总工会政府采购管理制度

PAGE总工会政府采购管理制度一、总则（一）目的为了加强总工会政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合总工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总工会机关及所属各单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的环境，保证采购质量，降低采购成本。4.公正原则：采购过程应客观公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：参与政府采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.成立由总工会领导班子成员及相关部门负责人组成的采购管理领导小组，负责审议政府采购的重大事项，监督采购活动的执行情况。2.职责：研究制定政府采购政策和发展规划。审查采购预算和采购计划。对采购项目的采购方式、采购文件等进行审核。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.设立专门的采购执行部门，负责具体采购项目的组织实施。2.职责：根据采购需求编制采购文件。发布采购信息，组织供应商报名、资格审查等工作。组织开标、评标、谈判等采购活动。签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。整理采购文件和相关资料，建立采购档案。（三）监督部门1.由总工会纪检监察部门负责对政府采购活动进行全程监督。2.职责：监督采购政策、制度的执行情况。检查采购程序是否合规，有无违规操作和腐败行为。受理对采购活动的投诉和举报，进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和必要性。3.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，避免盲目采购和重复采购。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据批准的采购预算，结合实际工作进度，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。3.采购计划应按照轻重缓急进行排序，合理安排采购时间，确保采购项目按时完成。（三）预算与计划调整1.因特殊情况需要调整采购预算或采购计划的，应按照规定程序报经批准。2.调整采购预算或采购计划应说明调整的原因、调整的内容及对采购项目的影响等。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。2.采购执行部门应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.开标、评标应按照法定程序进行，确保评标结果公正、公平。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购管理领导小组批准。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、用途等内容。2.采购申请表应经部门负责人签字确认，并报分管领导审批。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性等进行审核。2.审核通过的采购项目，报采购管理领导小组审批。采购管理领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审议，作出批准或不批准的决定。（三）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定在指定的媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标公告等。2.采购信息应全面、准确、及时，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（五）供应商报名与资格审查1.采购执行部门接受供应商的报名，并对供应商的资格进行审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有资格审查合格的供应商才能参与采购项目投标或谈判。（六）采购活动组织1.采购执行部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判等采购活动。2.开标、评标、谈判过程应严格按照法定程序进行，确保采购活动的公正性和透明度。（七）中标（成交）供应商确定1.评标委员会或谈判小组根据评标标准或谈判结果，推荐中标（成交）候选人。2.采购执行部门根据推荐意见，确定中标（成交）供应商，并发布中标（成交）公告。（八）采购合同签订1.采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目顺利实施。（九）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括采购货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求。2.验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本送法律部门进行合法性审查。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时支付货款，供应商应按时、按质、按量提供货物或服务。2.在合同履行过程中，如出现争议或纠纷，双方应协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。（三）合同变更与终止1.因特殊原因需要变更或终止采购合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或终止合同的，应报采购管理领导小组备案。2.合同变更或终止后，双方应按照协议约定处理相关事宜，确保双方的合法权益不受损害。七、采购资金管理（一）资金预算采购资金预算应纳入总工会年度预算管理，确保采购资金的足额安排。（二）资金支付1.采购执行部门应按照采购合同约定，及时办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照财务管理制度的规定进行审核，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。（三）资金核算财务部门应按照规定对采购资金进行单独核算，准确反映采购资金的收支情况。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购预算与计划、采购文件、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应在采购项目完成后，及时整理采购档案，并按照档案管理的要求进行归档。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。2.因工作需要查阅采购档案的，应按照规定办理查阅手续，查阅人员不得擅自涂改、复制、转借档案资料。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等。2.监督检查可采取现场检查、查阅资料、询问相关人员等方式进行。（二）投诉处理1.供应商对政府采购活动有异议的，可在规定时间内提出投诉。投诉应提供相关证据材料，说明投诉事项和理由。2