招标采购部制度管理流程

PAGE招标采购部制度管理流程一、总则（一）目的为规范公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度管理流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购项目，包括但不限于工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开性原则：招标采购信息应公开透明，确保潜在供应商能够平等获取信息并参与竞争。3.公平性原则：对待所有潜在供应商应一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方。4.公正性原则：评标过程应客观公正，依据既定的评标标准进行评审。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、招标采购流程（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要填写采购申请表详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货时间或服务期限等内容。采购申请表应经使用部门负责人审核签字后提交至招标采购部。2.招标采购部对采购申请表进行初步审核审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算金额的准确性等。如发现问题，及时与使用部门沟通协调，要求其补充或修正相关信息。（二）采购方式确定1.根据采购项目的特点和金额大小确定采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。由招标采购部根据项目情况选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商协商确定采购价格和条件。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后确定成交供应商。2.填写采购方式审批表明确采购方式、采购项目名称、预算金额、拟邀请供应商名单（如有）等内容，报公司领导审批。经批准后方可按照确定的采购方式开展采购活动。（三）招标采购文件编制1.根据采购方式和项目特点编制招标采购文件公开招标和邀请招标：编制招标文件，包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。招标文件应明确招标项目的各项要求和条件，确保潜在供应商能够准确理解并作出响应。竞争性谈判：编制谈判文件，包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同草案条款、技术规格、谈判文件格式等内容。谈判文件应具有一定的灵活性，以便在谈判过程中根据实际情况进行调整。单一来源采购：编制采购文件，包括采购邀请书、采购供应商须知、采购程序、合同草案条款、技术规格、采购文件格式等内容。采购文件应重点说明采购的必要性和唯一性。询价：编制询价通知书，包括询价邀请书、询价供应商须知、询价程序、报价要求、合同草案条款、技术规格、询价通知书格式等内容。询价通知书应明确询价的范围和要求，以及报价的截止时间等。2.组织相关人员对招标采购文件进行审核审核内容包括文件的完整性、准确性、合法性、合理性等。确保招标采购文件符合法律法规和公司要求，不存在歧义或漏洞。审核通过后，报招标采购部负责人批准。3.发布招标采购信息公开招标和邀请招标：在指定的媒体上发布招标公告（或投标邀请书），公告内容应包括招标项目名称、招标内容、采购方式、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间及地点等信息。竞争性谈判、单一来源采购和询价：向确定的潜在供应商发出相应的采购文件，告知其采购项目的相关信息和要求，以及响应文件的提交时间和地点等。（四）供应商资格审查1.接收供应商报名资料潜在供应商按照招标采购文件的要求，提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料、产品样本等。2.对供应商报名资料进行初步审查招标采购部根据招标采购文件规定的供应商资格条件，对报名资料进行审查，核实供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等。如发现报名资料存在问题或不符合要求，及时通知供应商补充或修正。3.组织实地考察（如有需要）对于一些重要项目或对供应商情况了解不够充分的，可组织对潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、售后服务能力等方面。实地考察结束后，形成考察报告，作为供应商资格评审的参考依据。4.确定合格供应商名单根据资格审查结果，确定合格供应商名单。合格供应商应具备良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力，以及法律法规规定的其他条件。将合格供应商名单报招标采购部负责人批准，并向其发出投标邀请书（适用于招标采购项目）或谈判邀请书（适用于竞争性谈判项目）等。（五）开标、谈判或询价1.开标公开招标和邀请招标项目：按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。开标过程应记录在案，并由参加开标的各方代表签字确认。开标结束后，进入评标阶段：评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应客观、公正地履行职责，对投标文件进行评审打分，推荐中标候选人。2.谈判竞争性谈判项目：组织谈判会议，与供应商进行谈判。谈判小组由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。谈判过程中，谈判小组应与供应商就采购项目的技术规格、价格、服务要求等内容进行充分沟通和协商，要求供应商对其响应文件进行澄清和说明，并根据谈判情况要求供应商进行报价调整。谈判结束后，谈判小组应根据谈判结果，推荐成交候选人。3.询价询价项目：向供应商发出询价通知书后，要求供应商在规定的时间内提交报价文件。采购人员对各供应商的报价文件进行比较，综合考虑价格、质量、交货期等因素，确定成交供应商。询价过程中，如发现供应商的报价存在明显不合理或其他问题，可要求供应商作出解释或重新报价（六）中标（成交）供应商确定1.评标委员会（或谈判小组、询价小组）提交评标（谈判、询价）报告报告内容包括评标（谈判、询价）情况、推荐的中标（成交）候选人名单及理由等。2.招标采购部根据评标（谈判、询价）报告确定中标（成交）供应商报公司领导审批后，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时将中标（成交）结果通知所有未中标的供应商。中标（成交）通知书应明确中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购项目名称、合同主要条款等内容。（七）合同签订1.招标采购部组织中标（成交）供应商与使用部门签订合同合同内容应与招标采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件一致，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间或服务期限、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.对合同进行审核合同签订前，招标采购部应将合同草案提交公司法律部门和财务部门进行审核。法律部门重点审核合同的合法性、合规性，财务部门重点审核合同的付款方式、结算条款等是否符合公司财务规定。审核通过后，方可签订合同。3.合同备案合同签订后，招标采购部应将合同副本一份报公司档案管理部门备案，存档备查。（八）采购项目验收1.使用部门负责采购项目的验收工作按照合同约定的质量标准和验收要求，对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面，以及服务的内容、质量、期限等方面。2.验收过程中发现问题使用部门应及时通知中标（成交）供应商进行整改或处理。如问题严重影响采购项目的正常使用，使用部门有权拒绝验收，并要求中标（成交）供应商承担相应的违约责任。3.验收合格后出具验收报告验收报告应包括采购项目名称、合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由使用部门负责人签字确认。验收报告作为支付采购款项的重要依据之一。（九）采购款项支付1.使用部门根据合同约定和验收情况填写付款申请单付款申请单应注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、收款单位名称等内容，并附上合同副本、验收报告等相关资料。付款申请单经使用部门负责人审核签字后提交至财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核审核内容包括合同条款的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导批准后财务部门按照审批意见办理付款手续，将采购款项支付给中标（成交）供应商。三、监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门定期对招标采购活动进行审计监督检查招标采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正、采购结果是否合理等。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.公司纪检监察部门对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理对在招标采购过程中存在的行贿受贿、弄虚作假、违规操作等行为，依法依规进行严肃查处，追究相关人员的责任。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为不合格的供应商，限制其参与公司后续的招标采购活动。2.建立供应商诚信档案记录供应商在与公司合作过程中的诚信表现，包括是否遵守合同约定、是否存在违规行为等。诚信档案作为供应商管理的重要依据，为公司选择供应商提供参考。（三）档案管理1.招标采购部负责建立和管理招标采购项目档案档案内容包括采购申请表、采购方式审批表、招标采购文件、供应商报名资料、资格审查文件、开标（谈判、询价）记录、评标（谈判、询价）报告、中标（成交）通知书、合同副本、验收报告、付款申请单等相关资料。2.档案应按照项目类别和时间顺序进行