广东省人事档案管理制度

PAGE广东省人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强广东省人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作的效率和质量，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广东省内各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）的人事档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案必须如实反映个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集个人在各个阶段形成的各类材料，保证档案材料的齐全完整，能够客观、全面地反映个人情况。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对人事档案中的内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序、方法和标准进行档案管理工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。二、档案内容（一）履历材料包括个人基本情况登记表、学历学位证书、工作经历证明、培训经历等材料，记录个人的教育背景、工作经历和培训情况。（二）自传材料个人撰写的关于自己成长经历、思想演变过程等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表：反映个人年度工作表现、业绩考核结果等情况。2.任职期满考核材料：对担任一定职务期满人员的考核评价材料。3.晋升考察材料：在晋升职务时，对个人进行考察形成的材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件：包括最高学历和学位证书。2.培训结业证书：参加各类培训获得的结业证明。3.专业技术职务任职资格评审表：评审专业技术职称时的相关材料。4.聘任文件：专业技术职务聘任的相关文件。（五）政审材料1.入党、入团志愿书：记录个人政治历史情况。2.政治历史情况审查结论：对个人政治历史问题审查后的结论性材料。3.其他政审材料：如涉及政治审查的相关证明等。（六）党团材料1.入党申请书：个人向党组织递交的入党申请材料。2.思想汇报：党员定期向党组织汇报思想情况的材料。3.团组织关系证明：个人在团组织中的相关材料。（七）奖励材料1.奖励审批表：获得各类奖励时的审批材料。2.荣誉证书复印件：个人获得的荣誉证书。（八）处分材料1.处分决定：受到党纪政纪处分后的决定文件。2.解除处分材料：处分期满后解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表：记录工资调整情况的材料。2.任免文件：个人职务任免的相关文件。3.出国（境）审批表：办理出国（境）手续时的审批材料。（十）其他可供组织参考的材料如个人获得的科研成果、发表的论文著作、参加的重要活动等相关材料。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各单位应明确专人负责档案材料的收集工作，按照档案内容分类，及时收集个人形成的各类材料。2.对于新入职人员，应在入职一个月内将其档案材料收集齐全，并移交档案管理部门。3.对于档案材料的收集，要严格把关，确保材料真实、完整、有效，不符合要求的材料不予接收。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份材料应在右上角加盖骑缝章，并按照时间顺序排列，同一类材料应集中放置。3.对破损、褪色的材料应进行修复或复制，确保档案材料的清晰可读。4.编制档案目录，目录应包括材料名称、日期、页码等信息，方便查阅。四、档案保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.档案库房应配备必要的设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找。2.对重要档案和机密档案应单独存放，采取特殊的保管措施。（三）保管期限1.人事档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括个人的重要履历、政治历史情况、重大奖励处分等材料。3.长期保管的档案期限为60年，主要包括一般履历、考核考察、学历学位等材料。4.短期保管的档案期限为10年，主要包括一般性的工资、任免等材料。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的安全和完整。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、涂改等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅人事档案的，必须经单位领导批准，并填写查阅申请表。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.涉及个人隐私的档案材料，未经本人同意，不得查阅。（二）借阅规定1.确因工作需要借阅人事档案的，必须经单位主管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过两周。如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案材料，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案转递（一）转递条件1.人员调动、辞职、辞退、退休等情况下，需要办理档案转递手续。2.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和及时传递。（二）转递程序1.转出单位应填写档案转递通知单，详细注明档案转递的原因、接收单位名称、地址等信息。2.将档案材料进行密封，并在封口处加盖单位公章。3.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，严禁个人自带档案转递。4.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回转出单位。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，促进人事管理工作的信息化进程。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案内容分类，将纸质档案材料录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案材料，删除过期或无效的信息。（三）信息安全管理1.加强对人事档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.对涉及个人隐私的档案信息，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。八、监督与检查（一）监督机制1.各单位应建立健全人事档案管理监督机制，加强对档案管理工作的日常监督检查。2.档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节的操作是否符合规定。2.档案材料的真实性、完整性和规范性，是否存在虚假材料、涂改材料等情况。3.档案信息化管理系统的运行情况，数据录入是否准确、及时，信息安全措施是否到位