工商联档案工作责任制度

PAGE工商联档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强工商联档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工商联各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合工商联实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于工商联机关各部门及所属单位的档案工作。（三）档案工作基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。二、档案工作职责分工（一）档案工作领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定工商联档案工作发展规划和年度计划。2.研究决定档案工作中的重大事项，协调解决档案工作中的问题。3.监督检查档案工作责任制度的执行情况，对档案工作成绩显著的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案工作规定的行为进行纠正和处理。（二）办公室职责1.负责制定和完善档案工作各项规章制度，并组织实施。2.对工商联机关各部门及所属单位的档案工作进行指导、监督和检查，定期开展档案工作培训和业务交流活动。3.负责收集、整理、保管和统计工商联各类档案，确保档案的完整与安全。4.按照档案管理要求，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查阅利用。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和完善电子档案管理系统，实现档案信息资源共享。6.依法做好档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行销毁，并做好相关记录。7.积极开发档案信息资源，为工商联各项工作提供档案信息服务，根据工作需要编写档案参考资料，参与编史修志等工作。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理规定，定期向办公室移交应归档的文件材料，并办理交接手续。3.配合办公室做好档案的整理、编目、数字化等工作，积极提供档案利用线索，协助查阅本部门相关档案。4.负责本部门档案的日常管理和安全保管，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，保守档案机密。2.认真学习档案管理业务知识，熟练掌握档案管理技能，不断提高业务水平。3.负责档案的收集、整理、保管、利用等具体工作，严格按照档案管理程序和标准进行操作。4.做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁卫生，确保档案存放环境安全适宜。5.定期对档案进行清查核对，做到账物相符，发现问题及时报告并采取措施解决。6.积极参与档案信息化建设，负责电子档案的录入、存储、维护等工作，确保电子档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工商联机关在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、材料、会议记录、纪要、简报、统计报表、书信、图表、声像资料等。2.工商联所属单位在工作中形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、合同协议、财务报表、人事档案等。3.工商联组织开展的各类活动、调研、考察等形成的相关材料，如活动方案、照片、录像、调研报告等。4.上级机关下发的与工商联工作相关的文件、指示、通知等，以及工商联向上级机关报送的请示、报告等文件材料。5.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。3.对电子文件材料，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案管理规定的分类标准进行整理，做到分类科学、编号准确、编目规范。3.整理后的档案应达到齐全、完整、准确、系统的要求，能够清晰反映工商联的工作历程和业务活动。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、财务类、人事类等类别，每类再根据具体情况进一步细分。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，记录档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点，配备必要的安全防护设施，如防火设备、防盗门窗、温湿度调节设备、防虫鼠药品等。2.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.档案架应排列整齐，编号清晰，便于档案的存放和查找。档案应按照分类顺序依次上架存放，不得随意堆放。（二）档案存储方式1.纸质档案应采用符合档案保管要求的档案盒、档案袋等进行装具存放，确保档案的安全和整洁。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于检索和利用。3.声像档案应按照载体类型分别存放，如照片应冲印成册或装盒保存，录像带、光盘等应注明内容、日期、来源等信息，并妥善保管。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括：工商联制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、重要会议记录、重大活动材料、财务决算报表、人事任免文件等。3.保管期限为30年的档案主要包括：一般性会议文件、业务工作文件、重要合同协议、财务预算报表等。4.保管期限为10年的档案主要包括：一般性文件材料、短期的工作计划和总结、一般性统计报表等。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账物相符。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对清查中发现的问题，如档案丢失、损坏、霉变等，应及时查明原因，采取措施进行处理，并做好记录。3.建立档案盘点制度，对库存档案进行定期盘点，盘点结果应形成报告，上报档案工作领导小组。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，严格遵守档案查阅利用的审批程序，确保档案信息安全。2.积极主动为工商联各项工作服务，为领导决策、业务开展、历史研究等提供准确、及时的档案信息支持。3.方便社会各方面合理利用档案，在符合保密规定的前提下，最大限度地满足利用者的需求。（二）利用方式1.查阅：利用者可根据需要查阅纸质档案或电子档案，档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理人员审核，按照规定办理复制手续，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，加盖档案利用专用章。（三）利用审批程序1.内部查阅：工商联机关工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。2.外部查阅：外单位人员查阅工商联档案，应提前与工商联办公室联系，说明查阅目的、内容和范围，填写档案查阅申请表，经工商联办公室负责人审核，报分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点查阅。3.特殊利用：涉及重要档案或机密档案的利用，应经档案工作领导小组研究批准，并严格按照保密规定进行操作。（四）利用效果反馈1.档案管理人员应及时了解档案利用情况，收集利用者的反馈意见，对档案利用效果进行跟踪和评估。2.根据利用者的反馈意见，对档案管理工作进行改进和完善，提高档案服务质量和水平。3.对档案利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、检索工具不完善等，应及时采取措施加以解决，确保档案能够更好地为利用者服务。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从政治、经济、文化、社会等各个方面综合考虑档案的保存价值。2.遵循档案形成规律，结合工商联工作实际，准确判断档案的现实利用价值和历史研究价值。3.严格按照档案保管期限的规定进行鉴定，确保鉴定结果客观、准确。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案工作领导小组成员、办公室负责人、业务骨干等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关档案进行分析比较，确定其重要程度和保存价值。3.效益评估法：从档案对工商联工作的现实作用和未来影响等方面进行效益评估，判断其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，清册应详细记录档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行现场监督，由监销人员和销毁人员在销毁清册上签字确认，销毁清册应永久保存。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息资源的整合与优化，打破信息孤岛，为工商联各项工作提供全面、准确、及时的档案信息支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全可靠。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换和质量检查，保证图像质量符合标准。2.数据录入：将扫描后的档案图像进行数据录入，建立电子档案目录数据库，录入的信息应准确无误，与纸质档案内容一致。3.挂接存储：将电子档案与对应的目录数据库进行挂接存储，存储路径应规范统一，便于查找和管理。4.数据备份：定期对电子档案数据进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（三）系统功能1.档案管理模块：实现档案的分类、编号、编目、存储、检索等功能，方便档案的日常管理和利用。2.利用服务模块：提供档案查阅、借阅、复制等利用服务功能，支持在线申请、审批、登记等操作流程，提高利用效率。3.安全管理模块：对档案信息系统进行安全防护，设置用户权限管理、数据加密、访问控制等功能，确保档案信息安全。4.统计分析模块：对档案数据进行统计分析，生成各类统计报表，为档案