干部档案管理十项制度

PAGE干部档案管理十项制度一、总则（一）目的为了加强干部档案管理，提高干部档案管理工作的规范化、科学化水平，充分发挥干部档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公司/组织实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体干部档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的真实情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集干部各个方面的材料，保证档案材料齐全完整。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部档案信息安全，防止档案内容泄露。4.规范性原则：按照规定的程序、标准和要求进行档案管理工作，保证档案管理工作规范有序。二、档案材料收集制度（一）收集范围1.履历材料：干部的个人经历、学历、学位、培训等方面的材料。2.自传材料：干部撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：干部的年度考核、任职考察、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等材料。5.政审材料：政治历史审查、出国（境）审查等材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、团组织关系材料等。7.奖励材料：获得的各种奖励的表彰决定、奖励证书等材料。8.处分材料：受到党纪政纪处分的决定、处分审批表等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：如个人总结、述职报告、廉政情况材料等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应及时将涉及干部的相关材料收集整理，移交档案管理部门。2.真实准确：收集的材料必须真实、准确、完整，符合档案管理要求。3.手续完备：材料应具备相应的签字、盖章等手续，确保材料的有效性。（三）收集程序1.形成材料部门收集：各部门负责收集本部门形成的干部档案材料，并进行初步整理。2.审核把关：各部门负责人对收集的材料进行审核，确保材料质量。3.移交档案管理部门：审核后的材料及时移交档案管理部门，办理交接手续。三、档案材料整理制度（一）整理原则1.分类准确：按照干部档案内容的性质和特点，进行科学分类。2.排列有序：各类材料按照一定的顺序排列，便于查找和利用。3.编目规范：编制规范的档案目录，准确反映档案内容和排列顺序。（二）分类方法1.履历类：按照干部的工作经历、学历等顺序排列。2.自传类：按照自传的形成时间顺序排列。3.鉴定、考核、考察类：按照时间顺序排列。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）类：按照学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等的顺序排列。5.政审类：按照政治历史审查、出国（境）审查等的顺序排列。6.党团类：按照入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、团组织关系材料等的顺序排列。7.奖励类：按照奖励的级别、时间顺序排列。8.处分类：按照处分的时间顺序排列。9.工资、任免、出国（境）等类：按照工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等的顺序排列。10.其他类：按照材料的性质和时间顺序排列。（三）排列顺序1.每类材料按照形成时间先后顺序排列：先形成的材料在前，后形成的材料在后。2.同一材料中有多份的，按照顺序依次排列：如多份奖励证书，按照获得奖励的时间顺序排列。（四）编目要求1.编制档案目录：目录应包括类别、序号、材料名称、日期、页数、备注等内容。2.目录打印清晰：采用统一格式打印，确保目录内容清晰可读。3.目录装订成册：将目录与档案材料一起装订成册，便于查阅。四、档案材料鉴别制度（一）鉴别原则1.真实性鉴别：判断材料是否真实反映干部的实际情况。2.完整性鉴别：检查材料是否齐全完整，有无缺页、漏项。3.有效性鉴别：审核材料是否符合规定的手续和程序，是否有效。（二）鉴别内容1.材料内容：检查材料内容是否真实、准确、客观，有无虚假、夸大、歪曲等情况。2.材料格式：审核材料的格式是否符合要求，如字体、字号、排版等。3.签字盖章：检查材料上的签字、盖章是否齐全、有效。4.材料时效性：判断材料是否在规定的时间范围内形成，是否具有时效性。（三）鉴别程序1.初审：档案管理人员对收集的材料进行初步审核，提出初步鉴别意见。2.复审：档案管理部门负责人对初审意见进行复审，确定材料是否符合归档要求。3.终审：对于重要材料或存在疑问的材料，提交公司/组织领导进行终审，确保鉴别结果准确无误。（四）处理方式1.符合要求的材料：及时归档整理，纳入干部档案。2.不符合要求的材料：补充完善：要求形成材料部门补充缺失的内容或完善手续。退回处理：对于内容虚假、无效等不符合要求的材料，退回形成材料部门，并说明原因。五、档案材料归档制度（一）归档范围经过鉴别、整理后的干部档案材料，均应及时归档。（二）归档要求1.定期归档：档案管理人员应定期将整理好的档案材料归档，确保档案的及时性。2.分类存放：按照档案分类方法，将各类材料分别存放在相应的档案盒或档案柜中。3.编号标识：为每个档案盒或档案柜编号，并在档案材料上标注相应的编号，便于查找。（三）归档程序1.核对目录：将归档材料与档案目录进行核对，确保材料与目录一致。2.装入档案盒：将材料按照排列顺序装入档案盒，并在档案盒上标注类别、序号、起止日期等信息。3.上架存放：将档案盒存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查阅。六、档案查阅借阅制度（一）查阅范围1.组织人事部门：因干部选拔任用、考核考察、培训教育、管理监督等工作需要查阅档案。2.纪检监察部门：因案件调查等工作需要查阅档案。3.其他经公司/组织领导批准的部门或个人：因工作需要查阅档案。（二）查阅要求1.履行审批手续：查阅档案必须填写查阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准。2.在规定地点查阅：查阅档案应在档案管理部门指定的查阅室进行，不得将档案带出查阅室。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料：查阅过程中，如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并登记复印内容。4.查阅结束后及时归还档案：查阅人员应在规定时间内归还档案，档案管理人员应认真核对档案材料是否齐全完整。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅档案的：如干部调动、办理出国（境）手续等。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日：如有特殊情况需要延长借阅期限，应办理续借手续。（四）借阅要求1.严格履行借阅审批手续：借阅申请表应经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司/组织领导批准。2.借阅人员应妥善保管档案：不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制档案内容。3.按时归还档案：借阅人员应在规定时间内归还档案，并办理归还手续。如档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.配备必要的保管设备：如档案柜、空调、除湿机、灭火器等。（二）保管要求1.分类存放档案：按照档案类别和编号顺序，将档案存放在档案柜中，便于查找和管理。2.定期检查档案：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题及时处理。3.做好档案的安全防护工作：加强库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。（三）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化工作：将重要的干部档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和利用价值。2.加强电子档案的安全管理：采取加密存储、备份等措施，确保电子档案的安全。八、档案转递制度（一）转递范围1.干部工作调动：随干部人事关系的转移，档案应及时转递。2.干部辞职、辞退、退休等：按照规定办理档案转递手续。（二）转递要求1.严格履行转递手续：填写干部档案转递通知单，密封档案，并在封口处加盖骑缝章。2.通过机要交通或专人送取的方式转递档案：确保档案转递的安全和及时。3.转递过程中要做好登记：记录档案转递的时间、地点、接收单位等信息。（三）接收要求1.接收单位应认真核对档案：检查档案材料是否齐全完整，档案转递通知单与档案是否相符。2.如发现问题应及时与转出单位联系：协商解决档案转递过程中出现的问题。3.接收单位应及时将档案存入本单位档案库房：按照档案管理规定进行管理。九、档案保密制度（一）保密范围干部档案中涉及干部个人隐私、组织机密等内容均属于保密范围。（二）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育：提高保密意识，严格遵守保密规定。2.设置专门的档案查阅室：限制无关人员进入查阅室，查阅档案时应有专人陪同。3.对档案