昆山市采购管理制度

PAGE昆山市采购管理制度一、总则（一）目的为了规范昆山市各部门采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于昆山市行政区域内各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则采购活动应遵循公开透明的原则，按照规定的采购方式和程序进行，确保采购信息公开、采购过程公开、采购结果公开，保障供应商的知情权和参与权。2.公平竞争原则采购活动应营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，保证所有供应商在采购活动中享有平等的权利和机会，不得歧视任何供应商。3.公正原则采购活动应遵循公正原则，采购人及其工作人员应公正地对待所有供应商，按照规定的标准和程序进行采购评审，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则采购活动各方当事人应诚实守信，自觉履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料、恶意串通、谋取不正当利益等。二、采购管理机构及职责（一）采购管理部门昆山市设立专门的采购管理部门，负责全市采购活动的综合管理和监督指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和政策，制定本市采购管理制度和实施办法。2.负责审核采购人的采购预算和采购计划，监督采购预算的执行情况。3.审批采购人的采购方式，对采购活动进行备案管理。4.建立采购信息发布平台，发布采购信息，为供应商提供采购机会。5.对采购活动进行监督检查，受理供应商的投诉举报，依法处理采购活动中的违法违规行为。6.组织开展采购业务培训，提高采购人及其工作人员的采购业务水平。（二）采购人采购人是指使用财政性资金进行采购活动的国家机关、事业单位和团体组织。其主要职责包括：1.按照本制度规定，编制采购预算和采购计划，并报采购管理部门审核。2.依法确定采购方式，组织实施采购活动，签订采购合同。3.对采购项目的执行情况进行验收，支付采购资金。4.建立健全内部采购管理制度，加强对采购活动的内部控制和管理。5.配合采购管理部门的监督检查工作，如实提供有关采购活动的资料和情况。（三）采购代理机构采购代理机构是指依法设立、从事采购代理业务并提供相关服务的社会中介组织。其主要职责包括：1.接受采购人委托，依法组织采购活动，编制采购文件，发布采购信息，组织开标、评标、定标等活动。2.对采购项目进行档案管理，保存采购活动过程中的相关文件和资料。3.为采购人提供采购咨询服务，协助采购人制定采购方案。4.按照规定缴纳采购代理服务费，依法纳税。5.接受采购管理部门的监督管理，配合采购人做好采购项目的验收工作。三、采购预算与计划管理（一）采购预算编制采购人应按照财政部门的要求，结合本单位的工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和程序报送采购管理部门审核。采购管理部门应加强对采购预算的审核，重点审核采购项目的必要性、可行性、合规性以及采购金额的合理性等。对不符合要求的采购预算，应及时提出修改意见，退回采购人重新编制。（二）采购计划制定采购人应根据审核后的采购预算，结合本单位的实际工作进度，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式以及采购组织形式等内容，并报采购管理部门备案。采购管理部门应加强对采购计划的备案管理，及时掌握采购人的采购动态，对采购计划执行情况进行跟踪检查。对未按规定备案采购计划或擅自变更采购计划的采购人，应责令其限期改正，并依法予以处理。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应作为昆山市采购的主要采购方式，凡达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式进行采购。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人依法通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。（二）采购程序1.公开招标程序（1）采购人委托采购代理机构编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。（2）采购代理机构在规定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于五个工作日。招标公告应包括采购人名称、采购项目名称、采购内容及数量、采购预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。（3）潜在投标人应在规定的时间内获取招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。（4）采购代理机构按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标办法进行评审，推荐中标候选人，并出具评标报告。（5）采购人根据评标报告确定中标供应商，并在规定的媒体上发布中标公告。中标公告应包括采购人名称、采购项目名称、中标供应商名称、中标金额、中标标的规格型号、数量等内容。中标公告期不得少于七个工作日。（6）采购人或采购代理机构与中标供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购资金。2.邀请招标程序邀请招标程序与公开招标程序基本相同，但邀请招标不需要发布招标公告，而是由采购人或采购代理机构直接向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购人名称、采购项目名称、采购内容及数量、采购预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。3.竞争性谈判程序（1）采购人或采购代理机构成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应熟悉采购项目情况，具备相应的专业知识和技能。（2）采购人或采购代理机构向符合资格条件的供应商发出谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判须知、谈判程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。（3）供应商在规定的时间内提交响应文件。响应文件应包括响应函、法定代表人身份证明、授权委托书、报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。（4）谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件中有关内容进行澄清或说明，并根据谈判情况要求供应商进行报价。谈判小组应根据谈判文件规定的谈判程序和评审标准进行评审，确定成交供应商，并出具谈判报告。（5）采购人根据谈判报告确定成交供应商，并在规定的媒体上发布成交公告。成交公告应包括采购人名称、采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、成交标的规格型号、数量等内容。成交公告期不得少于七个工作日。（6）采购人或采购代理机构与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购资金。4.单一来源采购程序（1）采购人或采购代理机构成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于单一来源采购小组成员总数的三分之二。单一来源采购小组应熟悉采购项目情况，具备相应的专业知识和技能。（2）采购人或采购代理机构向拟采用单一来源采购方式的供应商发出单一来源采购文件。单一来源采购文件应包括单一来源采购邀请书、单一来源采购须知、采购程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。（3）供应商在规定的时间内提交响应文件。响应文件应包括响应函、法定代表人身份证明、授权委托书、报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。（4）单一来源采购小组与供应商进行协商谈判。协商谈判过程中，单一来源采购小组可以要求供应商对响应文件中有关内容进行澄清或说明，并根据协商谈判情况要求供应商进行报价。单一来源采购小组应根据单一来源采购文件规定的采购程序和评审标准进行评审，确定成交供应商，并出具单一来源采购报告。（5）采购人根据单一来源采购报告确定成交供应商，并在规定的媒体上发布成交公告。成交公告应包括采购人名称、采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、成交标的规格型号、数量等内容。成交公告期不得少于七个工作日。（6）采购人或采购代理机构与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购资金。5.询价程序（1）采购人或采购代理机构成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。询价小组应熟悉采购项目情况，具备相应的专业知识和技能。（2）采购人或采购代理机构向符合资格条件的供应商发出询价通知书。询价通知书应包括询价邀请书、询价须知、询价程序、合同条款及格式、采购需求、报价表格式等内容。（3）供应商在规定的时间内提交报价文件。报价文件应包括报价函、法定代表人身份证明、授权委托书、报价表等内容。（4）询价小组对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商，并出具询价报告。询价小组应根据询价通知书规定的评审标准进行评审，从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照报价由低到高的顺序提出成交候选人，并确定成交供应商。（5）采购人根据询价报告确定成交供应商，并在规定的媒体上发布成交公告。成交公告应包括采购人名称、采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、成交标的规格型号、数量等内容。成交公告期不得少于七个工作日。（6）采购人或采购代理机构与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购资金。五、采购合同管理（一）合同签订采购人应在中标、成交供应商确定之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应包括采购项目名称、采购内容及数量、采购金额、合同履行期限、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等内容。采购合同不得对采购文件确定的事项和中标、成交供应商的投标文件作实质性修改。采购合同签订后，采购人应将采购合同副本报采购管理部门备案。采购管理部门应加强对采购合同备案的管理，对采购合同的签订、履行情况进行跟踪检查，发现问题及时督促采购人整改。（二）合同履行采购合同双方当事人应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。在合同履行过程中，采购人如需变更采购合同内容，应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议不得对采购文件确定的事项和中标、成交供应商的投标文件作实质性修改。补充协议签订后，采购人应将补充协议副本报采购管理部门备案。（三）合同验收采购项目完成后，采购人应按照合同约定组织验收。验收应成立验收小组，验收小组由采购人代表和有关专家组成。验收小组应按照采购合同约定的技术、服务、安全标准组织对供应商提供的货物、工程和服务进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、采购内容及数量、采购金额、合同履行情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。采购人应将验收报告副本报采购管理部门备案。采购管理部门应加强对采购项目验收情况的监督检查，对验收不合格的采购项目，应责令采购人及时整改，并依法追究供应商的违约责任。六、采购资金管理（一）资金来源采购资金来源包括财政性资金、单位自有资金以及其他合法来源的资金。采购人应按照财政部门的规定，合理安排采购资金，确保采购项目的顺利实施。（二）资金支付采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。采购资金支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，通过财政直接支付或财政授权支付方式进行支付。采购人应在支付采购资金前，对采购项目进行验收，并取得合法有效的发票等凭证。采购人应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行核算和管理，确保采购资金的安全、规范使用。七、监督检查与法律责任（一）监督检查采购管理部门应加强对采购活动的监督检查，建立健全监督检查制度，定期对采购人、采购代理机构的采购活动进行检查。监督检查的内容包括采购预算执行情况、采购方式审批情况、采购程序执行情况、采购合同签订与履行情况、采购资金支付情况等。采购人、采购代理机构应自觉接受采购管理部门的监