政府采购相关制度

PAGE政府采购相关制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。前款所称财政性资金，是指纳入预算管理的资金。以财政性资金作为还款来源的借贷资金，视同财政性资金。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明原则，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购活动的透明度，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为供应商提供平等的参与机会，促进市场竞争，保证采购质量，提高采购资金的使用效益。3.公正原则采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保采购过程公正、公平，维护供应商的合法权益。4.诚实信用原则采购当事人在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同，并对采购项目的执行情况进行跟踪和监督。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理，并参与采购合同的审核。3.审计部门负责对政府采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性，对发现的问题提出审计意见和建议。4.其他相关部门根据各自职责，配合采购部门做好政府采购相关工作，如提供技术需求、参与验收等。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据本公司/组织的业务需求和发展规划，结合年度财务预算，编制政府采购预算。2.政府采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.在编制采购预算时，应充分考虑项目的实际需求，避免盲目采购和重复采购，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照本公司/组织的预算审批程序进行审批。2.审批部门应重点审查采购预算的必要性、合理性、合规性和可行性，确保采购预算符合本公司/组织的发展战略和实际需求。3.经审批后的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序重新进行审批。（三）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购资金的支出，确保采购资金专款专用。2.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时支付采购资金，不得无故拖延或拒绝支付。3.在采购预算执行过程中，如发现预算执行情况与预算编制存在差异，应及时分析原因，并采取有效措施进行调整和纠正。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务应当采用公开招标方式的，其具体数额标准，属于中央预算的政府采购项目，由国务院规定；属于地方预算的政府采购项目，由省、自治区、直辖市人民政府规定；因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门的批准。2.采购人应当按照招标公告或者投标邀请书规定的时间、地点和方式，组织开标、评标，并按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，确定中标供应商。3.公开招标应遵循以下程序：编制招标文件；发布招标公告或投标邀请书；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；发布中标公告；签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告或投标邀请书、发售招标文件等环节有所不同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应遵循以下程序：成立谈判小组：谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。制定谈判文件：谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应遵循以下程序：成立采购小组：采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。确定单一来源供应商：采购小组对供应商提供的产品或服务进行审查，符合要求的，确定为单一来源供应商。签订采购合同：采购人与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应遵循以下程序：成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购程序（一）采购计划制定1.采购部门应根据本公司/组织的业务需求和发展规划，结合年度财务预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.在制定采购计划时，应充分考虑项目的实际需求，避免盲目采购和重复采购，确保计划的合理性和准确性。（二）采购需求确定1.采购部门应与相关业务部门沟通协调，确定采购项目的具体需求，包括技术规格、质量标准、服务要求等。2.对于技术复杂或专业性较强的采购项目，采购部门应组织相关专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。3.采购需求确定后，应形成书面文件，作为采购文件的重要组成部分。（三）采购文件编制1.根据采购需求和采购方式，采购部门应编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的各项要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.在编制采购文件时，应严格按照相关法律法规和行业标准的要求进行，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。（四）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公开采购信息。2.招标公告或投标邀请书应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容、采购预算、采购方式、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式以及开标时间、地点等内容。3.采购部门应确保采购信息发布的及时、准确、完整，为潜在供应商提供充分的获取采购信息的机会。（五）供应商选择与采购1.采购部门应按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的资格进行审查，选择符合要求的供应商参与采购活动。2.对于公开招标和邀请招标项目，应组织开标、评标，确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，应按照相应的程序确定成交供应商。3.采购部门应与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购合同的合法性和有效性。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。2.验收应按照采购合同和采购文件的要求进行，重点对采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等进行检查和测试。3.验收合格后，应出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。3.在签订采购合同前，采购部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和本公司/组织的利益。（二）合同履行跟踪1.采购部门应建立合同履行跟踪机制，对采购合同的履行情况进行跟踪和监督。2.定期与供应商沟通，了解合同执行进度，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除应符合法律法规的规定，并按照本公司/组织的内部审批程序进行审批。3.因合同变更或解除给对方造成损失的，应按照合同约定或法律法规的规定承担相应的赔偿责任。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。2.在支付采购资金前，财务部门应审核采购合同的执行情况、验收报告等相关文件，确保付款的准确性和合规性。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期支付时间和金额进行付款，并做好付款记录。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动规范、有序进行。3.财政部门等相关部门有权对政府采购活动进行监督检查，采购人、采购代理机构和供应商应积极配合，如实提供有关资料和情况。（二）投诉处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。2.采购人应当在收到供应商的书面质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。3.供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。4.政府采购监督管理部门应当在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。（三）责任追究1.采购人、采购代理机构