新疆综合档案管理制度

PAGE新疆综合档案管理制度一、总则（一）目的为加强新疆地区综合档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新疆地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织（以下简称“各单位”）的综合档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的综合档案应实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映单位各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为单位各项工作和社会利用提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置各单位应根据实际情况设立独立的档案管理部门，或指定专门的档案管理岗位，并配备相应数量的专（兼）职档案管理人员。档案管理部门应保持相对稳定，人员变动时应及时做好交接工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案，确保档案的安全和完整。3.指导和监督本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作，对归档工作进行检查和考核。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.参与单位重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。7.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的接收、保管和利用工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理法律法规和职业道德规范，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和霉变。4.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入和更新档案信息，确保档案数据的准确和安全。5.按照规定办理档案查阅、借阅手续，提供档案利用服务，对利用情况进行登记和统计。6.参与档案的鉴定和销毁工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见并按规定程序办理销毁手续。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各单位应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确各部门和人员在文件材料形成过程中的职责，确保文件材料及时、准确、完整地形成。2.单位内部各部门应指定专人负责文件材料的收集、整理和初步分类工作，定期将整理好的文件材料移交档案管理部门。（二）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事文件等各类载体的文件材料。2.本单位在各项业务活动中形成的文件材料，如业务合同、协议、技术文件、科研成果、工程图纸、招投标文件等。3.本单位机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。4.本单位资产、房产、土地等方面的文件材料。5.本单位与其他单位签订的合作协议、往来信函等文件材料。6.本单位重要活动、重大事件的文件材料，包括活动方案、领导讲话、照片、录像等。7.其他具有保存价值的文件材料。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据单位内部机构设置或业务性质进行；保管期限分为永久、定期（30年、10年）。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，装订成册，编制案卷封面。4.电子文件应按照相关标准进行整理，确保元数据齐全、准确，与纸质文件内容一致，并进行有效的存储和管理。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.档案装具应符合国家标准，选用坚固耐用、便于存放和查找的档案柜、档案架等。2.档案装具应按照档案类别和保管期限进行合理排列，标识清晰，便于管理和利用。（三）档案保管期限划分1.永久保管的档案凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括：本单位制定的重要规章制度、中长期发展规划；本单位机构演变、人事任免等重要文件；本单位重大活动、重大事件的文件材料；本单位资产、财务、审计等重要文件；上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件等。2.定期保管的档案定期保管的档案分为30年和10年。（1）保管期限为30年的档案反映本单位一般职能活动，在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为30年保管。主要包括：本单位一般性业务文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表等；本单位一般性人事文件、资产文件等；本单位与其他单位签订的一般性合作协议、往来信函等。（2）保管期限为10年的档案在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为十年保管。主要包括：本单位一般性事务性文件、临时性活动文件等。（四）档案保管期限的调整1.各单位应定期对已保管的档案进行鉴定，根据档案的实际价值和历史意义，对保管期限进行调整。2.档案鉴定工作应成立由档案管理人员、业务人员和有关领导组成的鉴定小组，按照规定的鉴定标准和程序进行。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报经单位领导批准后，按照规定程序进行销毁。（五）档案的日常管理1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.做好档案的统计工作，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行详细记录，定期编制档案统计报表。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本单位档案。3.司法机关、纪检监察部门等依法查阅本单位档案。4.其他单位因工作需要，经本单位同意后查阅、借阅相关档案。（二）利用方式1.查阅本单位内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经单位分管领导批准。上级机关、有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，经本单位档案管理部门负责人审核后，办理查阅手续。司法机关、纪检监察部门等依法查阅档案，应出具相关法律文书，经本单位档案管理部门负责人审核后，办理查阅手续，并按照规定进行登记。其他单位查阅档案，应经本单位领导批准，并签订档案查阅利用协议，办理查阅手续。2.借阅借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅重要档案或涉及机密的档案，需经单位分管领导批准。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案内容，不得擅自将档案带出单位或泄露档案内容。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称、数量、期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用规律和特点，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。2.确保档案信息化系统的安全稳定运行，保障档案数据的安全和完整。（二）信息化建设内容1.档案数字化对本单位保存的重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化扫描应按照相关标准进行，确保扫描图像清晰、完整、准确，元数据齐全。2.档案信息化系统建设选用适合本单位档案管理需求的信息化管理软件，构建档案信息化管理平台。平台应具备档案录入、检索、借阅、统计、备份等功能，实现档案管理的自动化和信息化。3.数据安全管理建立健全档案信息化系统的数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.对电子档案的利用应进行严格的权限管理，根据利用者的身份和权限，授予相应的访问权限，防止电子档案信息泄露。4.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。七、档案的移交与接收（一）移交范围1.本单位撤销、合并、分立时，应按照规定将档案移交给有关部门。2.本单位保管期限已满的档案，应按照规定向同级国家综合档案馆或其他指定的档案馆移交。（二）移交要求1.档案移交前，应进行全面整理和核对，确保档案的完整、准确、系统。2.编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息，并经双方签字确认。3.档案移交时，