小学校师生档案管理制度

PAGE小学校师生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强我校师生档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学校教育教学、管理及师生发展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校全体教师和学生的档案管理工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：学校设立专门的档案管理部门，对师生档案进行集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映师生的实际情况，严禁虚假信息录入。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对师生档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.完整性原则：全面收集师生在教育教学、学习生活等方面形成的各类资料，确保档案内容完整。5.动态管理原则：根据师生的发展变化，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门学校设立档案室，作为师生档案管理的专门机构，隶属学校办公室领导。（二）职责1.负责制定和完善师生档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全校师生档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。4.对档案管理工作进行总结、分析，提出改进意见和建议，不断提高档案管理水平。5.积极开发利用档案信息资源，为学校教育教学、管理及师生发展提供服务。三、教师档案管理（一）档案内容1.个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、专业、参加工作时间、入职时间、身份证号码、联系方式等。2.教师资格证书及相关资质证明教师资格证书、专业技术职务资格证书、普通话等级证书、计算机等级证书等。3.教育教学工作材料（1）教学计划、教案、教学总结、教学反思等。（2）课程表、教学进度表。（3）学生成绩册、教学质量分析报告。（4）公开课、示范课、观摩课等教学活动记录。（5）指导学生竞赛、社团活动等相关材料。4.教研科研材料（1）课题研究立项申请书、研究方案、中期检查报告、结题报告等。（2）发表的教育教学论文、著作、教材等。（3）参加学术会议、培训、研讨会等活动的记录及成果。5.师德师风材料师德师风承诺书、师德考核表、师德师风先进事迹材料等。（1）班主任工作材料班主任工作计划、总结、班级管理记录、学生评语、家长会记录等。（2）荣誉奖励材料各级政府、教育行政部门及学校颁发的荣誉证书、表彰决定等。（3）培训进修材料参加各类培训、进修的通知、结业证书、学习心得等。（4）年度考核材料年度考核登记表、考核结果通知等。（5）工资福利材料工资变动审批表、奖金发放记录等。（6）其他材料个人述职报告、工作调动证明、辞职申请等。（二）档案建立与收集1.教师入职时，应填写个人基本信息登记表，并提交相关证明材料原件及复印件，档案管理人员负责审核并整理归档。2.教师在教育教学、教研科研、师德师风建设等工作中形成的各类材料，由教师本人或相关部门及时收集整理，定期移交档案室。3.档案室应定期对档案进行清查，及时发现档案材料的缺失情况，并通知相关人员补充完善。（三）档案整理与归档1.档案管理人员按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应编写页码，并在右上角加盖页码章。3.按照档案类别顺序，将每份档案材料装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写档案编号、类别、年度、保管期限等信息。4.建立档案目录，详细记录档案盒内每份档案材料的题名、日期、页号等信息，以便查阅。（四）档案保管1.档案室应配备专门的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.根据档案的保管期限，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（五）档案查阅与借阅1.本校教职工因工作需要查阅本人档案，须填写《教师档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅我校教师档案，须持单位介绍信，经学校办公室负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅档案应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字。4.本校教职工因特殊情况需要借阅本人档案，须填写《教师档案借阅申请表》，经所在部门负责人和学校办公室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，须办理续借手续。5.外单位借阅我校教师档案，须经学校主管领导批准，并签订保密协议。借阅期限一般不超过一周，如需延期，须重新办理审批手续。（六）档案转递1.教师工作调动、辞职、退休等，档案管理人员应及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。3.档案转出时，档案管理人员应认真核对档案材料，确保档案内容完整、准确，并填写《档案转递通知单》，密封后随档案一并转出。4.档案接收单位收到档案后，应及时将回执寄回我校档案室。档案管理人员应认真核对回执信息，确保档案转递工作的顺利完成。四、学生档案管理（一）档案内容1.学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、父母姓名、联系方式等。2.学籍档案（1）入学登记表、学籍卡片、学生基本信息表。（2）转学、休学、复学、退学等学籍变动记录。（3）毕业登记表、毕业证书存根等。3.综合素质评价档案（1）思想品德评价材料，包括学生自评、互评、教师评价等。（2）学业水平评价材料，包括各学科成绩、学习态度、学习能力等评价。（3）身心健康评价材料，包括体育成绩、体质健康测试报告、心理健康状况记录等。（4）艺术素养评价材料，包括音乐、美术等课程学习成绩及艺术活动表现。（5）社会实践活动评价材料，包括参加社会实践、社团活动、志愿服务等情况记录。4.奖惩材料各级政府、教育行政部门及学校颁发的奖励证书、表彰决定，以及学生违纪处分记录等。5.其他材料学生体检表、体质健康监测报告、特殊情况说明等。（二）档案建立与收集1.学生入学时，学校应组织学生填写个人基本信息登记表，并收集相关证明材料原件及复印件，建立学籍档案。2.班主任及各学科教师应在日常教育教学工作中，及时收集学生的综合素质评价材料，并定期整理归档。3.学校相关部门应及时将学生的奖惩情况、体检信息等材料移交档案室。（三）档案整理与归档1.档案管理人员按照学生档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应编写页码，并在右上角加盖页码章。3.按照年级、班级顺序，将每个学生的档案材料装入档案袋，并在档案袋封面填写学生姓名、班级、学籍号、档案编号等信息。4.建立学生档案目录，详细记录档案袋内每份档案材料的题名、日期、页号等信息，以便查阅。（四）档案保管1.档案室应设立专门的学生档案专柜，对学生档案进行集中保管。2.档案管理人员应定期对学生档案进行检查，确保档案的安全与完整。3.学生毕业离校后，其档案应继续保管一定期限，以备查阅。（五）档案查阅与借阅1.本校教职工因工作需要查阅学生档案，须填写《学生档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅我校学生档案，须持单位介绍信，经学校办公室负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅学生档案应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字。4.学生本人或其监护人因特殊情况需要查阅学生档案，须填写《学生档案查阅申请表》，经班主任签字同意后，到档案室查阅。（六）档案转递1.学生转学、升学时，档案管理人员应及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。3.档案转出时，档案管理人员应认真核对档案材料，确保档案内容完整、准确，并填写《档案转递通知单》，密封后随档案一并转出。4.档案接收单位收到档案后，应及时将回执寄回我校档案室。档案管理人员应认真核对回执信息，确保档案转递工作的顺利完成。五、档案信息化管理（一）建立师生档案信息数据库利用现代信息技术，建立师生档案信息数据库，将师生档案的纸质材料进行数字化处理，实现档案信息的电子化存储和管理。（二）档案信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案内容分类标准，将师生档案信息准确录入数据库，并定期进行更新和维护。2.建立档案信息录入审核制度，确保录入信息的准确性和完整性。（三）档案信息查询与利用1.本校教职工可通过学校内部网络，查询本人及相关师生的档案信息。2.学校相关部门可根据工作需要，经授权后查询师生档案信息，为教育教学、管理等工作提供支持。3.利用档案信息数据库，开展档案信息统计分析工作，为学校决策提供数据依据。六、监督与检查（一）成立档案管理监督小组由学校办公室、教务处、德育处等部门负责人组成档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。