新疆综合档案管理制度规范

PAGE新疆综合档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强新疆地区综合档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于新疆地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的综合档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则综合档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映组织的各项活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集、整理和保存组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则建立健全档案检索体系，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为组织的各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各组织应设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责本组织综合档案的日常管理工作。档案管理部门应隶属于组织的综合管理部门或具有同等管理职能的部门，确保档案管理工作与组织整体工作的协调统一。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责组织和指导各部门收集、整理本部门在工作中形成应归档保存的文件材料，确保档案的齐全、完整。2.档案分类与编号按照档案分类方案对档案进行科学分类，并编制统一的档案编号，便于档案的管理和查找。3.档案保管与保护做好档案的库房管理工作，确保档案存放环境符合要求，采取有效的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.档案检索与利用建立健全档案检索体系，为利用者提供快速、准确的档案信息检索服务。根据利用需求，及时提供档案原件或复印件，做好档案利用登记工作。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.档案统计与上报做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况，并按要求向上级主管部门报送档案统计报表。7.档案信息化建设积极推进档案信息化建设，运用现代信息技术手段，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务水平。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全、完整，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门开展档案整理、编目、检索等工作，提供档案利用所需的相关信息。3.配合档案管理部门做好档案鉴定、销毁等工作，参与档案管理工作的监督检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括各类会议文件、工作计划、总结、统计报表、财务报表、人事档案等。2.本组织在各项业务活动中形成的文件材料，如业务合同、协议、技术文件、科研成果、产品资料等。3.本组织在行政管理工作中形成的文件材料，如公文、规章制度、工作简报、大事记等。4.本组织在党群工作中形成的文件材料，如党组织建设、党员教育、群团工作等方面的文件。5.本组织在基本建设项目、设备仪器购置等工作中形成的文件材料，如项目立项、可行性研究报告、设计图纸、竣工验收文件等。6.本组织在资产经营、产权管理等工作中形成的文件材料，如资产清查报告、产权登记文件、资产评估报告等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整归档。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类综合档案按照年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。年度分类：将档案按形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。机构（问题）分类：在每个年度内，按组织内部的机构设置或问题性质进行分类。如机关档案可分为办公室、组织部室、业务部室等类别；企业档案可分为行政管理、生产经营、财务管理、人力资源管理等类别。保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、定期（长期、短期）三种保管期限。2.编号档案编号采用“年度+机构（问题）代码+保管期限代码+顺序号”的结构。例如：202301Y001，表示2023年度办公室形成的永久保管的第1份档案。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应注明序号、文号、责任者、题名、日期、页号等信息。4.装订对纸张规格统一、内容联系紧密的文件材料进行装订，拆除金属物，采用三孔一线或缝纫机轧边等方式装订，确保整齐牢固。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药剂等。3.库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案架（柜）应标注清晰的标识，注明档案类别、年度、保管期限等信息。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境整洁、安全。(二)档案存储方式1.纸质档案应采用标准规格的档案盒或档案夹进行存放，按照分类编号顺序排列上架。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁带、光盘、硬盘等，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.实物档案应根据其性质和特点，采用相应的保管方式，如文物档案应按照文物保护要求进行保管，荣誉证书、奖杯等实物档案应妥善存放，防止损坏。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌，对本组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如组织成立、合并、撤销等重要文件，重大决策、重要会议记录，重要业务合同、协议，涉及国家机密和重大权益的文件等。2.长期保管对本组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为1650年。如一般性业务文件、年度工作计划和总结、财务报表等。3.短期保管对本组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为15年以下。如临时性工作文件、一般性会议文件等。（四）档案定期鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成的档案鉴定小组，对档案的保存价值进行全面评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，结合组织的实际情况，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报经组织负责人批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况记录存档。五、档案的检索与利用（一）检索工具建设1.建立完善的档案检索体系，编制多种检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、全宗指南、专题索引、人名索引等，满足不同利用需求。2.积极推进档案检索工具的信息化建设，建立电子检索数据库，实现档案检索的自动化和网络化，提高检索效率和准确性。（二）利用服务1.档案管理部门应设立档案查阅利用窗口，为利用者提供便捷的档案查阅服务。利用者查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、内容、范围等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行查阅，限制查阅范围和使用方式，并做好查阅记录。3.根据利用需求，档案管理部门可为利用者提供档案复印件或电子副本。提供档案复印件应加盖档案管理部门印章，并注明出处；提供电子副本应确保其真实性、完整性和可读性。4.档案利用过程中，档案管理人员应积极协助利用者解决查阅中遇到的问题，提供必要的咨询和指导服务，提高档案利用效果。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用方式等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作的改进和优化提供依据。档案利用统计报表应按要求及时报送上级主管部门。六、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.各组织应结合自身实际情况，制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，确保档案信息化建设与组织整体信息化建设相协调。2.档案信息化建设规划应遵循国家相关标准和规范，充分考虑档案管理工作的特点和需求，注重档案信息资源的整合与共享，提高档案管理的信息化水平和服务能力。（二）电子档案管理1.加强电子文件的收集、整理和归档工作，确保电子文件的格式规范、元数据完整、背景信息准确。电子文件应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的有效管理。2.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份存储设备异地存放，防止电子档案数据丢失。备份存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的可用性。3.采用先进的电子档案管理软件，实现电子档案的在线存储、检索、利用和安全管理。电子档案管理软件应具备权限管理、版本控制、审计跟踪等功能，确保电子档案的安全性和完整性。4.加强电子档案的安全保密管理，设置严格的用户权限，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的电子档案进行加密存储和传输，防止电子档案信息泄露。（三）档案数字化1.对重要的纸质档案进行数字化处理，建立数字化档案资源库，实现档案信息的数字化存储和共享利用。档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。2.档案数字化过程中，应进行质量控制，对数字化图像进行检查、校对和修复，确保图像清晰、完整、可读。数字化档案应进行元数据著录，建立准确的索引信息，便于检索和利用。3.加强数字化档案的存储管理，采用可靠的存储设备和存储方式，定期对数字化档案进行备份和维护，防止数据丢失。七、监督与检查（一）监督检查机制1.内部监督组织内部应建立健全档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。档案管理部门应定期向组织负责人汇报档案管理工作情况，接受组织内部的监督和指导。2.外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门对档案管理工作进行的业务指导和监督。对监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门。（二）检查内容与标准1.档案管理机构与人员检查档案管理机构是否健全，档案管理人员配备是否合理，档案管理人员的业务能力和素质是否符合要求。2.档案收集与整理检查档案收集范围是否完整，文件材料的收集是否及时、齐全，整理方法是否规范，分类编号是否准确，编目是否清晰。3.档案保管检查档案库房建设是否符合要求，安全防护设施是否齐全有效，档案存储方式是否规范，保管期限划分是否准确，档案定期鉴定与销毁是否合规。4.档案检索与利用检查档案检索工具是否完善，检索效率和准确性是否满足利用需求，档案利用服务是否规范，利用登记与统计是否及时、准确。5.档案信息化管理检查档案信息化建设规划是否合理，电子档案管理是否规范，档案数字化工作是否符合标准，信息化安全保密措施是否落实。（三）问题整改与责任追究1.对监督检查中发