档案资料借阅管理规定

档案资料借阅管理规定一、总则（一）目的依据。为规范档案资料借阅管理，维护档案资料安全，发挥档案资料服务作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定制定本规定。各单位应遵照执行，确保档案资料借阅工作有序开展。（二）适用范围。本规定适用于本单位所有档案资料的借阅管理，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等。档案资料借阅应严格遵循本规定执行。二、组织机构（一）职责分工。档案管理部门负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定和借阅工作，是档案资料借阅管理的归口部门。各部门应指定专人负责本部门档案资料的借阅申请和协调工作。（二）人员要求。档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟悉档案资料特性，具备较强的责任心和保密意识。借阅人员应具备与工作相关的业务知识和档案使用需求，严格遵守档案资料借阅规定。三、借阅条件（一）借阅范围。档案资料借阅范围包括本单位已归档的各类档案资料。未开放档案、涉密档案、特殊保护档案等不得擅自借阅。（二）借阅资格。具备以下条件的人员可申请借阅档案资料：1.因工作需要确需查阅档案资料的单位工作人员；2.经批准的科研人员、学术交流人员等外部人员。申请借阅人员应提交有效身份证明和借阅申请。四、借阅程序（一）申请流程。借阅人员需填写《档案资料借阅申请表》，详细说明借阅目的、范围、数量和期限，经部门负责人审核签字后报档案管理部门审批。（二）审批权限。档案资料借阅审批权限按以下标准执行：1.一般档案资料借阅，由档案管理部门负责人审批；2.重要档案资料借阅，需经分管领导审批；3.涉密档案资料借阅，需经单位主要领导审批。（三）登记手续。档案管理部门收到审批通过的借阅申请后，应进行登记，记录借阅人信息、档案资料信息、借阅时间、归还时间等，并办理借阅手续。五、借阅期限（一）期限标准。档案资料借阅期限按以下标准执行：1.一般档案资料借阅期限不超过30天；2.特殊需要可申请延长，但需重新办理审批手续；3.涉密档案资料原则上不得外借，确需外借的，借阅期限不超过15天。（二）延期管理。借阅期限届满前，借阅人员应办理续借手续。续借需提交新的借阅申请，经审批后方可延长借阅期限。续借次数不得超过2次。六、借阅要求（一）使用规范。借阅人员应妥善保管借阅档案资料，不得涂改、损毁、丢失或擅自复制。借阅档案资料仅限用于工作需要，不得用于任何商业或营利性活动。（二）保密要求。涉密档案资料借阅应严格遵守保密规定，借阅人员应签订保密协议，不得泄露档案内容。档案管理部门应对涉密档案资料借阅进行全程监督。（三）归还手续。借阅期限届满或因工作需要不再使用时，借阅人员应按时归还档案资料。归还时应清点数量，确保完整无损，并办理归还手续。七、特殊情况处理（一）紧急借阅。因紧急工作需要需临时借阅档案资料的，可申请紧急借阅。紧急借阅需提交书面申请，说明紧急原因和借阅需求，经审批后可优先办理。（二）档案复制。确需复制档案资料的，应提交复制申请，经审批后方可进行。档案复制应严格控制在合理范围内，不得侵犯他人合法权益。（三）档案鉴定。档案资料借阅期间，档案管理部门应定期进行档案鉴定，对到期档案及时办理归还手续，对需要继续保存的档案重新登记管理。八、监督检查（一）内部检查。档案管理部门应定期对档案资料借阅情况进行检查，重点检查借阅手续是否完备、档案资料是否完好、保密规定是否落实等。（二）责任追究。对违反本规定借阅档案资料的，视情节轻重给予相应处理：1.轻微违规者，给予批评教育；2.造成档案资料损毁者，需赔偿损失；3.泄露涉密档案资料者，依法依规追究责任。（三）举报机制。鼓励单位内部人员举报违反档案资料借阅管理规定的行为，对举报属实的，给予举报人适当奖励。九、附则（一）解释权。本规定由档案管理部门负责解释，其他部门不得擅自解释或变通执行。（二）生效日期。本规定自发布之日起施行，原相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。（三）修订程序。本规定根据实际情况需要修订时，由档案管理部门提出修订方案，经单位批准后发布实施。（四）配套制度。本规定与《档案资料保管制度》《档案资料鉴定制度》《档案资料销毁制度》等配套制度共同构成单位档案资料管理体系，应一并执行。（五）培训要求。单位应定期组织档案管理人员和借阅人员进行档案资料借阅管理培训，提高档案资料管理水平和服务质量。（六）档案管理部门应建立档案资料借阅管理台账，详细记录每次借阅情况，作为档案资料管理的重要依据。（七）借阅人员应妥善保管借阅档案资料，不得转借他人或用于非工作需