某局档案管理责任制度

PAGE某局档案管理责任制度一、总则（一）目的为加强某局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于某局机关各部门、直属单位以及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.统一领导，分级管理原则某局档案工作实行统一领导，由局办公室负责全局档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。各部门、直属单位负责本部门档案的具体管理工作，接受局办公室的业务指导。2.集中保管原则本局各类档案应集中统一保管在局档案室，确保档案的安全和便于利用。特殊情况需异地保管的，应经局办公室批准，并采取相应的安全保护措施。3.完整准确原则各部门、直属单位应确保档案的形成过程真实、内容完整、信息准确，全面反映本局各项工作的历史面貌和发展过程。4.便于利用原则档案管理工作应充分考虑利用需求，优化档案整理和保管方式，提高档案检索和利用效率，为各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理职责分工（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理工作规章制度，并组织实施。2.负责全局档案工作的统筹规划和组织协调，指导各部门、直属单位档案管理工作，监督检查档案管理制度的执行情况。3.集中统一管理本局各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用和维护，实现档案信息资源的共享和高效利用。6.参与重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。（二）各部门、直属单位职责1.负责本部门、直属单位档案工作的组织领导，指定专人负责档案管理工作，并将档案管理工作纳入本部门工作计划和岗位职责。2.按照档案管理要求，负责本部门、直属单位各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料齐全、完整、准确，并及时移交局档案室。3.配合局办公室做好档案的整理、鉴定、编研和利用等工作，提供档案利用所需的相关资料和信息。4.加强对本部门、直属单位档案管理人员的管理和培训，提高档案管理业务水平。5.负责本部门、直属单位档案保管场所的安全管理，确保档案实体安全。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理工作的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理操作规程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生，确保档案实体安全。4.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，建立档案管理台账。5.积极开展档案编研工作，根据工作需要编写档案参考资料、大事记等，为领导决策和各项工作提供参考依据。6.热情接待档案利用者，按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记和跟踪反馈工作。7.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确性和完整性。8.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的材料，均属收集范围。具体包括：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的重要会议、举办的重大活动形成的文件、材料、记录等。4.本局开展业务工作形成的数据、图表、合同、协议、项目文件等。5.本局干部职工的任免、奖惩、考核、培训等人事档案材料。6.本局资产、财务、审计等方面形成的文件、报表、凭证等。7.本局对外交往中形成的文件、信函、协议等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、直属单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其真实性和原始性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于重要文件材料，应收集其定稿、修改稿、审核稿等不同版本，确保档案内容的全面性。4.收集的电子文件应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录，装订成册，并填写备考表。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制卷内目录、备考表等，并对项目档案进行编号。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷宗，分类装订，编制档案目录，并填写档案转递单等相关材料。4.会计档案按照会计档案管理办法进行整理，分类装订成册，编制会计档案目录，填写备考表等，并按照规定的期限进行保管。5.声像档案按照载体形式、时间顺序等进行分类整理，编制声像档案目录，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息，并对声像资料进行编号存储。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定组织成立由局办公室牵头，各部门、直属单位相关人员组成的档案鉴定小组，负责对本局档案进行定期鉴定。（二）鉴定依据根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局工作实际，确定档案的保管期限。鉴定时应重点考虑档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，是指在一定时期内对本局工作有查考利用价值的档案。保管期限为10年的档案，是指在较短时期内对本局工作有查考利用价值的档案。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其价值和保管期限。2.对确定保管期限的档案，填写档案鉴定表，注明档案名称、年度、保管期限等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.对失去保存价值的档案，填写档案销毁清单，经局领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。五、档案的保管（一）保管场所本局档案应集中保管在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案装具档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。档案盒应按照档案分类编号顺序进行存放，并在盒脊上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案存放1.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）顺序进行排列存放，便于查阅和利用。2.科技档案应按照项目档案卷册顺序进行存放，同一项目的档案应集中保管。3.人事档案应按照个人档案卷宗顺序进行存放，建立人事档案索引，便于快速查找。4.会计档案应按照会计年度、档案类别顺序进行存放，确保会计档案的连续性和完整性。5.声像档案应按照载体形式、时间顺序进行存放，并建立声像档案目录索引，便于检索利用。（四）档案保管措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质和存储方式，防止电子档案数据丢失或损坏。4.加强对档案室的安全管理，配备必要的安全防范设备，如监控系统、报警装置等，确保档案实体安全。5.严格执行档案借阅、归还制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还档案室。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分满足本局各项工作对档案信息资源的利用需求。（二）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因特殊原因需要查阅本局档案的，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、年度、保管期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本局档案，应提前向本局办公室提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和时间等，经局办公室审核同意后，填写档案查阅申请表，办理查阅手续。查阅申请函应加盖单位公章。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅、借阅登记工作，记录查阅、借阅时间、人员、档案名称等信息。4.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。5.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或损毁档案。（四）利用反馈档案利用结束后，利用人员应及时将档案归还档案室，并填写档案利用反馈表，对档案利用情况进行评价，提出意见和建议。档案管理人员应认真收集利用人员的反馈意见，及时改进档案管理工作。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，向上级主管部门和本局领导报告档案管理工作情况。3.档案统计报表应真实、准确、完整，数据来源可靠，统计口径一致。（二）移交工作1.本局各部门、直属单位在工作结束后，应及时将本部门形成的档案整理归档，并向局档案室移交。移交档案时，应填写档案