学校单位采购管理制度

PAGE学校单位采购管理制度一、总则（一）目的为了规范学校单位采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：注重采购资金的使用效益，追求性价比最优。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调和解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和相关法律法规。2.编制采购计划，组织采购活动。3.收集、整理采购信息，建立供应商库。4.参与采购文件的编制和审核，组织开标、评标等活动。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。6.整理、归档采购文件和资料。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校采购管理制度。2.检查采购文件的编制、开标、评标等过程是否合规。3.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据学校事业发展规划和工作需要，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和时间要求报送采购部门。（二）预算审核采购部门对各部门报送的采购预算进行汇总、审核，结合学校财力状况和采购需求，提出调整建议，报采购领导小组审议。采购领导小组审定后的采购预算纳入学校年度预算管理。（三）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字后报送采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应经采购监督小组审核后发布。（四）供应商选择与采购1.公开招标：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。2.邀请招标：采购部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续程序与公开招标类似。3.竞争性谈判：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商分别进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。4.单一来源采购：采购部门与特定供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：采购部门向有关供应商发出询价单，要求其报价。采购部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。（五）合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同应经学校法律顾问审核后签订。（六）验收采购项目完成后，采购部门组织相关部门和人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查验收。验收合格后，出具验收报告。（七）付款采购部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。付款应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全、合规。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应按照学校合同管理规定进行审核、签订和备案。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更采购合同履行过程中，如需变更合同内容，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订程序进行审核、签订和备案。（四）合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行时，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。七、采购档案管理（一）档案收集采购部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理采购部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等工作。（三）档案保管采购部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全和完整。档案保管期限应按照国家有关规定执行。（四）档案查阅学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后按照规定程序查阅。查阅档案时应注意保护档案资料的安全和保密。八、监督与检查（一）内部监督采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等。对发现的问题及时提出整改意见，督促采购部门进行整改。（二）外部监督学校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。（三）投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向学校提出投诉。学校应按照规定的程序受理投诉，并及时进行调查处理。对投诉事项经查实的，应依法依规追究相关人员的责任。九、违规处理（一）对采购人的处理采购人有下列情形之一的，由学校责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校视情节轻重给予处分：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）对供应商的处理供应商有下列情形之一的，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加学校采购活动，并予以通报：1.提供虚假材料谋取中标、成交的。2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。3.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。4.向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的。5.在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的。6.拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。（三）对采购代理机构的处理采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告；情节严重的，暂停其政府采购代理资格，并处一万元以上十万元以下的罚款；对直接负责的主管人员和其他直