政府采购业务制度流程

PAGE政府采购业务制度流程一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度流程适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应公开透明，采购信息、采购过程和采购结果等都应向社会公众公开，确保采购活动在阳光下进行，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，促进供应商之间的充分竞争，以实现采购资源的优化配置。3.公正原则政府采购活动应按照事先公布的采购标准和采购程序进行，确保采购过程和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则政府采购当事人在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.采购部门负责编制政府采购预算和采购计划。组织实施政府采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。2.需求部门提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的编制和评审工作，提供专业意见和建议。协助采购部门验收采购项目，确保采购结果符合需求。3.财务部门负责审核政府采购预算和采购资金的支付。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。对政府采购资金的使用情况进行监督和管理。4.监督部门对政府采购活动进行全程监督，确保采购活动符合法律法规和本制度流程的要求。受理对政府采购活动的投诉和举报，依法进行调查处理。二、采购预算与计划（一）采购预算编制1.预算编制依据采购预算应根据本公司/组织的年度工作计划、业务需求和财务状况等因素进行编制，确保采购预算与公司/组织的整体战略目标相一致。2.预算编制流程需求部门根据业务需求，提出采购项目的初步预算建议，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。采购部门对需求部门提出的采购预算建议进行汇总和审核，结合市场价格行情和以往采购经验，对预算金额进行调整和优化。财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和资金来源的可靠性，确保采购预算符合财务规定和公司/组织的资金状况。采购预算经公司/组织内部审批通过后，报财政部门备案。（二）采购计划制定1.计划制定原则采购计划应根据采购预算和实际业务需求，合理安排采购时间和采购方式，确保采购活动的顺利进行。2.计划制定流程采购部门根据采购预算和业务需求，制定年度采购计划，明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报公司/组织分管领导审批。经审批后的采购计划由采购部门组织实施，采购部门应按照采购计划的要求，及时开展采购活动，确保采购任务按时完成。三、采购方式（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：采购货物、服务达到公开招标数额标准的；采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准，拟采用非公开招标方式的，应当在采购活动开始前，报经主管预算单位同意后，向设区的市、自治州以上人民政府财政部门申请批准。2.招标程序采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购部门发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标评标活动，开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商数量不得少于三家。采购部门向被邀请的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。被邀请的供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标评标活动，开标和评标程序与公开招标相同。采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合相应资格条件的供应商发出谈判文件，谈判文件内容应包括采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序、谈判时间地点及其他要求等。供应商在规定的时间内提交响应文件，响应文件应包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对响应文件中有关内容进行澄清或说明，也可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分，谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，如果谈判小组认为所有参加谈判的供应商都不能满足采购需求的，可以否决所有响应文件。出现这种情况，采购人应当重新开展采购活动。如果谈判小组认为有两家以上供应商的响应文件满足采购需求的，可以要求供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向单一来源采购供应商发出采购文件，采购文件内容应包括采购项目的技术规格、商务条款、采购金额等。单一来源采购供应商按照采购文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。单一来源采购小组与单一来源采购供应商进行谈判，谈判过程中，单一来源采购小组可以要求供应商对响应文件中有关内容进行澄清或说明。单一来源采购小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未参加谈判的供应商。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。采购部门向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书内容应包括采购项目的技术规格、商务条款、询价程序、询价时间地点及其他要求等。供应商在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，并根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购文件编制（一）文件编制要求采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、采购合同草案等内容，采购文件的编制应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。（二）文件审核与备案采购文件编制完成后，采购部门应组织内部审核，审核内容包括采购文件的合法性、公正性、合理性、完整性等。采购文件经审核通过后，报财政部门备案。五、采购信息发布（一）发布渠道采购信息应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布，同时也可以在本公司/组织的官方网站上发布。（二）发布内容采购信息发布内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。六、开标评标（一）开标1.开标时间和地点开标时间和地点应在采购文件中明确规定，开标时间应与投标截止时间一致，开标地点应在招标文件指定的地点。2.开标程序开标时，由投标人或者其推选代表检查投标文件密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件其他主要内容。（二）评标1.评标委员会组成评标委员会由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。评标专家应从省级以上人民政府财政部门设立的政府采购评审专家库中随机抽取。2.评标标准和方法评标标准和方法应在采购文件中明确规定，评标标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，评标方法应采用综合评分法或最低价评标法等。3.评标程序评标时，评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中有关内容进行澄清或说明，也可以根据评标情况要求投标人进行二次报价。七、中标成交与合同签订（一）中标成交公告采购部门应在评标结束后，及时将中标成交结果在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布中标成交公告，公告内容应包括采购项目名称、中标成交供应商名称、中标成交金额、主要中标成交标的规格型号、数量等信息。（二）合同签订1.合同签订时间采购部门应在中标成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标成交供应商的投标文件签订采购合同。2.合同条款采购合同条款应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间地点、质量标准、售后服务等内容，采购合同条款应符合采购文件和中标成交供应商的投标文件的要求。3.合同备案采购合同签订后，采购部门应将采购合同副本报财政部门备案。八、验收（一）验收组织采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、财务部门等相关人员组成验收小组，对采购项目进行验收。（二）验收标准验收标准应按照采购合同的要求和国家有关标准进行，验收内容包括采购项目的数量、质量规格、性能、售后服务等方面。（三）验收程序1.供应商提交验收申请供应商在采购项目完成后，应向采购部门提交验收申请，申请内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、交货时间地点、验收内容等。2.采购部门组织验收采购部门收到供应商的验收申请后，应及时组织验收小组对采购项目进行验收。验收小组应按照验收标准对采购项目进行检查、测试、评估等工作，并形成验收报告。3.验收结果处理验收合格的，验收小组应在验收报告上签字确认，并报采购部门备案。验收不合格的，验收小组应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、资金支付（一）支付申请采购合同签订后，供应商按照合同约定履行义务并提交付款申请，付款申请应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容。（二）支付审核财务部门收到供应商的付款申请后，应按照合同约定和财务规定对付款申请进行审核，审核内容包括采购项目是否验收合格、合同条款是否履行、付款金额是否正确等。（三）资金支付经财务部门审核通过后，公司/组织按照合同约定和财政部门的要求，及时将采购资金支付给供应商。十、监督检查（一）内部监督公司/组织内部监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购文件编制、采购信息发布、开标评标、中标成交与合同签订、验收、资金支付等环节。（二）外部监督财政部门等相关部门应加强对政府采购活动的监督检查，对发现的问题及时进行处理，确保政府采购活动合法合规。十一、法律责任（一）采购人责任采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：1.未按照本制度流程规定编制采购预算和采购计划的；2.未按照本制度流程规定选择采购方式的；3.未按照本制度流程规定编制采购文件的；4.未按照本制度流程规定发布采购信息的；5.