学校档案管理归档制度

PAGE学校档案管理归档制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各班级及全体教职工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则归档的档案必须是学校各项工作活动中形成的原始记录，内容真实可靠，不得伪造、篡改。3.完整性原则要保证档案的齐全完整，全面反映学校工作的历史面貌和发展过程，不得遗漏重要文件和资料。4.系统性原则按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、系统整理，便于查找和利用。5.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，要采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理的规章制度，并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的安全和完整。3.指导学校各部门、各年级、各班级的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。4.定期对档案进行清理和鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.积极开发档案信息资源，为学校的教学、科研、管理等工作提供服务。6.负责学校档案管理设施设备的建设和维护，改善档案保管条件。三、归档范围（一）党群工作类1.学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。2.党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报等党员档案材料。3.学校工会、共青团、妇联等群众组织的工作文件、活动记录、会员名册等。（二）行政管理类1.学校行政会议记录、工作计划、总结、报告、规章制度等。2.学校机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等文件材料。3.学校对外联络、合作交流、接待等工作中形成的文件、协议、合同等。4.学校安全保卫、综合治理、信访、维稳等工作文件材料。5.学校财务、审计、资产、后勤等管理工作文件材料。（三）教学工作类1.学校教学计划、教学大纲、课程标准、教材等教学文件。2.教师教案、教学课件、教学案例、教学总结等教学业务材料。3.学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、毕业证、学位证等。4.教学改革、教学研究、教学评估等工作文件材料。5.实习、实训、毕业设计（论文）等实践教学环节的文件材料。（四）科学研究类1.学校科研计划项目申请书、立项批复、研究报告、成果鉴定证书等科研项目文件材料。2.教师科研论文、著作、专利等科研成果材料。3.学术会议、学术交流等活动的文件材料。（五）学生工作类1.学生思想政治教育、心理健康教育等工作文件材料。2.学生社团活动记录、获奖证书等学生综合素质材料。3.学生奖惩情况记录、处分决定等文件材料。（六）基建工作类1.学校基本建设规划、可行性研究报告、项目立项批复等文件材料。2.工程设计图纸、施工图纸、工程预算、决算等文件材料。3.工程招投标文件、施工合同、监理合同等文件材料。4.工程竣工验收报告、质量检验报告等文件材料。（七）设备仪器类1.学校教学、科研、办公等设备仪器的购置计划、审批文件、采购合同等。2.设备仪器的验收报告、使用说明书、维修记录等文件材料。3.设备仪器的报废申请、审批文件、报废清单等文件材料。（八）声像档案类1.学校重大活动、会议、庆典等的照片、录像、录音等声像资料。2.学校校园建设、教学设施、科研成果等的照片、录像等声像资料。（九）电子档案类1.学校各部门、各年级、各班级形成的电子文件，包括办公文件、教学文件、科研文件等。2.学校网站、信息系统等产生的电子数据。四、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门、各年级、各班级及全体教职工和学生要按照归档范围的要求，及时收集、整理本部门、本单位形成的文件材料，确保文件材料齐全完整。（二）文件材料真实有效归档的文件材料必须是原件，复印件要与原件核对无误，并加盖原件保存单位的公章。文件材料的内容要真实可靠，不得弄虚作假。（三）文件材料格式规范归档的文件材料要符合国家有关公文格式的规定，纸张规格统一为A4纸，字迹清晰，图表整洁。电子文件要采用通用格式，确保能够长期保存和有效利用。（四）文件材料分类准确各部门、各年级、各班级要按照档案分类方案的要求，对文件材料进行科学分类，确保分类准确，便于查找和利用。（五）文件材料装订整齐归档的文件材料要按照一定的顺序进行排列，采用左侧装订的方式，装订牢固，不掉页、不缺页。五、归档时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，在次年上半年归档完毕。2.跨年度的文件材料，在文件办结后及时归档。（二）教学档案1.每学期结束后，教师要及时整理本学期的教学业务材料，交学校档案管理部门归档。2.学生毕业时，要将学生学籍档案及其他相关材料整理归档。（三）科研档案1.科研项目结题后，项目负责人要及时整理项目文件材料，交学校档案管理部门归档。2.教师发表的科研论文、著作等科研成果，要在发表或出版后及时归档。（四）基建档案1.基建项目立项后，要及时收集、整理项目前期文件材料，交学校档案管理部门归档。2.基建项目建设过程中形成的文件材料，要随工程进度及时归档。3.基建项目竣工验收后，要将全部项目文件材料整理归档，并移交学校档案管理部门永久保存。（五）设备仪器档案1.设备仪器购置后，要及时收集、整理设备仪器采购合同、验收报告、使用说明书等文件材料，交学校档案管理部门归档。2.设备仪器维修、报废等过程中形成的文件材料，要在维修、报废完毕后及时归档。（六）声像档案1.声像资料形成后，要及时整理、编目，交学校档案管理部门归档。2.声像资料的保管期限要根据其重要性和保存价值确定，重要的声像资料要永久保存。（七）电子档案1.电子文件形成后，要及时进行整理、分类、存储，并按照规定进行备份。2.电子档案的归档时间要与纸质档案同步，确保电子档案与纸质档案的一致性。六、归档程序（一）收集1.各部门、各年级自设兼职档案员，负责本部门、本年级文件材料的收集工作。兼职档案员要定期对本部门、本年级的文件材料进行清理，将需要归档的文件材料收集齐全。2.学校档案管理部门要定期对各部门、各年级的文件材料收集情况进行检查和指导，确保文件材料收集工作的顺利进行。（二）整理1.各部门、各年级兼职档案员要按照档案分类方案的要求，对收集到的文件材料进行分类整理。分类要准确，排列要有序，编号要规范。2.学校档案管理部门要对各部门、各年级整理好的文件材料进行检查和审核，对不符合要求的要及时提出整改意见，确保整理质量。（三）装订1.整理好的文件材料要进行装订，装订要牢固，不掉页、不缺页。2.装订时要注意保持文件材料的原貌，不得随意裁剪或折叠。（四）编目1.装订好的文件材料要进行编目，编目要准确、完整，包括档号、文号、题名、日期、责任者、页数等项目。2.编目完成后，要将文件材料装入档案盒，并在档案盒上填写档号、年度、保管期限等信息。（五）上架1.编目上架后的档案要按照档案库房的布局和编号顺序进行排列上架，便于查找和利用。2.档案管理人员要定期对档案进行清点和核对，确保档案的安全和完整。七、档案保管（一）档案库房建设1.学校要设立专门的档案库房，档案库房要符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房要配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）档案保管期限1.学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映学校历史面貌和重要工作活动的文件材料，如学校章程、重要会议记录、重大决策文件、干部任免文件等。3.长期保管的档案主要是反映学校一般工作活动的文件材料，如教学计划、科研项目文件、行政管理制度等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要是反映学校临时性工作活动的文件材料，如一般性会议记录、临时性通知等，保管期限为1年至10年。（三）档案保管要求1.档案管理人员要定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.档案库房要保持清洁卫生，温湿度要符合规定要求。3.档案要按照保管期限和类别进行分类存放，便于查找和利用。4.对破损、褪色的档案要及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。5.严格遵守档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，防止档案丢失或损坏。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.学校档案管理部门要定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作要成立鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.鉴定小组要按照档案鉴定的标准和方法，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，要按照规定进行销毁。2.档案销毁前，要填写档案销毁清册，经学校分管领导批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。3.监销人员要在档案销毁清册上签字，确保档案销毁工作的真实性和严肃性。4.档案销毁后，要将档案销毁清册永久保存。九、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各年级、各班级及全体教职工和学生因教学、科研、管理等工作需要，可以查阅、借阅学校档案。2.校外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校档案管理部门同意，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案时，利用者要填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等信息。2.档案管理人员要按照查阅登记表的要求，及时提供档案，并在查阅现场进行监督。3.借阅档案时，利用者要填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。4.档案借阅期限一般不超过两周，如需延期，要办理续借手续。5