学校档案室管理人员制度

PAGE学校档案室管理人员制度一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校档案室管理人员以及涉及档案管理与使用的全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案室对全校各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案资料应如实反映学校各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，涵盖学校工作的各个方面。4.保密性原则：对涉及学校机密、个人隐私等档案信息严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查询、借阅效率，满足学校工作对档案利用的需求。二、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责学校档案室的管理工作，制定档案管理工作计划与目标，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，确保学校档案管理工作合法合规。3.组织档案管理人员的业务培训，提高其专业素质和业务能力。4.定期检查档案管理工作，及时发现和解决存在的问题，不断完善档案管理制度。5.负责与学校各部门沟通协调，指导和监督部门档案的收集、整理、归档工作。6.参与学校重大活动和重要工作的档案管理，确保相关档案资料的完整与准确。（二）档案收集与整理人员职责1.按照档案管理范围和要求，负责收集学校各部门形成的各类档案资料，确保档案收集的及时、完整。2.对收集到的档案资料进行分类、整理，按照档案整理规范进行编号、编目等工作，保证档案整理的质量。3.建立档案收集与整理工作台账，记录档案的收集来源、整理进度等信息。4.协助档案管理负责人做好档案的交接工作，确保档案资料的安全转移。（三）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，确保档案存放环境符合要求。2.按照档案保管期限和分类要求，对档案进行科学存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行清点、核对，检查档案的保管状况，发现问题及时报告并采取措施解决。4.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案安全。5.负责档案的数字化录入与存储管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理。（四）档案查阅与借阅管理人员职责1.负责接待档案查阅与借阅人员，按照规定办理查阅、借阅手续，登记查阅与借阅档案的相关信息。2.协助查阅与借阅人员查找所需档案资料，提供必要的咨询服务。3.对查阅与借阅档案的行为进行监督，确保档案在规定时间内归还，防止档案丢失、损坏或泄露。4.及时整理和统计档案查阅与借阅情况，向档案管理负责人汇报。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的档案。2.行政管理类：涵盖学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结等档案。3.教学管理类：涉及教学计划、课程安排、学生成绩管理、教学改革等档案。4.学生管理类：包含学生学籍管理、奖惩情况、社会实践等档案。5.师资队伍建设类：有关教师招聘、培训、考核、职称评定等档案。6.财务管理类：学校财务预算、决算、收支账目、资产管理等档案。7.后勤管理类：包括校园建设、物资采购、维修维护、安全保卫等档案。8.科研管理类：科研项目申报、立项、研究成果等档案。9.外事工作类：学校对外交流合作、外宾来访、师生出国（境）等档案。10.声像档案类：学校活动的照片、录像、录音等资料。（二）档案编号1.采用年度类别流水号的编号方法。例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为2023党群001。2.电子档案在编号后添加相应的电子标识，以便于在电子数据库中识别和管理。四、档案的收集与归档（一）收集范围1.学校各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.学校与外部单位签订的合同、协议、往来信函等。3.学校举办的各类会议、活动的文件、记录、照片、录像等。4.教师的教学教案、课件、科研成果、论文等。5.学生的学籍档案、成绩单、毕业论文、获奖证书等。6.学校财务报表、凭证、审计报告等。7.学校后勤管理工作中的各类文件、图纸、维修记录等。8.学校外事活动中的相关文件、协议、照片等。9.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案管理要求及时收集本部门形成的档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.档案收集人员应定期对本部门的档案进行清查，发现问题及时整改，避免档案资料的遗漏或丢失。3.对于重要活动、重大事件形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档，确保档案的时效性。（三）归档程序与时间1.各部门档案收集人员将整理好的档案资料定期移交学校档案室。移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度等信息。2.档案室档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理接收手续，并将档案按照分类和编号要求进行归档。3.学校各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案资料全部归档完毕，确保档案归档的及时性。五、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.学校应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等功能。2.库房内配备必要的档案存储设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜等，确保档案存放安全、有序。3.安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.配备消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。5.安装防盗报警装置，如监控摄像头、门禁系统等，加强库房的安全防范。（二）档案存放方式1.档案应按照分类和编号顺序存放，不同类别、不同年度的档案分开存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在档案密集架或档案柜中，避免档案直接接触地面和墙壁。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）档案保管期限1.学校档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括学校重要的历史文件、规章制度、重大活动记录、财务审计报告等。3.长期保管的档案期限为16年至50年，主要包括学校一般性的文件、教学科研成果、学生学籍档案等。4.短期保管的档案期限为15年以下，主要包括学校临时性的文件、一般性的事务记录等。（四）档案定期检查与维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每月至少进行一次库房巡查，每季度进行一次全面盘点。2.检查档案的保管状况，查看是否有霉变、虫蛀、破损等情况，如有问题及时采取措施处理。3.对电子档案进行定期维护，检查数据的完整性和安全性，及时更新备份数据。4.根据档案保管期限和实际情况，对到期档案进行鉴定和处置，按照规定进行销毁或继续保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.本校教职工因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校档案管理负责人批准，并办理相关手续。3.涉及学校机密、个人隐私等档案资料，未经授权不得查阅与借阅。（二）查阅与借阅手续1.本校教职工查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.外单位查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅事由、查阅范围等，经学校档案管理负责人审核批准后，方可查阅。查阅时，需有学校相关人员陪同。3.借阅档案，需填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅与借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改划线、污损、抽取、撤换或损坏。2.查阅档案应在档案室指定地点进行，如需带出档案室，须经档案管理负责人批准，并办理登记手续，按时归还。3.查阅与借阅人员不得擅自将档案转借他人，不得泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保管期限、内容价值等因素，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应详细审查档案内容，对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，填写档案销毁清单。（二）销毁审批与实施1.档案销毁清单经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报学校分管领导审批。2.批准销毁的档案，由档案管理人员会同相关部门人员进行销毁。销毁方式可采用焚烧、碎纸等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在档案销毁清单上签字确认。销毁清单应长期保存。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.学校应建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、利用等功能。2.电子档案管理系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保电子档案的安全与保密。3.档案管理人员应按照档案数字化标准，将纸质档案进行扫描录入，建立电子档案数据库，并与纸质档案一一对应。（二）电子档案的收集与整理1.各部门在形成电子文件时，应按照档案管理要求进行分类、编号、存储，确保电子文件格式规范、内容完整。2.电子文件应定期移交学校档案室，档案室档案管理人员对电子文件进行审核、整理，按照电子档案管理系统的要求进行存储和编目。（三）电子档案的利用与安全1