机关印刷品采购制度

PAGE机关印刷品采购制度一、总则（一）目的为规范机关印刷品采购行为，加强内部控制，提高资金使用效益，保证印刷品质量，满足机关工作需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门因工作需要进行的印刷品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。3.效益原则：在保证印刷品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保印刷品符合工作要求。二、采购职责分工（一）需求部门1.负责提出印刷品的采购需求，明确印刷品的种类、规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息。2.对采购的印刷品进行验收，检查印刷品的质量、数量、规格等是否符合需求部门提出的要求。如发现问题，及时与采购部门沟通并要求供应商解决。（二）采购部门1.依据需求部门提交的采购需求，制定采购计划，选择合适的采购方式，组织实施采购活动。2.负责与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付印刷品。3.建立供应商档案，对供应商的信誉、产品质量、价格等进行评估和管理。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.对采购合同进行审核，监督采购资金的支付，确保资金支付的合法性、合规性。3.定期对采购资金的使用情况进行统计和分析，为财务管理提供依据。（四）审计部门1.对印刷品采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否公正、透明。2.对采购合同的执行情况进行审计，检查供应商是否履行合同约定，采购资金的使用是否合理。3.对审计中发现的问题提出整改意见，并监督整改落实情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据年度工作任务和实际需要，在每年[具体时间]前编制下一年度印刷品采购预算。预算应详细列出印刷品的种类、规格、数量、预计单价及总金额等。2.采购预算应结合机关工作重点和业务发展需求，合理安排资金，避免预算编制的盲目性和随意性。3.财务部门对需求部门提交的采购预算进行审核，综合考虑机关财务状况、资金安排等因素，提出审核意见，报机关领导审批。（二）预算执行与调整1.采购预算一经批准，必须严格执行。需求部门和采购部门应按照预算安排组织实施采购活动，不得超预算采购。2.在预算执行过程中，如因工作任务调整、政策变化等原因导致原采购预算需要调整的，需求部门应及时提出预算调整申请，说明调整的原因、内容及金额等。3.采购预算调整申请经财务部门审核，报机关领导审批后执行。财务部门应及时调整相关预算指标，并对预算执行情况进行监控和分析。四、采购方式（一）公开招标1.采购金额达到公开招标限额标准的印刷品采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.采购部门应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.公开招标应邀请具有良好信誉和较强实力的供应商参加投标，确保竞争的充分性和公正性。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，由采购人确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的印刷品采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。2.采购部门应根据项目特点和需求，选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.邀请招标的评标程序和方法参照公开招标执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的印刷品采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判标准和方法等内容。3.谈判小组与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，供应商应在规定时间内提交报价文件和谈判响应文件。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的印刷品采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织专业人员对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。3.单一来源采购项目应报机关领导审批，并在采购活动开始前在机关内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购部门与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的印刷品规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内一次报出不得更改的价格。3.询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写《印刷品采购申请表》，详细说明印刷品的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计金额、交付时间等内容，并经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批采购部门收到《印刷品采购申请表》后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。审核通过后，报机关领导审批。机关领导根据实际情况进行审批，批准后的采购申请返回采购部门。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。采用公开招标方式的，采购部门应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采用邀请招标方式的，采购部门应向邀请的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。采用竞争性谈判方式的，采购部门应成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，确定成交供应商。采用单一来源采购方式的，采购部门应组织专业人员进行论证，报机关领导审批并公示后，与单一来源供应商签订采购合同。采用询价方式的，采购部门应成立询价小组，向供应商发出询价通知书，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订采购部门与确定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括印刷品的规格、数量、质量要求、价格、交付时间、交付地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，应报财务部门备案。（五）验收付款1.印刷品交付前，采购部门应通知需求部门进行验收准备。需求部门应按照采购合同约定的标准和要求，对印刷品的质量、数量、规格等进行验收。验收合格后，需求部门应出具《印刷品验收报告》。2.采购部门凭《印刷品验收报告》及采购合同等相关资料，按照财务部门的规定办理付款手续。财务部门对采购合同的执行情况和资金支付进行审核，确保资金支付的合法性、合规性。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估。供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，选择符合要求的供应商纳入供应商名单。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商的履约情况进行考核，考核内容包括印刷品质量、交付时间、售后服务等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对考核结果为优秀的供应商，在后续采购活动中可给予一定的优惠政策，如优先采购、价格折扣等；对考核结果为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应将其从供应商名单中剔除。（三）供应商淘汰1.供应商如有下列情形之一的，采购部门应将其从供应商名单中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；法律、法规规定的其他情形。2.采购部门应及时更新供应商名单，确保供应商信息的准确性和有效性。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对印刷品采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否公正、透明，采购资金的使用是否合理等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格执行财务管理制度，确保采购资金的安全和规范使用