学校档案工作规章制度

PAGE学校档案工作规章制度一、总则（一）目的为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关法律法规，结合学校实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门、各单位及全体教职员工。（三）档案定义学校档案是指学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）基本原则学校档案工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。二、档案管理机构及职责（一）学校档案工作领导小组1.组成人员：由学校主要领导、各相关部门负责人组成。2.职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度和发展规划。对学校档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，研究解决档案工作中的重大问题。审定学校档案工作年度计划、总结及重要档案管理文件。定期检查学校档案工作，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。（二）学校综合档案室1.隶属关系：学校综合档案室是学校档案工作的归口管理部门，在学校档案工作领导小组的领导下，负责全校档案的集中统一管理。2.人员配备：配备与档案工作任务相适应的专职档案管理人员，档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉学校各项工作。3.职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案工作规章制度，制定档案管理业务规范和工作流程。负责接收、整理、保管全校各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。开展档案信息化建设，建立档案信息数据库，实现档案信息资源的共享和利用。编制档案检索工具，开展档案编研工作，为学校各项工作提供档案信息服务。对全校各部门、各单位的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训和交流活动。按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁、移交等工作。（三）各部门、各单位档案工作小组1.组成人员：由各部门、各单位负责人担任组长，指定专人负责档案工作。2.职责贯彻执行学校档案工作规章制度，制定本部门、本单位档案工作实施细则和工作计划。负责收集、整理、保管本部门、本单位在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。定期向学校综合档案室移交应归档的档案，并做好档案移交登记工作。配合学校综合档案室开展档案信息化建设、编研工作及其他档案业务工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表、党员名册、入党材料等。2.行政管理类：包括学校行政工作的各类文件、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、规章制度、人事档案、印章管理、信访工作等方面的材料。3.教学工作类：包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、教材、教学课件、考试试卷、学生成绩册、教学质量评估材料、教学改革与研究成果等。4.科学研究类：包括科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定材料、科研奖励材料等。5.学生工作类：包括学生学籍档案、学生奖惩材料、学生社会实践活动材料、学生就业材料等。6.招生工作类：包括招生计划、招生简章、录取名单、新生档案等。7.财务工作类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.后勤管理类：包括校园建设规划、房产管理、物资采购与管理、设备管理、后勤服务保障等方面的材料。9.外事工作类：包括外事活动计划、协议、合同、外宾来访记录、出国（境）人员审批材料等。10.其他类：包括学校举办的重大活动、重要会议、突发事件处理等方面形成的具有保存价值的材料。（二）归档要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档范围，及时收集、整理本部门、本单位的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合耐久性要求。3.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，编制页码，填写卷内文件目录，装订成册，并在卷皮上填写相关信息。4.各部门、各单位应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档文件材料整理好，移交学校综合档案室。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照学校内部机构设置或问题性质进行分类。3.保管期限：根据档案的保存价值，将档案分为永久、定期[X]年、定期[X]年三种保管期限。（三）整理步骤1.区分全宗：将学校各部门、各单位形成的档案分别作为一个全宗进行整理。2.分类：按照年度机构（问题）保管期限分类法，对全宗内的档案进行分类。3.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法组成案卷，每卷厚度应适中，一般不超过[具体厚度]厘米。4.编目：编制卷内文件目录、案卷目录等检索工具，填写档号、题名、日期、页号、保管期限等项目。5.装订：对整理好的案卷进行装订，使其整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具档案装具应符合国家标准，选用坚固耐用、便于存放和管理的档案柜、档案架等。档案装具应排列整齐，编号清晰，便于查找和利用。（三）档案存放档案应按照分类方案进行存放，不同保管期限、不同类别、不同年度的档案应分开存放。档案存放应遵循从左到右、从上到下的顺序，便于查找和管理。（四）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为[X]年、[X]年两种。凡是在一定时期内对学校工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）档案保管期限的变更与鉴定1.档案保管期限确定后，一般不得随意变更。确需变更的，应按照规定的程序进行审批。2.学校综合档案室应定期对档案进行鉴定，对已到保管期限的档案进行审查，确定其继续保存价值或予以销毁。档案鉴定工作应在学校档案工作领导小组的领导下，由学校综合档案室牵头，组织有关部门和人员共同进行。六、档案的利用（一）利用原则学校档案利用应遵循保密、合法、方便、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为学校各项工作和社会利用提供服务。（二）利用范围1.学校内部利用：学校各部门、各单位及教职员工因教学、科研、管理、服务等工作需要，可查阅、借阅学校档案。2.社会利用：外单位因工作需要，经学校主管领导批准，可查阅学校档案。查阅内容涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照国家有关规定办理审批手续。（三）利用方式1.查阅：利用者可到学校综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]天，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。（四）利用登记学校综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅（借阅）时间、查阅（借阅）内容、归还时间等信息。档案利用登记应长期保存，以备查考。七、档案的信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设的目标是建立数字化档案管理系统，实现档案信息资源的数字化存储、网络化传输、智能化检索和共享利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对学校各类档案进行数字化扫描，建立档案数字化副本，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理工作的数字化档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现学校内部各部门、各单位之间档案信息的共享和利用，为学校教学、科研、管理等工作提供支持。（三）数据安全与保密1.加强档案信息化建设中的数据安全管理，采取数据备份、数据加密、访问控制等技术手段，确保档案数据的安全。2.严格遵守国家有关保密法律法规，加强对档案信息的保密管理，防止档案信息泄露。对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案信息，应采取特殊的保密措施，限制访问范围。八、档案工作人员职责（一）学校档案工作领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度和发展规划。2.对学校档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，研究解决档案工作中的重大问题。3.审定学校档案工作年度计划、总结及重要档案管理文件。4.定期检查学校档案工作，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励。（二）学校综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案工作规章制度，制定档案管理业务规范和工作流程。2.负责接收、整理、保管全校各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.开展档案信息化建设，建立档案信息数据库，实现档案信息资源的共享和利用。4.编制档案检索工具，开展档案编研工作，为学校各项工作提供档案信息服务。5.对全校各部门、各单位的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训和交流活动。6.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁、移交等工作。（三）各部门、各单位档案工作小组职责1.贯彻执行学校档案工作规章制度，制定本部门、本单位档案工作实施细则和工作计划。2.负责收集、整理、保管本部门、本单位在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.定期向学校综合档案室移交应归档的档案，并做好档案移交登记工作。4.配合学校综合档案室开展档案信息化建设、编研工作及其他档案业务工作。（四）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案工作纪律，保守档案机密。2.认真学习档案专业知识，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理技能。3.负责档案的收集、整理、保管、利用等具体工作，确保档案工作的规范化、标准化。4.积极参与档案信息化建设，做好档案数据的录入、维护和管理工作。5.协助学校综合档案室做好档案业务指导和监督检查工作，对各部门、各单位档案工作中存在的问题及时提出改进意见。6.完成领导交办的其他档案工作任务。九、奖励与处罚（一）奖励1.对