机关采购内部管理制度

PAGE机关采购内部管理制度一、总则（一）目的为规范机关采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争环境，保证所有符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则：公正对待供应商，诚实守信履行采购合同。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本效益最大化。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，科学合理编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，避免盲目申报和重复采购。（二）预算审核与批复1.财务部门对各部门报送的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和合规性。2.经审核后的采购预算报机关领导审批后，由财务部门下达各部门执行。3.采购预算一经批复，原则上不得调整。因特殊情况确需调整的，应按照规定的程序办理审批手续。（三）预算执行与监督1.各部门应严格按照批复的采购预算组织实施采购活动，不得擅自扩大采购范围、提高采购标准或改变采购用途。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购资金的使用情况进行分析和评估，确保预算执行的严肃性。3.审计部门应依法对采购预算执行情况进行审计监督，发现问题及时督促整改。三、采购组织与实施（一）采购组织形式1.机关采购分为集中采购和分散采购。纳入集中采购目录的项目，应当实行集中采购；未纳入集中采购目录但达到限额标准以上的项目，可以实行分散采购。2.集中采购由机关采购中心或其他集中采购机构组织实施；分散采购由各部门按照本制度规定的程序自行组织实施或委托采购代理机构代理采购。（二）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（三）采购实施程序1.采购申请：各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源、采购方式等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购审批：采购申请经部门负责人签字后，报机关采购管理部门审核。采购管理部门根据采购项目的性质、金额等情况，按照规定的审批权限进行审批。3.采购执行：采购项目经审批后，采购管理部门按照批准的采购方式组织实施采购。采用集中采购的，委托机关采购中心或其他集中采购机构进行采购；采用分散采购的，由各部门自行组织采购或委托采购代理机构代理采购。4.签订合同：采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式。5.验收付款：采购项目完成后，采购人应当按照合同约定组织验收。验收合格后，财务部门按照合同约定办理付款手续。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件包括采购公告、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。2.采购文件编制应符合国家法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和专家的意见，必要时进行论证和公示。（二）采购文件审核与备案1.采购文件编制完成后，应报机关采购管理部门审核。采购管理部门重点审核采购文件的合法性、合规性、公正性和合理性。2.经审核后的采购文件报机关领导审批后，按照规定的程序进行备案。3.采购文件备案后，不得擅自修改。因特殊情况确需修改的，应按照规定的程序办理审批手续，并重新备案。（三）采购文件保存1.采购文件应按照档案管理的要求进行保存，保存期限为自采购项目结束之日起至少十五年。2.采购文件保存应确保文件的完整性、真实性和可读性，便于查阅和使用。3.采购文件保存期间，不得擅自销毁。因特殊情况确需销毁的，应按照规定的程序办理审批手续。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.建立供应商资格审查制度，对参与机关采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。3.采购管理部门应定期对供应商资格进行审查和更新，确保供应商资格的有效性和合规性。（二）供应商选择与评价1.采购项目实施过程中，应按照采购文件规定的评标标准和方法，从符合资格条件的供应商中选择中标、成交供应商。2.建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价。3.采购管理部门应定期汇总供应商评价结果，对评价优秀的供应商给予奖励，对评价不合格的供应商进行警告、暂停或取消其参与机关采购活动的资格。（三）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定的时间内提出质疑。采购人或采购代理机构应及时受理供应商的质疑，并按照规定的程序进行处理。2.供应商对质疑答复不满意或采购人、采购代理机构未在规定的时间内作出答复的，可以在规定的时间内提出投诉。财政部门应依法受理供应商的投诉，并按照规定的程序进行处理。3.采购管理部门应积极配合财政部门做好供应商投诉处理工作，提供相关资料和信息，协助财政部门查明事实，依法作出处理决定。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式。2.采购合同签订前，采购管理部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性和公正性。3.经审核后的采购合同报机关领导审批后，由采购人与供应商签订。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.采购管理部门应加强对采购合同履行情况的监督检查，定期对合同履行情况进行跟踪和分析，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如因特殊情况需要变更或解除采购合同的，应按照规定的程序办理审批手续，并签订书面协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应当按照合同约定组织验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、工程进度、工程验收资料等，服务的服务内容、服务标准、服务质量等。2.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收内容、验收标准、验收方法、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.采购管理部门应加强对采购合同验收情况的监督检查，确保验收工作的真实性、准确性和公正性。七、采购监督与检查（一）内部监督1.建立健全机关采购内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。2.采购管理部门应定期对采购项目的实施情况进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与备案情况、采购合同的签订与履行情况、供应商的选择与评价情况等。3.财务部门应加强对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金的安全、合理使用。4.审计部门应依法对采购活动进行审计监督，重点审计采购项目的预算执行情况、采购程序的合法性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用效益等。（二）外部监督1.接受财政部门、监察部门、审计部门等有关部门的监督检查。2.主动接受社会监督，及时公开采购信息，接受供应商和社会公众的监督。3.对监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告有关部门。八、责任追究（一）违规行为界定1.采购活动中存在下列行为之一的，属于违规行为：（1）未按照规定的采购方式和采购程序进行采购的；（2）擅自提高采购标准、扩大采购范围或改变采购用途的；（3）与供应商串通，损害国家利益、社会公共利益和其他当事人合法权益的；（4）在采购过程中接受供应商贿赂或其他不正当利益的；（5）其他违反法律法