档案数字化资产的接收、整理、存储、保管和维护，建立健全档案数字化资产目录数据库。5.负责档案数字化资产的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行审批和处理。6.负责指导和监督各部门档案数字化资产的管理工作，提供业务培训和技术支持。7.负责与外部档案管理机构、相关部门的沟通协调，确保档案数字化资产的管理符合法律法规和行业要求。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.配合档案管理部门开展档案数字化工作，提供必要的人力、物力支持。3.按照档案数字化资产管理制度的要求，规范本部门档案数字化资产的利用行为，确保档案信息安全。4.负责本部门档案数字化资产的日常管理和维护，定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告档案管理部门。（三）信息技术部门职责1.负责提供档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保数字化工作的顺利进行。2.负责档案数字化存储系统的建设、维护和管理，保障数据存储安全。3.负责开发和优化档案数字化管理软件，提高档案信息检索和利用效率。4.协助档案管理部门制定档案数字化技术标准和规范，参与档案数字化项目的验收工作。三、档案数字化流程（一）档案收集1.各部门应按照档案管理规定，定期收集本部门在业务活动中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案收集过程中，应注意对档案的真实性、完整性进行审核，对不符合要求的档案及时进行补充或修正。3.各部门收集的档案应按照类别、年度、保管期限等进行初步整理，编制档案目录清单，随档案一并移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门接收各部门移交的档案后，应按照档案整理标准和规范进行进一步整理。2.整理工作包括对档案进行分类、编号、编目、装订等，确保档案的系统性和规范性便于管理和查找。3.在整理过程中，应认真核对档案内容，对破损、褪色、字迹模糊等问题的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。（三）数字化加工1.根据档案数字化工作计划，档案管理部门组织开展档案数字化加工工作。2.数字化加工应选择具备相应资质和技术能力的数据加工服务机构进行，签订服务合同明确双方权利义务。3.数据加工服务机构应按照档案数字化技术标准和规范，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等操作，确保数字化副本的质量。4.档案管理部门应加强对数字化加工过程的监督和检查，定期对加工进度、质量进行抽检，发现问题及时要求整改。（四）质量验收1.档案数字化项目完成后，档案管理部门应组织相关人员对数字化成果进行质量验收。2.验收内容包括数字化副本的图像质量、数据准确性、存储安全性等，按照验收标准进行打分评定。3.验收合格的数字化项目，由档案管理部门出具验收报告；验收不合格的，应要求数据加工服务机构限期整改，直至验收合格。（五）数据存储1.验收合格的档案数字化数据应及时存储到公司指定的存储系统中，存储系统应具备数据备份、恢复、容灾等功能，确保数据安全可靠。2.建立档案数字化资产存储目录，对存储的数据进行分类、编号管理，便于查找和利用。3.定期对存储的数据进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性，发现数据丢失、损坏等问题及时进行处理。（六）数据挂接与发布1.将档案数字化数据与档案目录数据库进行挂接，实现档案信息的快速检索和利用。2.根据公司档案利用规定，对已挂接的档案数字化数据进行分级授权发布，确保档案信息的安全使用。3.建立档案数字化信息发布平台，方便公司内部各部门通过网络查询和利用档案信息。四、档案数字化资产管理（一）存储管理1.档案数字化资产应存储在专用的存储设备上，存储设备应具备足够的容量和良好的性能，满足档案数据存储和访问的需求。2.对存储设备进行定期检查和维护，包括硬件设备的运行状况、存储介质的使用寿命等，及时更换老化或损坏的设备和介质。3.建立存储设备的使用记录和维护档案，详细记录设备的使用情况、维护时间、维修记录等信息。4.采取数据备份和异地存储等措施，防止因自然灾害、设备故障、人为破坏等原因导致数据丢失。备份数据应定期进行恢复测试，确保备份数据的可用性。（二）安全管理1.建立健全档案数字化资产安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范措施。2.对档案数字化存储系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。3.对档案数字化资产的访问进行严格权限控制，根据用户的工作职责和业务需求，授予相应的访问权限，严禁未经授权的访问。4.定期对档案数字化资产进行安全检查和风险评估，及时发现和处理安全隐患。对涉及公司机密的档案数字化资产，应采取加密存储、传输等特殊安全措施。5.加强对档案数字化工作人员的安全培训，提高安全意识，规范操作流程，防止因人员失误导致数据安全事故。（三）利用管理1.制定档案数字化资产利用规定，明确利用范围、利用方式、利用流程等。2.公司内部各部门因工作需要利用档案数字化资产的，应填写利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用期限等，经部门负责人审批后提交档案管理部门。3.档案管理部门对利用申请进行审核，根据档案的密级和利用规定，决定是否批准利用申请。对批准的利用申请，应按照规定提供档案数字化信息，并做好利用记录。4.利用档案数字化资产时，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、泄露档案信息。如需对外提供档案数字化信息，应按照公司相关规定进行审批和办理手续。5.定期对档案数字化资产的利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。（四）鉴定与销毁管理1.档案管理部门应定期对档案数字化资产进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、信息技术人员等组成，负责对档案数字化资产进行鉴定工作。3.鉴定工作小组应按照档案鉴定标准和程序，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值的档案数字化资产，应填写档案销毁申请表，经公司分管领导审批后进行销毁。4.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，确保销毁过程中数据无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息，由监销人员签字确认。5.将档案销毁记录整理归档，永久保存。五、监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案数字化资产监督检查机制，定期对各部门档案数字化资产管理工作进行监督检查。2.档案管理部门负责对档案数字化资产的管理情况进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。3.公司内部审计部门负责对档案数字化资产管理工作进行审计监督，检查档案数字化资产管理制度的执行情况、经费使用情况等，对发现的违规问题提出整改意见。（二）检查内容1.档案数字化资产管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、数字化加工、存储、利用、鉴定、销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案数字化资产的质量情况，包括数字化副本的图像质量、数据准确性、存储安全性等是否符合要求。3.档案数字化资产的安全管理情况，包括存储设备的维护、访问权限控制、数据备份与恢复等措施是否落实到位。4.档案数字化资产的利用情况，包括利用申请的审批、利用记录的填写、档案信息的保密等是否规范。5.档案数字化工作经费的使用情况，包括经费预算的执行、费用支出的合理性等是否符合规定。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限、整改责任人等。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改计划，认真组织实施整改工作。整改完成后，应向档案管理部门提交整改报告