审计局政府采购制度

PAGE审计局政府采购制度一、总则（一）目的为了规范审计局政府采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合审计局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和本制度规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的环境，保证所有符合条件的供应商都有机会参与采购活动，通过竞争实现采购效益最大化。4.公正原则：采购活动应按照事先规定的条件和程序进行，对所有供应商一视同仁，确保采购结果公正合理。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度政府采购预算。预算编制应详细、准确地列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购预算应按照财政部门规定的格式和要求进行编制，确保与部门预算整体框架相衔接，纳入部门预算统一管理。3.对于涉及多个部门的采购项目，牵头部门应组织相关部门共同编制采购预算，明确各部门的采购份额和资金分担方式。（二）预算审核与调整1.财务部门负责对各部门报送的政府采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性以及与部门工作实际需求的匹配性。审核过程中如有疑问，应及时与相关部门沟通核实。2.经审核后的政府采购预算报局领导审批。审批通过后的预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序办理预算调整手续。3.采购预算调整应符合以下条件：因国家政策调整、工作任务变化等原因，导致原采购项目无法实施或需变更采购内容的；由于市场价格波动等客观因素，致使原预算金额不足以满足采购需求的；其他确需调整采购预算的情形。4.采购预算调整申请应包括调整原因、调整内容、调整金额等详细信息，并经相关部门负责人和财务部门审核后，报局领导审批。审批通过后，方可按照调整后的预算执行采购活动。三、采购组织与实施（一）采购方式确定1.政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等。采购项目应根据其性质、特点和金额大小，按照法律法规规定的适用条件选择合适的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，一般应采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得财政部门批准。3.对于符合邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购适用条件的采购项目，采购部门应在充分论证的基础上，按照规定程序向财政部门申请批准，并严格按照批准的采购方式组织实施采购活动。（二）采购流程1.采购计划制定采购部门根据批准的采购预算和工作实际需求，制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间安排等内容。采购计划应提前与相关部门沟通协调，确保采购项目的技术要求、服务标准等符合实际工作需要，并征求财务部门对采购资金安排的意见。2.采购文件编制根据采购项目特点和采购方式要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或邀请函）、采购需求、采购合同条款、评标标准（或谈判文件、磋商文件、单一来源采购协商情况记录等）等内容。采购需求应明确、具体、完整，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。采购合同条款应符合法律法规规定，明确双方的权利和义务，确保采购项目的顺利实施和合同的有效履行。评标标准（或谈判文件、磋商文件、单一来源采购协商情况记录等）应科学合理、客观公正，能够准确反映采购项目的需求和特点，为评标（或谈判、磋商、单一来源采购协商）提供明确的依据。3.采购信息发布采用公开招标方式的采购项目，应按照规定在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。采用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购方式的采购项目，应向符合相应资格条件的供应商发出邀请函（或谈判文件、磋商文件、单一来源采购协商情况记录等）。邀请函（或谈判文件、磋商文件、单一来源采购协商情况记录等）应明确采购项目的基本情况、采购要求、供应商应提交的响应文件内容及格式、响应文件提交截止时间、谈判（或磋商、单一来源采购协商）时间及地点等信息。4.供应商资格审查采购部门负责对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查应按照采购文件规定的供应商资格条件进行，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码）、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。对于通过资格审查的供应商，采购部门应向其发出采购文件，并告知其应遵守的采购程序和相关要求。对于未通过资格审查的供应商，应及时通知其原因。5.响应文件接收与评审采购部门按照采购文件规定的时间和地点接收供应商提交的响应文件。响应文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。成立评审小组对响应文件进行评审。评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应符合法律法规规定。评审专家应从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取。评审小组按照采购文件规定的评标标准（或谈判文件、磋商文件、单一来源采购协商情况记录等）对响应文件进行评审，对供应商的技术方案、服务承诺、价格等进行综合评价，确定中标（成交）候选人名单。6.中标（成交）结果确定与公告根据评审小组的评审结果，采购部门确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。中标（成交）通知书应明确采购项目名称、中标（成交）金额、中标（成交）供应商名称及地址等信息。采购部门应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公告中标（成交）结果，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、中标（成交）金额、中标（成交）供应商名称及地址、评审专家名单等信息。公告期限应符合法律法规规定。7.采购合同签订中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，与采购人签订采购合同。采购合同应按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更合同内容。采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门备案。财务部门应根据合同约定和采购预算安排，及时办理资金支付手续。四、采购合同管理（一）合同签订与备案1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案送财务部门、法律顾问等相关部门审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性以及与采购文件的一致性等。经审核无异议后报局领导审批。3.采购合同签订后，采购部门应在规定时间内将合同副本送财务部门备案。财务部门应将合同备案情况与采购预算执行情况进行核对，确保合同执行与预算安排相符。（二）合同履行与监督1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。2.采购部门负责对采购合同履行情况进行监督检查。监督检查内容包括合同执行进度、货物质量、服务水平、资金支付等方面。如发现供应商存在违约行为，应及时督促其整改，并按照合同约定追究其违约责任。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议应报财务部门备案。变更合同内容涉及采购预算调整的，应按照预算调整程序办理相关手续。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照合同约定的验收标准组织验收。验收工作应由采购人、采购部门、使用部门等相关人员共同参与。2.验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等是否符合合同要求；工程的质量、进度、安全等是否达到合同标准；服务的内容、质量、期限等是否满足合同约定。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等信息。验收报告作为支付货款的重要依据之一。五、采购资金管理（一）资金支付1.财务部门应按照采购合同约定和财政资金支付管理规定，及时办理采购资金支付手续。支付方式应符合财政部门规定，确保资金支付安全、准确、及时。2.对于实行国库集中支付的采购项目，财务部门应按照国库集中支付制度的要求，通过财政国库支付系统将采购资金直接支付给供应商。对于未实行国库集中支付的采购项目，财务部门应按照相关规定将采购资金支付给采购人，由采购人按照合同约定支付给供应商。3.在办理采购资金支付手续时，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据充分、合规。对于不符合支付条件的，应拒绝支付，并及时通知采购部门和供应商。（二）资金核算与监督1.财务部门应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，准确反映采购项目的资金收支情况。采购资金核算应与采购预算执行情况相匹配，确保资金使用的合理性和合规性。2.审计部门应定期对采购资金使用情况进行审计监督，检查采购资金的支付是否符合规定、资金使用效益是否达到预期目标等。如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程形成的各类文件资料，主要包括：1.采购预算文件，如采购预算编制表、预算审核意见、预算调整申请及审批文件等；2.采购计划文件，如采购计划制定表、采购计划审批文件等；3.采购文件，如采购公告（或邀请函）、采购需求、采购合同条款、评标标准（或谈判文件、磋商文件、单一来源采购协商情况记录等）、采购文件修改澄清文件等；4.供应商响应文件，如投标文件、谈判响应文件、磋商响应文件、单一来源采购响应文件等；5.评审文件，如评审小组组成文件、评审记录、评审报告等；6.中标（成交）结果文件，如中标（成交）通知书、中标（成交）结果公告文件等；7.采购合同文件，如采购合同正本、副本、补充协议等；8.在采购活动中形成的其他相关文件资料，如会议纪要、往来函件、验收报告等。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，应及时收集、整理各类采购文件资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照年度、采购项目类别进行分类归档，建立清晰的档案目录索引，便于查询和管理。归档后的采购档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。（三）档案保管与查阅1.采购档案应在专门的档案保管场所进行保管，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案不受损坏。2.严格限制采购档案的查阅范围，除本单位内部因工作需要查阅外，未经批准，不得对外提供查阅。查阅采购档案应履行登记手续，查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。3.采购档案的保管期限应按照法律法规规定执行。保管期限届满后，如需销毁采购档案，应按照档案销毁程序办理相关手续，确保档案销毁过程的合规性和档案信息的安全性。七、监督检查与责任追究（一）监督检查机制1.建立健全政府采购监督检查机制，加强对政府采购活动全过程的监督管理。审计部门负责对政府采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性以及采购资金的使用效益等情况。2.财政部门负责对政府采购活动进行行政监督，对采购项目的采购方式、采购程序、采购文件等进行审查，依法处理政府采购活动中的违法违规行为。3.采购部门应加强对本部门政府采购活动的内部监督管理，建立健全内部监督制度，规范采购流程，确保采购活动合法合规、公开透明。（二）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应依法追究其责任。责任追究方式包括责令改正、警告、罚款、暂停采购活动、取消采购资格等。2.对采购人及其工作人员在政府采购活动中存在的违法违规行为，如擅自变更采购方式、与供应商串通谋取私利、违规签订采