工会内部采购制度

PAGE工会内部采购制度总则目的为加强本工会内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保工会经费合理使用，特制定本制度。适用范围本制度适用于工会组织的各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受工会会员及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金的使用效益。采购组织与职责采购管理小组成立工会采购管理小组，负责领导和管理工会的采购工作。采购管理小组由工会主席担任组长，工会财务人员、相关部门代表等为成员。其职责如下：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批采购计划和预算。3.监督采购活动的执行情况。4.协调解决采购过程中的重大问题。采购执行部门根据采购管理小组确定的采购任务，指定具体的采购执行部门负责采购活动的实施。采购执行部门应明确专人负责采购工作，其职责如下：1.制定采购计划，报采购管理小组审批。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的验收工作。4.整理和归档采购文件资料。财务部门1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算。3.对采购资金的使用情况进行监督检查。监督部门工会设立专门的监督部门或指定专人对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。监督部门的职责如下：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.受理采购活动中的投诉和举报。3.对违规采购行为进行调查和处理。采购预算管理预算编制1.采购执行部门应根据工会工作计划和实际需求，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑工会经费的承受能力。3.采购预算经采购管理小组审议通过后，报工会委员会批准。预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，报采购管理小组审议，经工会委员会批准后方可调整。预算监督1.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.监督部门应对采购预算的执行情况进行监督，确保预算执行的严肃性。采购流程采购申请1.各部门根据工作需要，填写《工会采购申请表》，详细说明采购项目、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，并提交至采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行初审，审核申请的合理性和必要性，对于不符合要求的申请，应及时反馈给申请部门并说明原因。采购审批1.采购执行部门将初审通过的采购申请报采购管理小组审批。采购管理小组应根据采购预算、实际需求等情况进行审批，对于重大采购项目，应进行集体决策。2.经采购管理小组审批通过的采购申请，由采购执行部门组织实施采购活动。供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供货能力和售后服务能力。2.根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择若干家供应商进行询价或招标。询价或招标应至少邀请三家以上供应商参与。3.采购执行部门应要求供应商提供报价单、产品说明书、售后服务承诺等资料，对供应商的报价、产品质量、售后服务等进行综合比较和评估，选择最优供应商。采购谈判1.采购执行部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，双方应充分沟通，达成一致意见。采购谈判过程中，应做好记录。合同签订1.根据采购谈判结果，采购执行部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交采购管理小组审核。审核通过后，由工会主席或其授权代表签字盖章。采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应由采购执行部门、使用部门、财务部门、监督部门等相关人员组成。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和核对，填写《工会采购验收单》。3.对于验收合格的采购项目，验收人员应在验收单上签字确认；对于验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或退换货。采购付款1.采购项目验收合格后，采购执行部门应及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收单、发票等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。采购文件管理文件归档采购执行部门应负责采购文件的整理和归档工作。采购文件包括采购申请表、采购审批文件、询价或招标文件、采购谈判记录、采购合同、验收单、发票等。采购文件应按照年度和项目进行分类归档，保存期限不少于[X]年。文件查阅工会内部人员因工作需要查阅采购文件的，应填写《工会采购文件查阅申请表》并经所在部门负责人批准后，到采购执行部门查阅。查阅人员应遵守保密规定，不得擅自复印、传播采购文件内容。监督与检查内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购政策、制度和流程的执行情况、采购预算的执行情况、供应商选择和采购合同签订的合规性、采购验收和付款的准确性等。2.对于监督检查中发现的问题，监督部门应及时提出整改意见，要求采购执行部门限期整改。采购执行部门应将整改情况及时反馈给监督部门。投诉处理1.工会会员或其他相关人员对采购活动有异议的，可以向监督部门投诉。投诉应提供具体的投诉事项、相关证据等材料。2.监督部门接到投诉后，应及时进行调查核实。对于投诉属实的，应按照相关规定进行处理，并将处理结果及时反馈给投诉人。责任追究违规行为界定1.在采购活动中，存在以下行为之一的，属于违规行为：违反采购政策、制度和流程进行采购。擅自突破采购预算。与供应商串通谋取私利。在采购过程中收受供应商贿赂或其他不正当利益。其他违反法律法规和本制度规定行为。责任追究方式1.对于违规行为，视情节轻