学校采购小组制度

PAGE学校采购小组制度一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类物资、服务及工程项目的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受监督。4.效益性原则：追求采购资金的合理使用和效益最大化。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定。二、采购小组组成（一）成员构成采购小组由学校相关部门人员、专业技术人员、财务人员等组成。成员应具备相应的专业知识、技能和经验，熟悉采购流程和法律法规。（二）职责分工1.组长：全面负责采购小组的工作，主持采购会议，协调各方关系，审批采购方案和合同。2.采购人员：负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.技术人员：对采购项目的技术要求进行审核，提供技术支持和咨询。4.财务人员：参与采购预算编制、成本核算、资金支付审核等工作。5.监督人员：对采购过程进行监督，确保采购活动合法合规。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门会同财务部门，根据采购申请表编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额及支付方式等。2.采购预算经学校领导审批后，作为采购活动的控制依据。（三）采购方案制定1.采购人员根据采购需求和预算，制定采购方案。采购方案应包括采购方式选择、供应商选择标准、采购时间安排等内容。2.采购方案经采购小组讨论通过后，报学校领导审批。（四）供应商选择1.采购人员按照采购方案，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。2.对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格等进行综合评估，确定入围供应商名单。3.与入围供应商签订采购意向书或框架协议。（五）采购谈判1.采购人员与选定的供应商进行采购谈判，就采购项目的价格、质量、交货期、售后服务等条款达成一致。2.谈判过程中，采购人员应做好记录，形成谈判纪要。（六）合同签订1.根据谈判结果，采购人员起草采购合同，明确双方的权利义务。2.采购合同经采购小组审核、学校领导审批后，由双方签字盖章生效。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购部门组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能等方面。2.验收合格后，填写验收报告，作为支付货款的依据。（八）资金支付1.财务人员根据采购合同、验收报告等资料，审核采购资金支付申请。2.审核通过后，按照学校财务制度办理资金支付手续。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购监督与管理（一）内部监督1.学校设立采购监督小组，对采购活动进行全程监督。监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。2.监督小组有权对采购过程中的违规行为进行制止和纠正，并提出处理意见。（二）信息公开1.采购部门应按照规定，在学校内部网站或其他显著位置公开采购项目信息，包括采购需求、采购方式、供应商选择、采购结果等内容。2.接受学校教职工和社会公众的监督。（三）绩效评估与改进1.定期对采购项目进行绩效评估，评估内容包括采购质量、采购价格、采购效率、售后服务等方面。2.根据绩效评估结果，总结经验教训，提出改进措施，不断提高采购管理水平。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、信誉要求、产品质量要求等。2.对申请准入的供应商进行审核，审核合格后纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评价和考核。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格的供应商进行淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对长期合作、信誉良好、产品质量高的供应商给予一定的优惠政策和奖励。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商进行处罚，直至终止合作。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请表、采购预算、采购方案、供应商资料、采购合同、验收报告、资金支付凭证等相关资料。（二）档案保管采购档案由采购部门负责整理归档，并按照规定期限进行保管。保管期限应符合国家法律法规及学校档案管理规定。（