学校物品与设备采购制度

PAGE学校物品与设备采购制度一、总则1.目的为了规范学校物品与设备采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各年级因教学、科研、行政办公、后勤保障等工作需要进行的物品与设备采购活动。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。科学合理原则：根据实际需求，科学制定采购计划，合理选择采购方式和采购产品，确保采购物品与设备符合学校工作需要。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重资金使用效益，降低采购成本。监督制约原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督，防止腐败行为发生。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立学校采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。职责：负责审议学校年度采购计划和重大采购项目；研究决定采购方式、采购预算等重大事项；监督采购活动的实施。2.采购执行部门根据学校实际情况，确定采购执行部门，如总务处、教务处等。职责：负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等；负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关问题；负责采购项目的验收工作。3.采购监督部门设立采购监督部门，如学校纪检监察部门。职责：对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否合理；受理有关采购的投诉举报，对违规行为进行调查处理。4.使用部门学校各部门、各年级作为物品与设备的使用部门。职责：根据工作需要，提出物品与设备采购申请；参与采购需求的论证和采购文件的编制；配合采购执行部门做好采购项目的验收工作。三、采购预算管理1.预算编制各使用部门应根据本部门工作实际和发展规划，提前编制下一年度物品与设备采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并经部门负责人审核签字后报采购执行部门。采购执行部门汇总各使用部门采购预算，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过。2.预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。因特殊原因需要调整预算的，应按照规定程序办理预算调整手续，经采购领导小组批准后执行。3.预算监督采购监督部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，确保预算资金合理使用。对违反预算管理规定的行为，应及时进行纠正，并追究相关责任人的责任。四、采购方式1.公开招标达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照国家有关法律法规和政府采购规定的程序进行，通过发布招标公告、接受投标、开标评标等环节确定中标供应商。2.邀请招标符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应通过随机方式从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应在保证采购项目质量和满足学校工作需要的前提下，与供应商进行协商，确定采购价格和采购条件。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应成立询价小组，向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序1.采购申请使用部门根据工作需要填写《学校物品与设备采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字盖章后提交采购执行部门。采购申请表应附相关的技术资料、市场调研情况等，以便采购执行部门进行采购需求论证。2.需求论证采购执行部门收到采购申请后，应组织相关人员对采购需求进行论证。论证内容包括采购项目的必要性、可行性、技术参数的合理性、预算金额的准确性等。根据论证结果，采购执行部门对采购申请进行审核，提出审核意见，并报采购领导小组审批。3.采购文件编制经采购领导小组审批同意的采购项目，采购执行部门应根据采购方式和采购需求编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、价格构成、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。4.采购信息发布采购执行部门应按照规定的方式发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目应在学校内部网站或其他指定媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购内容、供应商资格要求、报名时间、开标时间等内容，确保供应商能够及时了解采购信息。5.供应商报名与资格审查供应商应按照采购信息要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购执行部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对符合资格要求的供应商，采购执行部门予以登记，并向其发放采购文件；对不符合资格要求的供应商，应及时通知其不予受理。6.开标评标（谈判、询价）采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）应遵循公开、公平、公正的原则，按照规定的程序进行。开标时，应检查投标文件的密封情况，当众开标唱标，公布投标人名称、投标价格等主要内容；评标时，应组织评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准确定中标候选人；谈判时，应与供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商；询价时，应要求供应商一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。7.中标（成交）公示采购执行部门应将中标（成交）候选人名单在学校内部网站或其他指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有供应商或其他利害关系人对中标（成交）结果提出质疑或投诉，采购执行部门应及时进行调查处理。8.合同签订公示无异议后，采购执行部门应与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款的完整性和准确性。采购合同签订后，应报采购监督部门备案。9.验收采购项目完成后，采购执行部门应组织使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术参数等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字盖章；验收不合格的，应要求供应商限期整改或重新提供货物，直至验收合格为止。10.付款采购项目验收合格后，采购执行部门应按照采购合同约定办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票等凭证，并经相关部门审核签字后报财务部门支付。财务部门应严格按照财务制度和采购合同约定进行付款，确保资金支付安全。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件签订，确保合同条款与采购文件和投标文件一致。采购合同签订前，采购执行部门应认真审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确具体、权利义务对等。采购合同签订后，应及时将合同副本送采购监督部门备案。2.合同履行采购合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，确保合同顺利履行。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应按照合同约定或法律法规规定的程序办理。合同变更或解除前，采购执行部门应组织相关人员进行论证，评估变更或解除合同对学校工作和资金使用的影响，并报采购领导小组审批。合同变更或解除后，应及时通知合同双方，并办理相关手续。4.合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购执行部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定或法律法规规定的方式进行仲裁或诉讼。在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据材料，维护学校合法权益。七、采购监督与管理1.内部监督采购监督部门应加强对采购活动的全程监督，确保采购程序合规、采购过程公正、采购结果合理。监督内容包括采购申请的审批、采购文件的编制与发布、供应商资格审查、开标评标（谈判、询价）过程、中标（成交）结果公示、合同签订与履行等环节。采购监督部门应定期对采购项目进行检查，发现问题及时督促整改，并对违规行为进行调查处理。2.外部监督积极接受财政、审计、监察等部门的监督检查，配合做好相关工作。对财政、审计、监察等部门提出的意见和建议，应