政府采购执行制度

PAGE政府采购执行制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购活动应公开透明，采购信息、采购过程和采购结果等都应向社会公开，接受公众监督。2.公平竞争原则：通过公平竞争，为供应商提供平等的参与机会，确保采购项目能够以合理的价格、优良的质量获得最优的采购结果。3.公正原则：在政府采购活动中，应公正对待所有参与的供应商，不偏袒任何一方，严格按照法律法规和采购文件的规定进行评审和决策。4.诚实信用原则：采购人和供应商在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和发展规划，提前编制年度政府采购预算。预算编制应详细、准确地列出所需采购的货物、工程和服务的名称、规格、数量、预算金额等信息。2.采购预算应按照财政部门的要求和格式进行编制，并报经公司/组织管理层审核批准。审核批准后的采购预算应严格执行，不得随意调整。（二）预算执行1.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准。2.在采购过程中，采购部门应严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。对于采购预算执行情况，应定期进行检查和分析，及时发现和解决问题。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素，导致原采购预算无法执行的；因工作需要，必须增加采购项目或提高采购标准，且超出原采购预算的；其他经公司/组织管理层批准的合理原因。2.预算调整申请应包括调整的原因、调整的项目、调整的金额等内容，并按照规定的程序报经批准。批准后的预算调整应及时通知相关部门和人员，并做好相应的记录。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门应根据采购预算和实际工作需要，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应提前征求各部门的意见和建议，并进行综合平衡。对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证和评审。（二）计划执行1.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。在采购过程中，应严格按照采购计划的要求进行采购，不得擅自变更采购项目、采购方式或采购时间。2.对于采购计划执行过程中出现的问题，采购部门应及时与相关部门沟通协调，采取有效措施加以解决。如因特殊原因需要调整采购计划，应按照规定的程序报经批准。（三）计划调整1.当出现下列情况之一时，可申请调整采购计划：因国家政策调整、市场价格波动等不可抗力因素，导致原采购计划无法执行的；因工作需要，必须增加采购项目或调整采购时间，且超出原采购计划的；其他经公司/组织管理层批准的合理原因。2.计划调整申请应包括调整的原因、调整的项目、调整的时间等内容，并按照规定的程序报经批准。批准后的计划调整应及时通知相关部门和人员，并做好相应的记录。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。采购人应在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书，并按照法定程序进行开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，在谈判中达成一致后确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，在保证采购项目质量和满足采购需求的前提下，与供应商协商确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书让其报价，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购申请表应附相关的采购需求说明、技术规格要求等资料，以便采购部门准确了解采购项目的情况。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核。审核内容包括采购项目是否符合采购预算、采购计划，采购方式是否合理等。2.对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证和评审，并报公司/组织管理层审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式的不同，采购部门按照法定程序组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的合法性和公正性。2.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的规定，并报公司/组织相关部门备案。（四）验收付款1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购部门应按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，合同内容应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务。采购人应及时支付采购资金，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。（三）合同变更与终止1.在政府采购合同履行过程中，如需变更合同内容，采购人和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为政府采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.出现下列情形之一的，政府采购合同可以终止：合同履行完毕；双方协商一致同意终止合同；因不可抗力因素导致合同无法履行；法律法规规定的其他情形。（四）合同档案管理1.采购部门应建立政府采购合同档案管理制度，对采购合同及相关文件资料进行妥善保管。合同档案应包括采购合同文本、采购文件、中标或成交通知书、验收报告、付款凭证等。2.合同档案的保管期限应按照法律法规的规定执行，一般不少于十五年。在保管期限届满后，应按照规定的程序进行销毁。七、采购监督管理（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，加强对政府采购活动的监督检查。内部监督部门应定期对政府采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.对于发现的问题，内部监督部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。对违反政府采购制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、监察部门等外部监督。财政部门负责对政府采购活动进行监督管