工会商品采购制度

PAGE工会商品采购制度一、总则（一）目的为规范工会商品采购行为，加强采购管理，确保采购商品的质量和适用性，提高资金使用效益，维护工会会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类商品采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、节日慰问品、文体活动用品等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和商品，确保采购商品符合工会工作需要和会员实际需求。4.效益原则：在保证商品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构工会委员会是采购决策机构，负责审议和批准采购计划、采购预算、采购合同及重大采购事项。（二）采购执行部门工会指定专人或成立采购小组负责具体采购工作的组织实施。采购执行部门应履行以下职责：1.根据工会工作需要和会员需求，编制采购计划和预算。2.开展市场调研，选择合适的供应商，建立供应商库。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.负责采购商品的验收、入库、保管和发放等工作。5.定期向工会委员会汇报采购工作进展情况，接受监督检查。（三）监督部门工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、资金使用合理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划、会员需求及实际库存情况，于每年[具体时间]前编制下一年度采购计划。采购计划应明确采购商品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划需经工会委员会审议通过后实施。如因工作需要调整采购计划，应按规定程序办理审批手续。（二）采购预算编制1.采购执行部门应根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应详细列出各项采购费用，包括商品价款、运输费、装卸费、保险费等。2.采购预算需经工会经费审查委员会审核，并报工会委员会批准。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意突破。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商库。2.对进入供应商库的供应商进行资质审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。3.根据采购商品的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商进行采购。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。（二）供应商评估与考核1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估和考核。评估和考核结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。2.对于考核不合格的供应商，采购执行部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商库中淘汰。（三）供应商关系维护1.采购执行部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决采购过程中出现的问题。2.对于长期合作的供应商，可根据采购金额、合作期限等给予适当的优惠政策，如价格折扣、优先付款等，以建立稳定的合作关系。五、采购流程（一）采购申请1.工会各部门或会员根据工作需要和实际需求，填写《工会商品采购申请表》，详细注明采购商品的名称、规格、数量、用途等内容，并提交至采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购必要性审核、采购预算审核等。如申请符合要求，报工会委员会审批；如不符合要求，应及时反馈申请部门并说明原因。（二）采购审批1.工会委员会对采购申请进行审批，审批通过后下达《工会商品采购审批单》。2.采购执行部门根据采购审批单组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购执行部门根据采购商品的特点和采购方式，选择合适的采购渠道进行采购。2.对于采用招标方式采购的项目，应按照国家有关法律法规和招标程序进行操作，发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。3.对于采用竞争性谈判、询价等方式采购的项目，应组织相关人员与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商和采购价格。4.采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（四）商品验收1.采购商品到货后，采购执行部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和质量标准对商品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。2.验收合格的商品应办理入库手续，填写《工会商品入库单》；验收不合格的商品应及时与供应商协商解决，如退货、换货等。（五）货款支付1.采购执行部门根据采购合同和商品验收情况，填写《工会商品货款支付申请表》，附上采购合同、发票、入库单等相关凭证，报工会委员会审批。2.工会委员会审批通过后，财务部门按照规定程序办理货款支付手续。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在采购谈判确定成交供应商后，及时签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。2.在合同履行过程中，如出现变更、解除等情况，应按照合同约定或法律法规规定办理相关手续，并及时通知对方。（三）合同监督与检查1.工会经费审查委员会应对采购合同的签订、履行情况进行监督检查，确保合同执行符合规定。2.采购执行部门应定期对采购合同的执行情况进行自查，及时发现和解决问题。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购执行部门应将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管，以备查阅。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式进行应对。2.对于供应商违约风险，应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督管理，建立供应商信用档案，必要时可要求供应商提供担保。3.对于质量问题风险，应加强商品验收环节的管理，严格按照质量标准进行验收，要求供应商提供质量保证承诺，定期对采购商品进行质量抽检。4.对于法律法规风险，应加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动合法合规，及时关注法律法规变化，调整采购策略。八、采购信息管理（一）采购信息收集采购执行部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购合同信息、采购计划与预算信息等。（二）采购信息整理与分析采购执行部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购报告，为采购决策提供参考依据。采购报告应包括采购情况分析、市场价格走势分析、供应商评估情况等内容。（三）采购信息共享采购执行部门应建立采购信息共享平台，将采购信息及时传达给工会委员会、工会经费审查委员会等相关部门和人员，实现信息共享。九、采购监督与审计（一）内部监督1.工会经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购计划执行情况、采购预算控制情况、采购合同签订与履行情况及采购资金使用情况等。2.采购执行部门应主动接受内部监督，及时整改监督检查中发现的问题。（二）审计监督1.工会可定期委托具有资质的审计机构对采购活动进行审计，审计内容包括采购内部控制制度的健全性和有效性、采购程序的合