学院内部控制制度手册

PAGE学院内部控制制度手册一、总则（一）目的本制度手册旨在加强学院内部控制，规范学院各项经济活动和管理行为，提高学院管理水平和风险防范能力，保障学院资产安全、完整，确保学院各项事业健康、可持续发展。（二）依据本制度手册依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国预算法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等国家法律法规以及相关教育行业标准制定。（三）适用范围本制度手册适用于学院内各部门、各单位及其工作人员。（四）基本原则1.合法性原则：学院内部控制制度应符合国家法律法规和政策要求。2.全面性原则：涵盖学院各项经济活动和管理环节，不留死角。3.重要性原则：关注重要经济活动和高风险领域，重点防控。4.制衡性原则：确保不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。5.适应性原则：与学院实际情况相适应，并随内外部环境变化及时调整完善。二、组织架构与职责分工（一）学院内部控制组织架构学院设立内部控制领导小组，由学院院长担任组长，分管财务、教学、科研等工作的副院长担任副组长，各职能部门负责人为成员。领导小组下设内部控制办公室，挂靠财务部门，负责日常内部控制工作的组织、协调和监督。（二）各层级职责分工1.内部控制领导小组职责审定学院内部控制制度、流程和手册。研究决定内部控制建设中的重大事项。监督检查内部控制执行情况，对发现的问题提出整改意见并督促落实。2.内部控制办公室职责拟定内部控制制度、流程和手册草案。组织协调内部控制制度的实施和培训。对内部控制执行情况进行日常监督检查，定期向领导小组报告。收集、整理内部控制相关资料，建立内部控制档案。3.各职能部门职责负责本部门业务范围内内部控制制度的制定和执行。配合内部控制办公室开展相关工作，及时反馈本部门内部控制执行情况和存在的问题。根据内部控制要求，对本部门工作人员进行培训和教育。三|预算管理（一）预算编制1.学院各部门应根据事业发展规划和年度工作计划，提出本部门年度预算建议数，经分管领导审核后报财务部门。2.财务部门对各部门预算建议数进行汇总、审核和平衡，结合学院财力状况，提出学院年度预算草案，报内部控制领导小组审定。3.学院年度预算草案经院长办公会审议通过后，报上级主管部门审批。（二）预算执行1.学院严格按照批复的预算执行，各部门应将预算指标层层分解，落实到具体项目和责任人。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行中存在的问题。3.各部门应严格控制预算支出，不得擅自调整预算。如因特殊原因需要调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。（三）预算调整1.预算执行过程中，如遇国家政策调整、事业发展需要等原因，确需调整预算的，由相关部门提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额及调整影响等。2.财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见，报内部控制领导小组审批。3.经批准的预算调整事项，财务部门应及时调整预算指标，并相应调整会计账目。（四）预算分析与考核1.财务部门应定期对预算执行情况进行分析，撰写预算执行分析报告，为学院决策提供依据。2.学院建立预算执行考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价，考核结果与部门绩效挂钩。四、收支管理（一）收入管理1.学院各项收入应严格按照国家法律法规和政策规定收取，做到依法依规、应收尽收。2.财务部门应加强对收入的核算和管理，建立收入台账，及时、准确记录收入来源、金额、时间等信息。3.各部门应按照规定的收费项目、收费标准和收费范围收取费用，不得擅自设立收费项目、提高收费标准或扩大收费范围。收费票据应妥善保管，严格按照票据管理规定使用。（二）支出管理1.学院各项支出应严格执行国家财经法规和财务制度，遵循勤俭节约、量力而行的原则，确保支出合法、合规、合理。2.支出审批应按照规定的审批流程进行，明确审批权限和责任。一般支出由部门负责人审批，重大支出由分管领导审核后报院长审批。3.财务部门应加强对支出的审核和控制，对不符合规定的支出不予报销。支出报销应提供真实、合法、有效的原始凭证，按照财务制度规定进行账务处理。4.学院应严格控制“三公”经费支出，按照规定的标准和范围执行，不得超支。五、采购管理（一）采购计划1.各部门根据工作需要和预算安排，提出采购申请，明确采购项目、数量、规格、技术要求等内容。2.采购部门对各部门采购申请进行汇总、审核，结合学院采购预算和实际情况，编制采购计划。采购计划应报内部控制领导小组审批。（二）采购实施1.采购部门按照批准的采购计划组织实施采购活动。采购方式包括公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购等，应根据采购项目的特点和要求选择合适的采购方式。2.采购过程中，应严格按照采购程序进行，确保采购活动公平、公正、公开。采购文件应妥善保管，作为采购项目档案资料。3.采购合同签订应符合法律法规要求，明确双方权利义务、采购金额、交货时间、质量标准等条款。采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）验收管理1.采购项目完成后，采购部门应及时组织相关部门和人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行验收。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收意见，并办理相关入库手续。验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（四）采购监督1.学院建立采购监督机制，对采购活动进行全过程监督。纪检监察部门应加强对采购过程的监督检查，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。2.采购部门应定期向内部控制领导小组报告采购工作情况，接受监督和检查。六、资产管理（一）货币资金管理1.学院应严格执行国家货币资金管理制度，加强对现金、银行存款等货币资金的管理。2.财务部门应建立健全货币资金内部控制制度，明确岗位分工和职责权限，确保货币资金安全。3.现金收付应严格按照规定的程序进行，做到日清月结，账款相符。银行存款应定期核对账目，确保账实相符。严禁坐支现金、白条抵库等违规行为。（二）固定资产管理1.学院应建立固定资产管理制度，明确固定资产的分类、计价、折旧、清查等管理要求。2.固定资产购置应按照规定的审批程序进行，纳入学院预算管理。购置后应及时办理验收、入账手续。3.财务部门应定期对固定资产进行折旧计提，准确核算固定资产价值。资产管理部门应定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。4.固定资产处置应按照规定的程序进行审批，处置收入应及时足额上缴财政。（三）无形资产管理1.学院应加强对无形资产的管理，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权等。2.无形资产取得应按照规定的程序进行，及时办理入账手续。财务部门应按照规定进行摊销，准确核算无形资产价值。3.无形资产处置应按照规定的程序进行审批，处置收入应及时足额上缴财政。（四）资产管理监督1.学院建立资产管理监督机制，定期对资产管理情况进行检查和评估。2.资产管理部门应定期向内部控制领导小组报告资产管理工作情况，接受监督和检查。对资产管理中发现的问题，应及时采取措施进行整改。七、工程项目管理（一）项目立项1.学院各部门根据事业发展需要，提出工程项目立项申请，说明项目建设的必要性、可行性、建设内容、投资预算等。2.发展规划部门对工程项目立项申请进行审核，组织相关专家进行论证，提出审核意见，报学院领导审批。3.经批准立项的工程项目，应纳入学院年度投资计划，按照规定程序办理相关手续。（二）项目设计1.工程项目立项后，建设部门应委托具有相应资质的设计单位进行项目设计，明确项目的设计要求、技术标准、建设规模等。2.设计单位应按照国家相关规范和标准进行设计，确保设计文件质量。设计文件应报相关部门审核批准。（三）项目招标1.工程项目招标应按照国家有关法律法规和学院采购管理规定进行，选择具有相应资质和信誉的施工单位、监理单位等。2.招标过程应严格按照程序进行，确保公开、公平、公正。中标单位确定后，应及时签订合同。（四）项目施工1.建设部门应与施工单位签订施工合同，明确双方权利义务、工程质量、工期要求、付款方式等条款。2.施工单位应按照施工合同和设计文件要求组织施工，确保工程质量和进度。建设部门应加强对施工过程的监督管理，定期检查工程质量和进度情况。3.监理单位应按照监理合同要求，对工程建设全过程进行监理，确保工程质量、进度和投资控制符合要求。（五）项目竣工验收1.工程项目完工后，建设部门应组织相关部门和人员进行竣工验收。验收内容包括工程质量、工程进度、工程投资、工程资料等。2.验收合格的工程项目，应及时办理固定资产交付使用手续。验收不合格的工程项目，应责令施工单位限期整改，整改合格后重新组织验收。（六）工程项目监督1.学院建立工程项目监督机制，对工程项目全过程进行监督检查。纪检监察部门应加强对工程项目建设过程的监督，严肃查处工程项目建设中的违规违纪行为。2.建设部门应定期向内部控制领导小组报告工程项目建设情况，接受监督和检查。八、合同管理（一）合同签订1.学院对外签订合同应遵循合法、合规、公平、公正的原则，明确双方权利义务。2.合同签订前，承办部门应进行合同条款的起草、审核，确保合同条款合法、合理、完整。重大合同应组织法律专家进行审核。3.合同审核通过后，由学院法定代表人或授权代表签署。合同签订后，承办部门应及时将合同副本送财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（二）合同执行1.合同承办部门应按照合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。2.财务部门应根据合同约定办理款项收付，对合同执行情况进行监督。资产管理部门应根据合同约定办理资产交付、使用等手续。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更或解除合同的，承办部门应及时与对方协商，签订变更或解除协议，并按照规定程序办理审批手续。2.变更或解除合同的协议应作为原合同的补充文件，与原合同一并存档。（四）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，承办部门应及时报告学院领导，并会同相关部门协商解决。2.协商不成的，可通过仲裁或诉讼等方式解决。在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据资料。（五）合同监督1.学院建立合同监督机制，定期对合同执行情况进行检查和评估。2.承办部门应定期向内部控制领导小组报告合同履行情况，接受监督和检查。对合同管理中发现的问题，应及时采取措施进行整改。九、信息系统管理（一）系统建设1.学院信息系统建设应遵循统一规划、分步实施、注重实效的原则，满足学院管理和业务发展需要。2.信息系统建设项目应按照规定的程序进行立项、招标、建设、验收等，确保系统建设质量。3.信息系统建设过程中，应注重数据安全和保密，采取必要的安全防护措施。（二）系统运行与维护1.信息部门应建立信息系统运行管理制度，确保系统正常运行。定期对系统进行维护和升级，及时处理系统故障和问题。2.加强对信息系统用户的管理，设置不同的用户权限，确保数据安全。用户应妥善保管个人账号和密码，不得泄露。3.建立信息系统数据备份制度，定期对重要数据进行备份，并妥善保管备份数据。（三）信息安全管理1.学院应高度重视信息安全工作，建立信息安全管理制度，加强信息安全防护。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止信息泄露、篡改和丢失。定期进行信息安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。3.加强对信息系统操作人员的安全教育和培训，提高安全意识和操作技能。（四）信息系统监督1.学院建立信息系统监督机制，定期对信息系统运行情况、信息安全情况等进行检查和评估。2.信息部门应定期向内部控制领导小组报告信息系统管理工作情况，接受监督和检查。对信息系统管理中发现的问题，应及时采取措施进行整改。十、内部监督（一）监督检查机制1.学院建立健全内部监督检查机制，定期对内部控制制度执行情况进行检查和评估。2.内部控制办公室负责组织实施内部监督检查工作，制定监督检查计划，明确检查内容、方法和程序。3.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。（二）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。整改完成后，应及时提交整改报告。3.内部控制办公室应对整改情况进行跟