学院采购管理制度

PAGE学院采购管理制度一、总则（一）目的为规范学院采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立采购工作领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。其职责是：1.研究制定学院采购工作的方针、政策和制度。2.审议采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学院设立采购管理部门，负责采购工作的具体组织实施。其职责是：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学院的采购制度。2.编制采购预算和采购计划。3.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。6.对采购活动进行监督检查，处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）需求部门职责1.根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求。2.参与采购文件的编制和审核。3.协助采购管理部门进行采购项目的验收。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学院财务预算编制要求进行编制。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，报学院采购工作领导小组审议通过后，纳入学院年度财务预算。（二）采购计划制定1.根据年度采购预算，采购管理部门制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应根据采购项目的特点和实际情况，合理安排采购进度，确保采购任务按时完成。3.采购计划应报学院采购工作领导小组备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到100万元以上（含100万元）；工程采购项目单项合同估算价在200万元以上（含200万元）。3.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门编制招标文件。发布招标公告。接受供应商报名，发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商，发布中标公告。签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门确定邀请供应商名单，编制投标邀请书。向邀请供应商发出投标邀请书，发售招标文件。组织开标、评标。确定中标供应商，发布中标公告。签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商成交的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门成立谈判小组。制定谈判文件。确定邀请供应商名单，发出谈判邀请书。组织谈判。确定成交供应商，发出成交通知书。签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由。学院采购工作领导小组进行审核批准。采购管理部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照以下程序进行：采购管理部门成立询价小组。制定询价文件。确定邀请供应商名单，发出询价通知书。供应商报价。询价小组对报价进行比较，确定成交供应商，发出成交通知书。签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。2.初审通过后，采购申请报学院采购工作领导小组审批。对于重大采购项目，需经学院党委会或院长办公会审议通过。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购管理部门按照确定的采购方式组织采购活动。2.公开招标、邀请招标采购项目，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。3.竞争性谈判、询价采购项目，采购管理部门应成立谈判小组或询价小组进行采购活动。谈判小组或询价小组由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应为三人以上单数。4.采购活动应严格按照采购文件规定的程序和要求进行，确保采购过程公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本送学院法律顾问进行合法性审查。合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收应按照采购合同约定的质量标准进行，验收合格后出具验收报告。2.采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款应严格按照学院财务制度规定执行，确保资金支付安全。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规。2.学院审计部门负责对采购项目进行审计监督，检查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、合同履行情况等。3.采购管理部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购工作流程，提高采购工作效率和质量。（二）供应商管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核评估，将符合条件的供应商纳入供应商库。2.采购管理部门应定期对供应商进行考核评价，并根据考核结果对供应商库进行动态调整。3.对于存在不良记录的供应商，采购管理部门应限制其参与学院采购活动。（三）采购档案管理1.采购管理部门应建立采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。3.采购档案保存期限应按照国家有关规定执行，确保采购档案的完整性和可追溯性。七、违规处理（一）对采购人的处理采购人有下列情形之一的，由学院责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学院视情节轻重给予相应的纪律处分：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）对供应商的处理供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学院采购活动，并予以通报批评；有违法所得的，并处没收违法所得：1.提供虚假材料谋取中标、成交的；2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；3.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；4.向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；5.在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；6.拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。（三）对采购代理机构的处理采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告；情节严重的，暂停其政府采