如何规范村级采购行为制度

PAGE如何规范村级采购行为制度村级采购行为制度规范一、总则（一）目的为加强村级采购行为管理，规范采购流程，提高采购资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，维护村集体和村民的合法权益，依据相关法律法规，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目、工程建设等。（三）基本原则1.合法性原则：采购行为必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受村民监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，保障其平等获取采购机会。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立村级采购领导小组，由村党支部书记担任组长，村委会主任担任副组长，成员包括村监会成员、村民代表等。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构明确专人负责采购具体实施工作，可根据采购项目的特点和需求，设立临时采购小组或委托专业采购代理机构进行采购。采购执行人员应熟悉采购业务流程，具备相应的专业知识和技能，严格按照规定组织采购活动。（三）职责分工1.采购领导小组职责制定和修订村级采购管理制度。审议采购计划和预算，确保采购项目符合村集体利益和发展需求。审查采购方式的选择是否合理，监督采购过程的合规性。协调解决采购过程中的重大问题。对采购结果进行审核和批准。2.采购执行人员职责负责采购项目的具体组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。收集供应商信息，建立供应商库，对供应商资格进行审查。与供应商沟通协调，解答疑问，处理采购过程中的相关事务。整理采购文件和资料，归档保存采购档案。及时向采购领导小组汇报采购进展情况。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门或村民根据工作需要和实际情况，提出采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等。2.采购执行人员对采购申请进行汇总整理，结合村集体年度工作计划和财务预算，编制采购计划草案。3.采购计划草案提交采购领导小组审议，经批准后形成正式采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、进度安排等。（二）采购预算编制1.采购执行人员根据采购计划，按照市场价格和实际需求，编制采购预算草案。采购预算应包括采购项目的总价、各项费用明细等。2.采购预算草案提交村财务部门审核，财务部门结合村集体财务状况和资金安排，提出审核意见。3.采购预算经采购领导小组审议通过后，作为采购活动的资金控制依据。采购过程中应严格控制预算执行，不得擅自突破预算。（三）采购计划与预算调整因特殊情况需要调整采购计划或预算的，应按照以下程序进行：1.提出调整申请的部门或个人填写《采购计划与预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等。2.采购执行人员对调整申请进行审核，提出审核意见。3.审核后的调整申请提交采购领导小组审议，经批准后实施调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。通过公开招标，吸引更多供应商参与竞争，以获取最优采购价格和质量。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的，或招标后没有供应商投标或没有合格标的，或重新招标未能成立的项目，可采用竞争性谈判方式。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.公开招标程序编制招标文件：采购执行人员根据采购项目要求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：在村公告栏、相关网站等媒体上发布招标公告，公开招标项目的名称、内容、要求、报名时间、地点等信息。报名及资格审查：供应商在规定时间内报名，采购执行人员对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。发售招标文件：向资格审查合格的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由采购领导小组成员、村监会成员、村民代表等组成评标委员会，对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单在村公告栏进行公示，公示期不少于三个工作日。公示无异议后，向中标供应商发出中标通知书。签订合同：中标供应商与村集体按照中标通知书和招标文件的要求签订采购合同。2.邀请招标程序确定邀请供应商名单：采购执行人员根据采购项目特点和需求，从供应商库中筛选出不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的供应商，作为邀请对象。发出投标邀请书：向邀请供应商发出投标邀请书，明确招标项目的相关信息和要求。后续程序：参照公开招标程序中的报名及资格审查、发售招标文件、开标评标、中标公示、签订合同等环节进行。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：由采购领导小组成员、村监会成员、村民代表等组成谈判小组，成员人数应为三人以上单数。制定谈判文件：采购执行人员根据采购项目要求，制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等。确定谈判供应商：从供应商库中或通过其他渠道确定不少于三家符合条件的供应商作为谈判对象，并向其发出谈判邀请。谈判：谈判小组与供应商进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和提供相关资料。谈判小组可以与供应商进行多轮谈判，以确定最终成交价格和合同条款。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。成交公示与签订合同：参照公开招标程序中的中标公示和签订合同环节进行。4.单一来源采购程序提出申请：采购部门或使用部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、理由、拟采购供应商等情况。审核与批准：采购申请表提交采购领导小组审核，经批准后实施单一来源采购。协商与签订合同：与单一供应商就采购价格、合同条款等进行协商，达成一致后签订采购合同。5.询价程序成立询价小组：由采购领导小组成员、村监会成员、村民代表等组成询价小组，成员人数应为三人以上单数。发出询价通知书：向不少于三家供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商报价：供应商在规定时间内提交报价文件，注明报价金额、交货期等。确定成交供应商：询价小组根据供应商报价情况，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。成交公示与签订合同：参照公开招标程序中的中标公示和签订合同环节进行。五、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定成交供应商后，应在规定时间内签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰。合同签订前，采购执行人员应将合同草案提交采购领导小组审核，经批准后签订正式合同。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自义务。采购执行人员负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物或提供服务。采购执行人员应组织验收，验收合格后方可支付货款。3.如因特殊原因需要变更合同条款的，应按照合同约定的程序进行协商和签订补充协议，并报采购领导小组备案。（三）合同归档采购合同签订后，采购执行人员应及时将合同文本及相关资料整理归档，妥善保存。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、验收报告、付款凭证等，以备查阅和审计。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购合同中明确约定的质量标准、技术规格、数量要求等条款作为验收的主要依据。2.对于国家有强制性标准或行业标准的采购项目，应按照相关标准进行验收。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购执行人员应及时通知采购领导小组、村监会成员、村民代表等组成验收小组进行验收。2.验收小组根据验收标准，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和核实。验收过程中，应要求供应商提供相关证明材料，如产品合格证、质量检验报告等。3.验收小组应填写《采购项目验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。4.如验收不合格，验收小组应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。整改或重新提供期间的费用由供应商承担。七、采购资金管理（一）资金预算与安排采购资金应纳入村集体年度财务预算，根据采购计划和预算安排资金。采购资金应专款专用，不得挪作他用。（二）资金支付1.采购项目验收合格后，采购执行人员应按照采购合同约定，及时办理资金支付手续。2.资金支付应严格按照村集体财务管理制度的规定进行，履行审批程序，确保资金支付安全、合规。3.对于较大金额的采购项目，可根据合同约定分期支付货款，但应在每次支付前对采购项目的执行情况进行检查和评估。（三）资金核算与监督1.村财务部门应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行单独核算，准确记录采购项目的资金收支情况。2.采购领导小组、村监会等应加强对采购资金的监督检查，确保资金使用合法合规、公开透明。对于发现的问题，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的履行情况等。2.村监会应全程参与采购活动的监督，对采购过程中的违规行为及时提出纠正意见，并向采购领导小组报告。3.村民代表有权对采购活动进行监督，可通过多种方式了解采购信息，对采购活动提出意见和建议。（二）审计监督村集体应定期对采购项目进行内部审计，审计内容包括采购项目的立项审批、采购方式选择、采购合同签订、采购资金使用、采购验收等环节。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。九、违规处理（一）违规行为界定1.采购过程中存在违反法律法规、本制度规定的行为，如采购方式选择不当、规避招标、与供应商串通谋取私利等。2.采购人员在采购活动中存在失职、渎职行为，如泄露采购信息