干部人事档案信息化制度

PAGE干部人事档案信息化制度一、总则（一）目的为了加强干部人事档案管理，提高档案管理工作效率和质量，推进干部人事档案信息化建设，依据相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有干部人事档案的管理及信息化工作。（三）基本原则1.真实性原则：确保干部人事档案内容真实、准确、完整，如实反映干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对干部人事档案信息予以保密，防止信息泄露。3.规范性原则：按照规定的程序、方法和标准进行干部人事档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。4.信息化原则：积极推进干部人事档案信息化建设，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理工作的效率和水平。二、档案管理职责分工（一）组织人事部门职责1.负责制定干部人事档案管理工作规划和制度，并组织实施。2.负责干部人事档案的收集、整理、审核、保管、转递等日常管理工作。3.负责干部人事档案信息化建设的规划、组织和实施，建立健全干部人事档案信息系统。4.负责对干部人事档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和工作能力。5.负责为干部选拔任用、考核评价、教育培训等工作提供档案信息支持。（二）档案管理人员职责1.负责干部人事档案的具体收集、整理、审核、保管、转递等工作，确保档案资料的完整和安全。2.负责干部人事档案信息的录入、维护和管理，保证信息系统数据的准确、及时、完整。3.严格遵守档案管理工作制度和操作规程，保守档案机密，防止档案信息泄露。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平和工作能力。5.协助组织人事部门做好干部人事档案的查阅、借阅等服务工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门干部人事档案材料的收集、整理，并及时移交组织人事部门。2.在干部选拔任用、考核评价、教育培训等工作中，如需查阅干部人事档案，应按照规定程序办理相关手续。三、档案收集与整理（一）档案收集1.干部人事档案材料形成部门应按照档案管理规定，及时将形成的干部人事档案材料送交组织人事部门。2.组织人事部门应定期对各部门送交的档案材料进行核对，确保材料齐全、完整。3.档案管理人员应主动收集有关干部任免、考核、培训、奖惩、工资、党团关系等方面的材料，及时充实档案内容。（二）档案整理1.档案管理人员应按照干部人事档案整理工作的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.整理后的干部人事档案应做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，便于保管和利用。3.干部人事档案材料应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装具，并在档案盒、档案袋上标明干部姓名、单位、职务等信息。四、档案审核与鉴定（一）档案审核1.组织人事部门应定期对干部人事档案进行审核，重点审核档案材料的真实性、完整性、准确性和规范性。2.审核内容包括档案材料是否齐全完整、填写是否规范准确、手续是否完备等。3.对审核中发现的问题，应及时与档案材料形成部门或干部本人进行核实，并按照规定进行处理。（二）档案鉴定1.组织人事部门应根据干部人事档案管理工作的需要，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由组织人事部门负责人、档案管理人员及相关业务人员参加。3.鉴定小组应按照规定的标准和程序，对档案的保存价值进行评估，提出存毁意见。4.对已失去保存价值的档案材料，应按照规定进行登记造册，经批准后予以销毁。五、档案保管与保护（一）档案保管1.公司/组织应设立专门档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（二）档案保护1.对干部人事档案应采取有效的保护措施，防止档案材料损坏、褪色、霉变等。2.档案材料应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔进行书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。3.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失或损坏。六、档案信息化建设（一）信息系统建设1.公司/组织应建立干部人事档案信息系统，实现档案管理的信息化、自动化。2.信息系统应具备档案信息录入、存储、查询、统计、分析、打印等功能，满足档案管理工作的需要。3.信息系统应设置严格的用户权限管理，确保档案信息的安全保密。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照规定的格式和要求，将干部人事档案材料准确录入信息系统，并及时进行更新和维护。2.对录入信息系统的数据应进行严格审核，确保数据的准确性和完整性。3.定期对信息系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息安全管理1.加强干部人事档案信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止信息泄露和被非法篡改。2.建立健全信息安全管理制度，明确信息安全责任，加强对信息系统用户的安全教育和培训。3.定期对信息系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅干部人事档案的，应填写《干部人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报组织人事部门审批。2.查阅干部人事档案应在档案室进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能查阅与工作相关的档案内容，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并在《干部人事档案查阅登记表》上签字。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅干部人事档案的，应填写《干部人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报组织人事部门审批。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得在档案上批注、污损。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案室，并在《干部人事档案借阅登记表》上签字。八、档案转递（一）转递条件1.干部因工作调动、职务变动、辞职、退休等原因，需要转递干部人事档案的，应按照规定办理转递手续。2.转递干部人事档案应严格按照干部管理权限进行，不得违反规定擅自转递。（二）转递程序1.干部人事档案转递时，转出单位应填写《干部人事档案转递通知单》，并密封档案，通过机要交通或专人送取的方式转递。2.接收单位收到档案后，应认真核对档案材料和《干部人事档案转递通知单》，如发现问题应及时与转出单位联系。3.转递档案过程中，应严格遵守保密规定，确保档案安全。九、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立健全干部人事档案管理监督机制，加强对档案管理工作的监督检查。2.组织人事部门应定期对干部人事档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.设立举报信箱和举报电话，接受群众对干部人事档案管理工作的监督举报。（二）检查内容1.检查干部人事档案管理工作制度的执行情况，包括档案收集、整理、审核、保管、利用等环节。2.检查干部人事档案信息化建设情况，包括信息系统的运行、数据安全等方面。3.检查干部人事档案查阅、借阅、转递等手续的办理情况，确保档案管理工作规范有序。（三）责任追究1